Adaptive Cards in SharePoint (und Microsoft 365) sind flexible, plattformübergreifende Benutzeroberflächenkomponenten, die strukturierte Informationen in einem kompakten, ansprechenden Format darstellen. Sie werden oft in Verbindung mit Power Automate, Teams oder Viva Connections eingesetzt, um interaktive Inhalte wie Genehmigungsanfragen, Benachrichtigungen oder Formulare direkt in der Benutzeroberfläche anzuzeigen. Ausgezeichnet werden Adaptive Cards durch ihr responsives Design, ihre JSON-basierte Struktur und die Möglichkeit, dynamisch mit Benutzeraktionen (z. B. Buttons, Formulareingaben) zu reagieren. In SharePoint Online können sie über Webparts oder eingebettete Lösungen verwendet werden, um Inhalte personalisiert und kontextabhängig anzuzeigen. Eingesetzt werden sie, um Informationen zielgerichtet bereitzustellen, Prozesse zu beschleunigen und die Benutzerinteraktion zu verbessern – ohne die Seite verlassen zu müssen.

App Catalog in SharePoint/Microsoft 365 ist eine zentrale Verwaltungsstelle, über die benutzerdefinierte oder Drittanbieter-Apps (SharePoint Framework-Lösungen, Add-ins) für eine Organisation bereitgestellt und verwaltet werden können. Es gibt einen zentralen App Catalog auf Mandantenebene und optional websitesammlungsbezogene App Catalogs, um Apps gezielt bereitzustellen. Ausgezeichnet wird der App Catalog durch seine Steuerungsmöglichkeiten hinsichtlich Verteilung, Aktualisierung und Sicherheit von Anwendungen. Über ihn können moderne Webparts, Erweiterungen oder Lösungen unternehmensweit veröffentlicht und von Benutzern in ihre SharePoint-Websites integriert werden. Eingesetzt wird der App Catalog, um eine kontrollierte, sichere und konsistente Bereitstellung von funktionalen Erweiterungen innerhalb der Microsoft 365-Umgebung zu ermöglichen.

Approval Flow in SharePoint/Microsoft 365 bezeichnet einen automatisierten Genehmigungsprozess, der mit Power Automate erstellt wird und typischerweise beim Hochladen, Erstellen oder Bearbeiten von Inhalten ausgelöst wird. Solche Flows leiten Dokumente oder Anträge automatisch an vordefinierte Personen weiter, die sie genehmigen, ablehnen oder kommentieren können. Ausgezeichnet wird der Approval Flow durch seine einfache Erstellung ohne Programmierung, Integration in SharePoint-Bibliotheken und die Möglichkeit, Prozesse transparent und nachvollziehbar zu gestalten. Genehmigungsstatus und Kommentare werden direkt im Dokument oder in der Liste sichtbar gemacht. Eingesetzt wird der Approval Flow, um Freigabeprozesse zu standardisieren, manuelle E-Mail-Kommunikation zu reduzieren und Zeit sowie Fehler in Arbeitsabläufen zu sparen.

Eine Bibliothek in SharePoint/M365 ist ein zentraler Speicherort für Dateien und Dokumente, der zusätzliche Funktionen wie Versionierung, Metadaten, Genehmigungsprozesse und gemeinsame Bearbeitung bietet. Sie ermöglicht es Teams, Dokumente strukturiert abzulegen, gemeinsam zu bearbeiten und den Zugriff präzise zu steuern. Ausgezeichnet wird die SharePoint-Bibliothek durch ihre tiefe Integration in Microsoft 365 (z. B. mit Teams, OneDrive und Power Automate) sowie durch umfangreiche Filter- und Sortierfunktionen. Benutzer können Workflows einbinden, automatische Benachrichtigungen auslösen oder bestimmte Inhalte gezielt kennzeichnen. Eingesetzt wird die Bibliothek, um Informationen sicher, transparent und nachvollziehbar zu verwalten – sowohl im Team als auch organisationsweit.

Brand Center (Markencenter) bezeichnet ein zentrales Markenportal innerhalb von Microsoft 365, das Vorlagen, Logos, Styleguides und Designrichtlinien bereitstellt, um ein konsistentes Erscheinungsbild der Organisation zu gewährleisten. Es wird meist als SharePoint-Kommunikationswebsite umgesetzt oder über das zentrale Markencenter in Microsoft 365 verwaltet. Dort lassen sich unternehmensweite Schriftarten, Farbpaletten und Branding-Vorgaben bereitstellen – z. B. für SharePoint-Seiten oder Viva Connections. Ausgezeichnet wird das Brand Center durch seine zentrale Ablage, einfache Aktualisierung und Integration in bestehende Microsoft-365-Workflows. Eingesetzt wird es, um Mitarbeitenden schnellen Zugriff auf aktuelle Markenressourcen zu ermöglichen, die Einhaltung des Corporate Designs sicherzustellen und die Markenidentität im digitalen Arbeitsplatz einheitlich abzubilden.

