Transparent
Haben Sie Zugriff auf alle Verträge und abhängigen Dokumente Ihrer Organisation. Egal wo sie archiviert sind.
Aktuell
Die App behält alle Vertragslaufzeiten im Blick. Verpassen Sie keine Kündigungsfrist und verlängern Sie rechtzeitig!
Umfassend
Behalten Sie jederzeit den Überblick über alle Anlagen, Zusatzvereinbarungen und Nebenabreden aller Verträge.
Zentrales Dashboard
Oft liegt ein einzelner Vertrag im Schrank der Abteilung, die ihn geschlossen hat. In anderen Organisationen archiviert der Zentraleinkauf alle. Egal, wie Ihre Organisation dies handhabt: Mit unserer App haben Sie einen zentralen gemeinsamen Überblick über alle Verträge – ganz gleich, wo sie „liegen“.
Laufzeiten
Die App überpüft ständig, wie lange welches Vertragswerk insgesamt gültig ist, wann eine Kündigungsfrist beginnt und endet und wie häufig automatische Verlängerungen möglich sind. Die App informiert sie auch rechtzeitig für jedes einzelne Dokument, damit Sie immer auf dem aktuellen Stand bleiben.
Abo-Kosten und Budgets
Alle einmaligen und alle regelmäßigen Kosten und Einnahmen, die in Ihren Verträgen geregelt und vereinbart sind, zeigt Ihnen die App ebenfalls transparent an. Sie haben somit volle Kostenkontrolle über alle Vereinbarungen hinweg. Das unterstützt Ihre Budgetplanung und Ihre Rechnungsführung.
Zugriffsrechte
Selbstverständlich bestimmen Sie, welche Mitarbeitenden auf welche Verträge und Vertragsbestandteile Zugriff haben dürfen. Sie können im Rechtemanagement unserer App sehr differenziert und granular einstellen, wer welchen Dokumente sehen und weiterbearbeiten kann und darf.
Keinem Vertrag hinterherlaufen
Die Rechnungsprüfung sucht dringend ein faktoriertes Vertragsdetail, erreicht aber die zuständige Abteilung nicht. Den Vertragsauszug, den die Abteilung dann schickt, zeigt nicht der aktuellen Stand. Dieses zeit- und ressourcenfressende „Hinterherlaufen“ entfällt künftig: Sie können alle laufenden Verträge direkt in Ihrem Dashboard einsehen. Volle Transparenz und keine unterschiedlichen Versionsstände mehr.
Filtern und Suchen
Sie legen die Such- und Filterkriterien fest, mit denen Sie in Ihrem Dashboard Ihre Verträge finden und bearbeiten möchten. Diese Filter können Sie einfach per Dropdown-Menü auswählen oder anklicken: Schon zeigt Ihnen die App die passenden Vertragsunterlagen an.
Zuständigkeiten und Rechte
Sehen Sie auf einen Blick, wer Ansprechpartner für die Vertragsdokumente ist. Und schützen Sie gleichzeitig den Zugriff auf die Verträge: Nur berechtigte Personen mit differenzierten Zugriffsrechten dürfen die Verträge einsehen. So schafft unsere App die Quadratur des Kreise: Zentraler Überblick über dezentrale abgelegte Dokumente für Berechtigte, geregelter Zugriff auf ausgewählte Dokumente für Führungskräfte und Buchhaltungsmitarbeiter.
Dokumentenmappen
Die Vertragsunterlagen und alle Anlagen und abhängigen Dokumente legt die App in eine gemeinsame virtuelle „Aktenmappe“ in Ihrem Sharepoint. Diese Dokumentenmappe fasst alle Dokumente zusammen, um sie gemeinsam zu finden und weiterzuverarbeiten. Sie haben buchstäblich „alles im Griff“.
Digitalisieren Sie Ihre Vertragsverwaltung mit unserem Know-how!
Sprechen Sie uns an, wenn Sie dezentral abgelegte Dokumente zentral verwalten möchten.