SharePoint ist eine Anwendung von Microsoft, die die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verbessert. Dateien, Informationen, Termine, ToDos: SharePoint stellt diese Informationen bereit.  

• Die wichtigste und bekannteste Funktion von Sharepoint ist es, Dateien und Dokumente auf eine einfache Art auszutauschen, ablegen und bearbeiten zu können.
• SharePoint ist der Ort, an dem diese Dokumente und Dateien miteinander „geteilt“ und verteilt werden können. Weil das mit klassischen Windows-Dateiordnern nicht so einfach geht, hilft SharePoint dabei.
• Viele Unternehmen setzen SharePoint ein, um es Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vor allem abteilungsübergreifend sowie in Projektteams zu erleichtern, Zugriff auf alle wichtigen Dokumente zu erhalten – jenseits von Abteilungsstrukturen.
• Aber SharePoint kann noch mehr: Statt nur Dateien abteilungsübergreifend bereitzustellen, kann SharePoint die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch mit vielen anderen Arten von Informationen und Inhalten versorgen: Videostreams, Kalendereinträge/Termine, Informationsseiten und Neuigkeiten, Todos und Projektmanagement-Übersichten, Debatten und Diskussionen, etc.
• Damit macht SharePoint aus Ihrem Arbeitsplatz einen Digital Workplace und ist gleichzeitig Ihr unternehmensweites Intranet!

Ja, das könnte man so sagen. SharePoint ist eine Sammlung von internen Webseiten, Dokumentbibliotheken, Listen und Apps.

Diesen Zugriff auf Dokumente stellt SharePoint über eine Art „interne Webseite“ sicher. In dieser Webseite, die nur für die zugriffsberechtigten Personen freigeschaltet ist, können die Dokumente hochgeladen, angezeigt, sortiert, bearbeitet und weitergeleitet werden – um nur die wichtigsten Anwendungsbeispiele zu nennen.

SharePoint ist aber mehr als das. Weil es sich letztlich um eine interne Sammlung unterschiedlicher Webseiten handelt, können diese Dateien zusätzlich auch mit weiteren Informationen und Funktionen zugeordnet, erläutert, gefiltert, kommentiert oder bewertet werden – wie bei einem modernen Internetauftritt.

Dokumente zu einem bestimmten Thema oder Aspekt werden in einem kleinen Fenster gesammelt angezeigt.

In einem weiteren Fenster (Webpart) können Anleitungen veröffentlicht werden, wie mit diesen Dateien verfahren werden soll, für welche Zielgruppen sie geeignet sind oder welchen Zweck sie innerhalb des Unternehmens haben.

Die Dateien erhalten also zusätzliche Informationen – übersichtlich auf einer Seite neben- oder untereinander.

Die Arbeit mit den Dateien soll einfacher und inhaltlich klarer werden: Welche Dokumente und Informationen sind in welchem Projekt wichtig? Was müssen Mitarbeiter dieses Projekts alles wissen? Wie können Mitarbeiter das Projekt sinnvoll durchführen?

SharePoint organisiert mit Teamsites die Zusammenarbeit

• von Mitarbeitenden derselben Abteilung untereinander
• Von Projektmitarbeitern abteilungsübergreifend miteinander

In Teamsites werden alle Informationen und Inhalte, die das Team gemeinsam erstellt hat und die alle Mitarbeiter betreffen, abgelegt und dort bearbeitet.

Dokumente und Dateien werden strukturiert in einer Dokumentenbibliothek abgelegt.

Präsentationen und Medien können in eigenen Medienbibliotheken abgelegt werden. Aus diesen Medienbibliotheken heraus können sie auch komfortabel angezeigt, gestartet und gestreamt werden.

Eine Teamsite bündelt alle Aktivitäten und Informationen rund um ihr Projekt – ähnlich wie ein „Projektordner“ in der Dateiablage. Aber eine Teamsite kann einfach viel mehr:

• Sie reduziert unnötigen Mehraufwand,
• erhöht die Übersichtlichkeit enorm und
• sorgt für effizientere Abläufe.
• Einmal erstelle Ergebnisse sind allen Mitarbeitenden zugänglich
• und können einfach aktualisiert werden.

Und: Eine Teamsite entlastet drastisch die E-Mail-Postfächer der Teammitglieder!

Ja, Teamsites sind grundsätzlich zugriffsgeschützt und nur berechtigten Teammitgliedern zugänglich.

• SharePoint ist eine Plattform, die Informationen nur den jeweils berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung stellt.
• Haben Sie keine Zugriffsrechte, sehen sie auch keine Teamsites. Haben Sie Zugriff auf eine Teamsite mit eingeschränkten Rechten, können Sie nur die Inhalte lesen, herunterladen oder eventuell verändern, für die Sie explizit freigeschaltet sind.
• SharePoint benutzt dafür Informationen, die auch im Active Directory hinterlegt sind. Aber selbstverständlich werden Sie für Ihre abteilungsübergreifenden Teams und Projekte individuell freigeschaltet.
• SharePoint stellt die Zugriffsberechtigungen sicher.

Haben Sie also keine Angst vor „unbefugten Blicken“!