Ein Bucket in Microsoft Planner ist eine visuelle Gruppierungseinheit, mit der Aufgaben innerhalb eines Plans thematisch oder prozessbezogen sortiert werden können – z. B. nach Projektphasen, Arbeitspaketen oder Verantwortungsbereichen. Jeder Bucket enthält beliebig viele Aufgaben (Tasks), die einzeln geplant, kommentiert, mit Fälligkeitsdaten, Anhängen und Checklisten versehen werden können. Ausgezeichnet wird das Bucket-Prinzip durch seine intuitive Kanban-Darstellung, die schnelle Umstrukturierung per Drag-and-Drop und die gute Übersicht bei der Teamarbeit. Buckets helfen dabei, Ordnung zu schaffen, Zuständigkeiten zu visualisieren und Fortschritt nach Bereichen zu verfolgen. Eingesetzt werden sie, um Projekte übersichtlich zu strukturieren und kollaboratives Aufgabenmanagement effizient umzusetzen.

Business Process Automation (BPA) bezeichnet die Nutzung von Technologie zur Automatisierung wiederkehrender, regelbasierter Geschäftsprozesse wie Genehmigungen, Datenerfassung oder Benachrichtigungen. In der Microsoft-365-Umgebung wird BPA häufig mit Tools wie Power Automate, Power Apps und SharePoint umgesetzt. Ausgezeichnet wird BPA durch Effizienzsteigerung, geringere Fehleranfälligkeit und die Möglichkeit, Prozesse transparent und nachvollziehbar zu gestalten. Automatisierte Abläufe sparen Zeit, entlasten Mitarbeitende und ermöglichen eine schnellere Reaktion auf Geschäftsanforderungen. Eingesetzt wird BPA, um manuelle Prozesse zu digitalisieren, Kosten zu senken und die Qualität von Abläufen im Unternehmen zu verbessern.

Canvas Apps sind ein App-Typ innerhalb von Microsoft Power Apps, bei dem Benutzer die Benutzeroberfläche frei gestalten können – ähnlich wie auf einer leeren Leinwand. Sie ermöglichen die Erstellung individueller Anwendungen per Drag-and-Drop, mit voller Kontrolle über Layout, Design und Benutzerführung. Ausgezeichnet werden Canvas Apps durch ihre hohe Flexibilität, die Anbindung an über 900 Datenquellen (z. B. SharePoint, Excel, SQL, Dataverse) und die einfache Entwicklung ohne Programmierkenntnisse. Nutzer können damit maßgeschneiderte Lösungen für mobile Geräte oder den Desktop erstellen – exakt abgestimmt auf spezifische Geschäftsprozesse. Eingesetzt werden Canvas Apps, um individuelle digitale Werkzeuge schnell bereitzustellen, ohne auf umfangreiche Entwicklungsressourcen angewiesen zu sein.

Citizen Developer bezeichnet Mitarbeitende ohne formale Ausbildung in der Softwareentwicklung, die mithilfe von Low-Code-/No-Code-Werkzeugen wie Power Apps, Power Automate oder Copilot Studio eigene digitale Lösungen erstellen. In Microsoft 365 und SharePoint können sie Geschäftsprozesse automatisieren, Formulare erstellen oder individuelle Anwendungen bauen – oft direkt aus ihrer Fachabteilung heraus. Ausgezeichnet wird das Konzept durch seine Nähe zur Praxis, die Entlastung der IT und die schnelle Umsetzung von Anforderungen. Die technische Basis bilden Plattformen wie die Power Platform und SharePoint als Datenquelle oder UI-Komponente. Eingesetzt werden Citizen Developer, um Innovationszyklen zu verkürzen, Fachwissen in digitale Lösungen zu übersetzen und die digitale Transformation im Unternehmen dezentral voranzutreiben.

Classic View ist die frühere Benutzeroberfläche von SharePoint, die auf älteren Technologien basiert und eine eher formular- und listenorientierte Darstellung bietet. Sie ist funktional, aber weniger benutzerfreundlich, nicht responsiv und auf Desktop-Nutzung ausgelegt. Ausgezeichnet wird die Classic View durch ihre Kompatibilität mit älteren SharePoint-Anwendungen, komplexen Anpassungen per Script und langjähriger Stabilität. Viele Organisationen nutzen sie noch, weil bestehende Lösungen oder Workflows darauf aufbauen. Eingesetzt wird die Classic View vor allem dann, wenn individuelle Anpassungen oder Legacy-Anwendungen nicht mit der Modern Experience kompatibel sind.

Connectoren in Power Automate sind vordefinierte Schnittstellen, die es ermöglichen, verschiedene Dienste und Anwendungen miteinander zu verbinden – z. B. SharePoint, Outlook, Excel, Twitter oder SAP. Sie dienen als Brücke zwischen Power Automate und externen oder internen Systemen und ermöglichen so automatisierte Datenflüsse und Aktionen. Ausgezeichnet werden Connectoren durch ihre einfache Einbindung, große Vielfalt (über 900 verfügbare Connectoren) und Unterstützung für sowohl Standard- als auch Premium-Dienste. Nutzer können mit wenigen Klicks Prozesse erstellen, die Informationen auslesen, weiterverarbeiten oder an andere Systeme übergeben. Eingesetzt werden Connectoren, um nahtlose, systemübergreifende Workflows zu realisieren und manuelle Datentransfers zu vermeiden.

Content Types in SharePoint sind vordefinierte Informationsbausteine, die strukturierte Inhalte wie Dokumente, Listen oder Seiten mit bestimmten Eigenschaften, Metadaten und Workflows versehen. Sie ermöglichen es, unterschiedliche Inhaltstypen gezielt zu verwalten – etwa Verträge, Berichte oder Anträge – jeweils mit spezifischen Vorlagen, Spalten und Regeln. Ausgezeichnet werden Content Types durch ihre Wiederverwendbarkeit, zentrale Steuerbarkeit und Integration in Bibliotheken und Listen. Sie schaffen Konsistenz in der Dokumentenstruktur und erleichtern die Suche, Klassifizierung und Weiterverarbeitung von Inhalten. Eingesetzt werden Content Types, um standardisierte Informationsarchitekturen aufzubauen und unternehmensweit einheitliche Prozesse und Metadaten sicherzustellen.

Copilot Studio (früher: Power Virtual Agents) ist ein Bestandteil der Microsoft Power Platform. Die Anwendung  ermöglicht Ihnen die einfache Erstellung maßgeschneiderter GPT-Chatbots, die nur auf autorisierte Quellen wie interne Dateien oder bestimmte Webseiten zugreifen. Sie reagieren auf Nutzeranfragen, beantworten Fragen, sammeln Daten oder leiten Anliegen automatisch weiter. Eingesetzt werden sie, um Serviceprozesse zu automatisieren, Benutzer zu entlasten und rund um die Uhr ansprechbare digitale Assistenten bereitzustellen.

Dataverse ist die zentrale, relationale Datenplattform der Microsoft Power Platform, die strukturierte Daten sicher speichert und für Apps, Flows und Analysen bereitstellt. Es dient als Backend für Power Apps, Power Automate und andere Microsoft-365-Dienste und ermöglicht die einfache Verwaltung von Tabellen, Beziehungen, Geschäftsregeln und Sicherheitsmodellen. Ausgezeichnet wird Dataverse durch seine tiefe Integration in Microsoft 365, seine Skalierbarkeit und die Möglichkeit, Datenmodellierung ohne klassische Datenbankkenntnisse durchzuführen. Es erlaubt die zentrale Datenhaltung mit rollenbasiertem Zugriff und Compliance-Funktionen. Eingesetzt wird Dataverse, um geschäftskritische Daten standardisiert zu verwalten, zu analysieren und in Low-Code-Anwendungen effizient zu nutzen.

Document Sets in SharePoint sind „intelligente Ordner“. Die speziellen Inhaltstypen ermöglichen es, mehrere zusammengehörige Dokumente wie ein einzelnes Objekt zu verwalten. Ein Document Set kann Metadaten, Workflows, Berechtigungen und Vorlagen enthalten, die für alle enthaltenen Dateien gelten. Ausgezeichnet wird diese Funktion durch die Kombination aus strukturierter Organisation und gemeinsamer Verwaltung mehrerer Dateien als Einheit – etwa für Projektunterlagen, Vertragsmappen oder Bewerbungspakete. Nutzer können Dokumente im Set gemeinsam bearbeiten, versionieren und durch definierte Prozesse führen. Eingesetzt werden Document Sets, um komplexe Inhalte gebündelt, konsistent und effizient zu organisieren.

Dynamic Content in Power Automate bezeichnet automatisch verfügbare Platzhalterwerte, die während der Erstellung eines Flows aus vorherigen Aktionen oder Eingaben stammen. Diese Inhalte – wie z. B. E-Mail-Adressen, Dateinamen, Zeitstempel oder Benutzerkommentare – können per Klick in Felder eingefügt werden, um den Flow kontextsensitiv und individuell zu gestalten. Ausgezeichnet wird Dynamic Content durch seine Benutzerfreundlichkeit, die automatische Vorschau und die nahtlose Verbindung zwischen Triggern und Aktionen. Es ermöglicht die Erstellung flexibler, datenabhängiger Workflows ohne manuelle Eingabe von Werten. Eingesetzt wird Dynamic Content, um automatisierte Prozesse intelligent und datengetrieben ablaufen zu lassen.

Embedded Power BI bezeichnet die Integration von interaktiven Power-BI-Berichten und Dashboards direkt in andere Anwendungen, Websites oder Portale – z. B. in SharePoint, Microsoft Teams oder benutzerdefinierte Webanwendungen. Über Power BI Embedded oder Power BI Webparts können Datenvisualisierungen nahtlos eingebettet werden, ohne dass Nutzer die Power-BI-Oberfläche verlassen müssen. Ausgezeichnet wird Embedded Power BI durch seine Benutzerfreundlichkeit, die Möglichkeit zur rollenbasierten Datenanzeige und die interaktive Nutzung der Berichte im jeweiligen Kontext. Entwickler und Organisationen können so maßgeschneiderte Analyseerlebnisse schaffen, die direkt in Geschäftsprozesse integriert sind. Eingesetzt wird Embedded Power BI, um datengestützte Entscheidungen zu fördern, Transparenz zu schaffen und Dashboards dort bereitzustellen, wo sie gebraucht werden.

Microsoft Entra ID (ehemals Azure Active Directory) ist der cloudbasierte Identitäts- und Zugriffsverwaltungsdienst von Microsoft, der die Authentifizierung und Autorisierung für Microsoft 365, SharePoint und viele weitere Anwendungen steuert. Er verwaltet Benutzerkonten, Gruppen, Rollen und Geräte zentral und ermöglicht Single Sign-On (SSO) über verschiedene Dienste hinweg. Ausgezeichnet wird Microsoft Entra ID durch seine Skalierbarkeit, Sicherheitsfunktionen wie Multi-Faktor-Authentifizierung und seine Integration in hybride IT-Umgebungen. In SharePoint/Microsoft 365 regelt Microsoft Entra ID, wer auf welche Inhalte zugreifen darf und unterstützt die sichere Zusammenarbeit mit externen Partnern. Eingesetzt wird Microsoft Entra ID, um Identitäten zu schützen, Zugriffsrechte effizient zu verwalten und Compliance- sowie Sicherheitsanforderungen im Unternehmen zu erfüllen.

Das Events Webpart in SharePoint Online ist ein visueller Baustein, mit dem anstehende Termine, Veranstaltungen oder Fristen auf modernen Seiten übersichtlich dargestellt werden können. Es greift auf eine Kalender- oder Ereignisliste zu und zeigt Einträge chronologisch mit Titel, Datum, Uhrzeit, Ort und optionalen Beschreibungen an. Ausgezeichnet wird das Webpart durch seine einfache Konfiguration, responsives Design und die Möglichkeit, Inhalte automatisch zu aktualisieren oder direkt mit Outlook-Kalendern zu verknüpfen. Benutzer können auf einen Blick sehen, was ansteht, und Details mit einem Klick aufrufen. Eingesetzt wird das Events Webpart, um Teamseiten, Projektportale oder Intranets mit relevanten Zeitinformationen anzureichern und Termintransparenz zu fördern.

Ein Extranet ist ein geschützter Bereich einer SharePoint- oder Microsoft-365-Umgebung, der es externen Partnern, Kunden oder Dienstleistern ermöglicht, sicher auf bestimmte Inhalte und Funktionen zuzugreifen. Es erweitert das Intranet über die Unternehmensgrenzen hinaus, ohne dabei die gesamte interne IT-Infrastruktur freizugeben. Ausgezeichnet wird ein Extranet durch gezielte Zugriffssteuerung, rollenbasiertes Berechtigungsmanagement und die Integration mit Entra B2B für sichere Gastzugänge. In SharePoint Online können Extranets ohne separate Server eingerichtet werden – etwa durch Teilen von Teamsites oder Dokumenten mit externen Nutzern. Eingesetzt wird ein Extranet, um die Zusammenarbeit mit Dritten zu erleichtern, den Informationsaustausch zu beschleunigen und gleichzeitig Sicherheits- und Datenschutzanforderungen einzuhalten.

eDiscovery (electronic Discovery) ist ein Feature in Microsoft 365, das die gezielte Suche, Sicherung und Auswertung elektronischer Daten für rechtliche, Compliance- oder Untersuchungszwecke ermöglicht. Es durchsucht Inhalte aus Exchange, SharePoint, OneDrive, Teams und weiteren Microsoft-Diensten – auch unter Berücksichtigung von Benutzerrechten und Aufbewahrungsrichtlinien. Ausgezeichnet wird eDiscovery durch seine präzisen Filterfunktionen, die Möglichkeit zur Fallverwaltung sowie durch Auditierbarkeit und Exportoptionen für juristische Prüfungen. In der erweiterten Version (Advanced eDiscovery) sind zusätzliche Analysefunktionen und Workflows für die Datenaufbereitung enthalten. Eingesetzt wird eDiscovery, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, interne Untersuchungen zu unterstützen und sensible Informationen revisionssicher zu verwalten.

Ein Field (auch: Spalte) in SharePoint-Listen und -Bibliotheken ist ein einzelnes Datenfeld, das einen bestimmten Informationstyp – wie Text, Datum, Zahl oder Auswahl – für jeden Listeneintrag oder jedes Dokument beschreibt. Felder strukturieren Inhalte, ermöglichen Filterung, Sortierung und gezielte Suchen und bilden die Grundlage für Metadaten-gesteuerte Prozesse. Ausgezeichnet werden Felder durch ihre Anpassbarkeit, die Unterstützung von berechneten Werten, Nachschlageverbindungen und Validierungsregeln. Sie lassen sich in Ansichten ein- und ausblenden, nach Benutzerrollen steuern und in Workflows einbinden. Eingesetzt werden Felder, um Informationen konsistent zu erfassen, zu analysieren und automatisiert weiterzuverarbeiten.

Ein Flow in Power Automate ist ein automatisierter Ablauf, der durch ein definiertes Ereignis (Trigger) gestartet wird und anschließend eine Reihe von Aktionen ausführt – z. B. das Versenden einer E-Mail, das Kopieren von Daten oder das Starten eines Genehmigungsprozesses. Flows lassen sich ohne Programmierkenntnisse über eine grafische Oberfläche erstellen und mit Hunderten von Diensten verbinden. Ausgezeichnet werden sie durch ihre Flexibilität, die Vielzahl an Vorlagen und die Integration in Microsoft 365 sowie Drittanbietersysteme. Es gibt unterschiedliche Flow-Typen wie automatisierte Flows, geplante Flows oder benutzerinitiierte Flows (z. B. per Button). Eingesetzt werden Flows, um Prozesse zu standardisieren, manuelle Aufgaben zu reduzieren und Abläufe effizient und fehlerfrei zu gestalten.

Microsoft Forms ist eine benutzerfreundliche Anwendung aus Microsoft 365 zur Erstellung von Online-Umfragen, Quizzen und Formularen – ohne Programmierkenntnisse. Nutzer können in wenigen Schritten Fragen formulieren, Designs anpassen und Ergebnisse in Echtzeit auswerten oder nach Excel exportieren. Ausgezeichnet wird Microsoft Forms durch seine einfache Bedienung, mobile Optimierung und Integration in Tools wie Teams, SharePoint oder Power Automate. Antworten können anonym oder benutzerbezogen erfasst und automatisch weiterverarbeitet werden. Eingesetzt wird Microsoft Forms, um schnell Feedback zu sammeln, Wissen abzufragen oder Prozesse wie Anmeldungen und Bedarfsabfragen digital abzubilden.

Microsoft Graph API ist die zentrale Programmierschnittstelle von Microsoft 365, die den Zugriff auf Daten und Funktionen aus verschiedenen Microsoft-Diensten wie Outlook, SharePoint, OneDrive, Teams, Entra ID und mehr ermöglicht. Sie bietet einen einheitlichen Endpunkt, über den Entwickler Benutzerinformationen, Kalender, Dateien, E-Mails, Teams-Chats oder Organisationsdaten abrufen und steuern können. Ausgezeichnet wird Microsoft Graph durch ihre umfassende Datenvernetzung, Echtzeit-Abfragefunktionen und tiefe Integration in Sicherheits- und Identitätsdienste. Die API ermöglicht es, Anwendungen zu erstellen, die personalisierte, kontextbezogene Inhalte liefern oder Unternehmensprozesse automatisieren. Eingesetzt wird Microsoft Graph, um intelligente, datengetriebene Anwendungen zu entwickeln und die Potenziale der Microsoft-365-Plattform systemübergreifend zu nutzen.

Microsoft 365 Groups sind eine zentrale Berechtigungseinheit, die automatisch verschiedene Microsoft-365-Ressourcen für eine definierte Benutzergruppe bereitstellt – z. B. ein gemeinsames Postfach, einen Kalender, eine SharePoint-Website, ein OneNote-Notizbuch und einen Planner. Gruppen erleichtern die Zusammenarbeit, indem sie allen Mitgliedern Zugriff auf dieselben Tools und Inhalte geben – ohne manuelles Zuweisen einzelner Rechte. Ausgezeichnet werden Microsoft 365 Groups durch ihre tiefe Integration in Outlook, Teams, SharePoint und andere Dienste sowie durch ihre einfache Verwaltung. Gruppen können öffentlich oder privat sein und lassen sich durch Administratoren oder Benutzer selbst erstellen. Eingesetzt werden sie, um Teams, Projekte oder Abteilungen strukturiert zu organisieren und die Zusammenarbeit effizient und konsistent zu gestalten.

Guest Access in Microsoft 365 erlaubt es externen Personen – etwa Partnern, Kunden oder Dienstleistern – auf bestimmte Inhalte und Ressourcen innerhalb eines Tenants zuzugreifen, ohne dass sie ein internes Benutzerkonto benötigen. Gäste können über ihre eigene E-Mail-Adresse eingeladen werden und erhalten dann Zugriff auf Teams, SharePoint-Websites, Dateien oder Planner-Aufgaben, abhängig von den zugewiesenen Berechtigungen. Ausgezeichnet wird der Gastzugriff durch seine Sicherheit (z. B. über Entra ID), Transparenz und einfache Verwaltung durch Administratoren. Organisationen behalten dabei stets die Kontrolle über geteilte Inhalte, Nutzungsrichtlinien und Zugriffsrechte. Eingesetzt wird Guest Access, um standort- und unternehmensübergreifende Zusammenarbeit sicher, flexibel und effizient zu ermöglichen.

Eine Home Site in SharePoint Online ist eine speziell gekennzeichnete Kommunikationswebsite, die als zentrales Einstiegsportal für eine Organisation dient – oft als Intranet-Startseite. Sie bietet kuratierte Inhalte, Nachrichten, Navigation und wichtige Informationen, die auf die gesamte Organisation ausgerichtet sind. Ausgezeichnet wird die Home Site durch ihre Integration mit Microsoft Viva Connections, ihrer prominenten Platzierung in der SharePoint-Startseite und der Möglichkeit, unternehmensweite Such- und Branding-Elemente zu definieren. Sie kann mit Hubsites verbunden sein und bildet die Grundlage für ein konsistentes digitales Kommunikationserlebnis. Eingesetzt wird die Home Site, um Mitarbeitenden einen zentralen Zugangspunkt zu bieten, übergreifende Inhalte zu bündeln und die interne Kommunikation zu stärken.

Hubsites in SharePoint Online sind zentrale Websites, die mehrere einzelne SharePoint-Websites logisch miteinander verbinden und einheitlich strukturieren. Sie dienen dazu, eine konsistente Navigation, gemeinsame Metadaten, ein einheitliches Design sowie aggregierte Inhalte (z. B. Nachrichten oder Aktivitäten) über alle verbundenen Sites hinweg bereitzustellen. Ausgezeichnet werden Hubsites durch ihre Flexibilität, da Websites jederzeit zugewiesen oder entfernt werden können – ohne die physische Struktur zu verändern. Sie ersetzen damit klassische hierarchische Website-Sammlungen durch ein modernes, flaches Organisationsmodell. Eingesetzt werden Hubsites, um themen-, bereichs- oder abteilungsbezogene Inhalte übersichtlich zu bündeln, Orientierung zu schaffen und die Nutzerführung im digitalen Arbeitsplatz zu verbessern.

Hybrid Deployment in der Microsoft-365- und SharePoint-Welt bezeichnet eine Architektur, bei der lokale (On-Premises) Server – z. B. SharePoint Server oder Exchange – mit cloudbasierten Diensten von Microsoft 365 kombiniert werden. Ziel ist es, schrittweise oder dauerhaft sowohl lokale als auch cloudbasierte Ressourcen zu nutzen und miteinander zu integrieren. Ausgezeichnet wird ein hybrides Deployment durch Flexibilität, erweiterte Migrationsmöglichkeiten und die Möglichkeit, Compliance-, Datenschutz- oder Infrastrukturvorgaben einzuhalten. Typische Szenarien sind die hybride Suche, Benutzerverwaltung oder die gestaffelte Einführung von Cloud-Services. Eingesetzt wird Hybrid Deployment, um Organisationen einen sanften Übergang in die Cloud zu ermöglichen oder hybride Betriebsmodelle langfristig zu unterstützen.

Information Architecture (IA) in SharePoint und Microsoft 365 bezeichnet die strukturierte Planung, Organisation und Benennung von Inhalten, Navigationselementen, Metadaten und Berechtigungen innerhalb einer digitalen Umgebung. Sie legt fest, wie Informationen logisch gegliedert, leicht auffindbar und nutzergerecht präsentiert werden – z. B. über Sites, Bibliotheken, Content Types oder Taxonomien. Ausgezeichnet wird eine gute IA durch klare Strukturen, Wiederverwendbarkeit, Skalierbarkeit und die Förderung von Governance und Compliance. Sie bildet das Fundament für effiziente Zusammenarbeit, zielgerichtete Suche und konsistente Nutzererfahrungen. Eingesetzt wird die Informationsarchitektur, um Komplexität zu reduzieren, Wissen zugänglich zu machen und digitale Arbeitsräume nachhaltig und benutzerfreundlich zu gestalten.

Eine Intranet Landingpage ist die zentrale Einstiegsseite eines unternehmensweiten Intranets – meist realisiert in SharePoint Online – und dient als digitaler Arbeitsplatz für Mitarbeitende. Sie bündelt aktuelle Nachrichten, Links zu häufig genutzten Tools, organisatorische Informationen und personalisierte Inhalte wie Kalender oder Dokumente. Ausgezeichnet wird die Intranet Landingpage durch Übersichtlichkeit, responsives Design, Zielgruppenorientierung und Integration mit Microsoft 365 (z. B. Viva, Teams, Yammer/Engage). Sie kann als Home Site definiert werden und bildet das kommunikative Herzstück der internen digitalen Kommunikation. Eingesetzt wird sie, um Mitarbeitende zu informieren, Orientierung zu bieten und die tägliche Arbeit effizienter und vernetzter zu gestalten.

Microsoft Intune ist ein cloudbasierter Dienst für Endpoint Management, mit dem Unternehmen Geräte und Anwendungen zentral verwalten, sichern und Richtlinien durchsetzen können – unabhängig davon, ob es sich um Windows-, macOS-, iOS- oder Android-Geräte handelt. Intune ist Teil von Microsoft Endpoint Manager und ermöglicht unter anderem Mobile Device Management (MDM) und Mobile Application Management (MAM). Ausgezeichnet wird Intune durch seine nahtlose Integration in Microsoft 365, die Unterstützung von Zero Trust-Sicherheitsmodellen und die Möglichkeit, sowohl firmeneigene als auch private Geräte zu verwalten (BYOD). Administratoren können Geräte registrieren, Apps bereitstellen, Updates erzwingen oder den Zugriff auf Unternehmensressourcen kontrollieren. Eingesetzt wird Intune, um Daten zu schützen, IT-Aufwand zu reduzieren und moderne, sichere Arbeitsumgebungen bereitzustellen – unabhängig vom Standort der Nutzer.

JSON Column Formatting in SharePoint ist eine Funktion, mit der das Aussehen und Verhalten von Spalten in Listen oder Bibliotheken mithilfe von JSON-Code angepasst werden kann. Damit lassen sich Inhalte visuell hervorheben – z. B. durch Farben, Symbole, Schaltflächen oder bedingte Formatierungen – ohne tiefgehende Programmierkenntnisse. Ausgezeichnet wird JSON Column Formatting durch seine Flexibilität, clientseitige Umsetzung und die Möglichkeit, interaktive Elemente wie Links oder Aktionen direkt in Spalten darzustellen. Nutzer können so wichtige Informationen schneller erfassen und intuitive Benutzeroberflächen gestalten. Eingesetzt wird die Funktion, um die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern, Aufmerksamkeit gezielt zu lenken und Prozesse visuell zu unterstützen.

Jump Lists sind kontextbezogene Schnellzugriffsmenüs, die in Windows-Betriebssystemen über das Taskleistensymbol einer Anwendung verfügbar sind – z. B. für Office-Anwendungen, den Datei-Explorer oder Microsoft Edge. Sie zeigen zuletzt verwendete oder angeheftete Dateien, Ordner oder Aufgaben an und ermöglichen so einen direkten Zugriff, ohne die Anwendung zuerst öffnen zu müssen. Ausgezeichnet werden Jump Lists durch ihre Zeitersparnis, Benutzerfreundlichkeit und Integration in den Windows-Desktop. In Microsoft-365-Anwendungen helfen sie dabei, produktiver zu arbeiten, indem sie häufig benötigte Inhalte schnell verfügbar machen. Eingesetzt werden Jump Lists, um die Navigation zu beschleunigen und wiederkehrende Arbeitsabläufe effizient zu unterstützen.

Kanäle in Microsoft Teams sind thematische Unterbereiche innerhalb eines Teams, in denen Unterhaltungen, Dateien, Notizen und Apps organisiert werden. Jeder Kanal kann einem bestimmten Projekt, Prozess oder Thema gewidmet sein und bietet Raum für fokussierte Zusammenarbeit im jeweiligen Kontext. Ausgezeichnet werden Kanäle durch ihre klare Struktur, Integration mit Microsoft 365 (z. B. SharePoint, Planner, OneNote) und die Möglichkeit, sowohl öffentliche als auch private Kanäle für vertrauliche Inhalte zu erstellen. Innerhalb eines Kanals lassen sich Registerkarten hinzufügen, um Tools und Informationen direkt verfügbar zu machen. Eingesetzt werden Kanäle, um Kommunikation zu bündeln, Transparenz zu fördern und Teamarbeit effizienter und übersichtlicher zu gestalten.

Knowledge Management (Wissensmanagement) in Microsoft 365 bezeichnet die systematische Erfassung, Organisation, Verteilung und Nutzung von Wissen innerhalb einer Organisation – unterstützt durch Tools wie SharePoint, Microsoft Copilot, OneNote, Mein Microsoft 365-Profil oder Loop. Ziel ist es, das vorhandene Wissen einzelner Personen oder Teams auffindbar und wiederverwendbar zu machen. Ausgezeichnet wird das Wissensmanagement durch intelligente Suchfunktionen, Metadaten, Automatisierung (z. B. durch KI in Microsoft Copilot) und zentrale Ablagestrukturen. Es hilft, Doppelarbeit zu vermeiden, Entscheidungsprozesse zu verbessern und das Lernen im Arbeitsalltag zu fördern. Eingesetzt wird Knowledge Management, um Wissen nachhaltig zu sichern, effizient zu teilen und Innovations- und Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.

Kommunikationssites (Communication Sites) in SharePoint Online sind moderne Websitevorlagen, die für die bereichs- oder unternehmensweite Kommunikation konzipiert wurden – im Gegensatz zu Teamsites, die auf Zusammenarbeit ausgerichtet sind. Sie dienen dazu, Informationen wie Nachrichten, Veranstaltungen, Richtlinien oder Inhalte aus Projekten visuell ansprechend und übersichtlich zu veröffentlichen. Ausgezeichnet werden Kommunikationssites durch ihr responsives Design, flexible Layouts, starke Visualisierungsmöglichkeiten und die Integration mit anderen Microsoft-365-Diensten wie Stream, Forms oder Yammer/Engage. Inhalte werden hier in der Regel von wenigen erstellt und von vielen konsumiert. Eingesetzt werden Kommunikationssites, um Transparenz zu schaffen, Mitarbeitende zu informieren und die interne Kommunikation strategisch zu unterstützen.

Lifecycle Management in Microsoft 365 und SharePoint bezeichnet die strukturierte Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von Inhalten, Benutzerkonten, Gruppen oder Anwendungen – von der Erstellung über Nutzung und Archivierung bis zur Löschung. Es umfasst Richtlinien zur Aufbewahrung, Versionskontrolle, Ablaufüberwachung und Compliance. Ausgezeichnet wird Lifecycle Management durch Automatisierung (z. B. via Microsoft Purview, Power Automate), transparente Regeln und die Integration in Governance- und Sicherheitsmodelle. Es sorgt dafür, dass Inhalte aktuell, relevant und rechtskonform bleiben, während veraltete oder unnötige Daten systematisch entfernt werden. Eingesetzt wird Lifecycle Management, um Ordnung und Effizienz zu gewährleisten, Speicherressourcen zu optimieren und regulatorische Anforderungen zu erfüllen.

Listen in SharePoint sind strukturierte, tabellenähnliche Datencontainer, in denen Informationen wie Aufgaben, Kontakte, Anträge oder Inventar verwaltet werden können. Jede Liste besteht aus Einträgen (Zeilen) und Feldern (Spalten), die individuell angepasst und mit Metadaten, Ansichten oder Workflows erweitert werden können. Ausgezeichnet werden SharePoint-Listen durch ihre Flexibilität, einfache Benutzeroberfläche und Integration mit Power Automate, Power Apps und Microsoft Teams. Sie eignen sich sowohl für einfache Aufgabenverwaltungen als auch für komplexe Geschäftsprozesse mit Berechtigungen, Regeln und Automatisierungen. Eingesetzt werden Listen, um Informationen zentral zu erfassen, zu strukturieren und teamübergreifend nutzbar zu machen.

Low-Code / No-Code bezeichnet Entwicklungsansätze, bei denen Anwendungen, Workflows oder Datenmodelle mit minimalem (Low-Code) oder ganz ohne (No-Code) Programmieraufwand erstellt werden können – meist über visuelle Oberflächen und Drag-and-Drop-Funktionen. In Microsoft 365 kommen diese Konzepte z. B. in Power Apps, Power Automate oder Copilot Studio zum Einsatz. Ausgezeichnet wird Low-Code / No-Code durch hohe Benutzerfreundlichkeit, schnelle Umsetzung und die Möglichkeit, Fachabteilungen (Citizen Developers) aktiv in die Digitalisierung einzubinden. Dadurch lassen sich Prozesse agil automatisieren und individuelle Lösungen entwickeln – ohne klassische Softwareentwicklung. Eingesetzt wird der Ansatz, um Innovationszyklen zu verkürzen, IT-Abteilungen zu entlasten und die digitale Transformation im Unternehmen breit abzustützen.

Mein Microsoft 365-Profil (ehemals Delve) ist eine Microsoft-365-Anwendung, die personalisierte Inhalte aus verschiedenen Quellen wie OneDrive, SharePoint oder Outlook mithilfe künstlicher Intelligenz nutzerzentriert darstellt. Sie zeigt Dokumente, Kontakte und Aktivitäten an, die für den jeweiligen Nutzer relevant sind – basierend auf seinem Arbeitskontext und seinen Kollaborationen. Ausgezeichnet wird Mein Microsoft 365-Profil durch seine graphbasierten Empfehlungen und die visuelle Darstellung von Informationen in Kartenform. Jeder Benutzer hat ein eigenes Profil, das Mein Microsoft 365-Profil nutzt, um Informationen zentral und übersichtlich aufzubereiten. Eingesetzt wird Mein Microsoft 365-Profil, um Wissen sichtbar zu machen, Zusammenarbeit zu fördern und relevante Inhalte schneller auffindbar zu machen – ohne danach suchen zu müssen.

Metadaten sind strukturierte Zusatzinformationen, die Inhalte wie Dokumente, Listen oder Elemente in SharePoint und Microsoft 365 beschreiben – z. B. Autor, Erstellungsdatum, Projektnummer oder Status. Sie ermöglichen eine flexible Organisation, Filterung, Sortierung und Suche von Informationen unabhängig von Ordnerstrukturen. Ausgezeichnet werden Metadaten durch ihre Wiederverwendbarkeit, Integration in Workflows und ihre zentrale Steuerung über den Terminologiespeicher. Sie bilden die Grundlage für automatisierte Prozesse, gezielte Informationsarchitektur und intelligentes Content Management. Eingesetzt werden Metadaten, um Inhalte effizient zu verwalten, die Auffindbarkeit zu verbessern und Konsistenz sowie Governance im digitalen Arbeitsplatz sicherzustellen.

Microsoft Lists ist eine eigenständige Anwendung innerhalb von Microsoft 365, die auf SharePoint-Listen basiert und das Erstellen, Verwalten und Teilen strukturierter Informationen besonders benutzerfreundlich macht. Sie bietet vordefinierte Vorlagen, farbige Formatierungen, Regeln und benutzerdefinierte Ansichten – auch mobil oder direkt in Microsoft Teams integrierbar. Ausgezeichnet wird Microsoft Lists durch seine einfache Bedienung, moderne Oberfläche und die Integration mit Power Platform (z. B. Power Automate und Power Apps) zur Automatisierung und Erweiterung. Nutzer können damit Aufgaben, Inventare, Anträge oder Statusberichte effizient und transparent organisieren. Eingesetzt wird Microsoft Lists, um Prozesse zu strukturieren, Zusammenarbeit zu fördern und Informationen übersichtlich und flexibel darzustellen.

Microsoft Project ist ein leistungsstarkes Tool für Projekt- und Portfoliomanagement, das die Planung, Durchführung, Überwachung und Steuerung von Projekten unterstützt – sowohl klassisch (Wasserfall) als auch agil (Kanban, Scrum). Es ermöglicht das Erstellen von Zeitplänen, Aufgabenlisten, Abhängigkeiten, Ressourcenplänen und Budgets mit detaillierten Gantt-Diagrammen und Fortschrittsverfolgung. Ausgezeichnet wird Microsoft Project durch seine Integration in Microsoft 365, die Verknüpfung mit Teams, Power BI und Planner sowie durch flexible Lizenzmodelle. Nutzer können Projekte im Team bearbeiten, Ressourcen ausgleichen und Portfolios priorisieren. Eingesetzt wird Microsoft Project, um komplexe Vorhaben effizient zu steuern, Engpässe frühzeitig zu erkennen und strategische Ziele transparent umzusetzen.

Microsoft Syntex ist ein KI-gestütztes Add-on innerhalb der Microsoft 365-Welt, das SharePoint um intelligente Inhaltsverarbeitung erweitert. Es nutzt künstliche Intelligenz, um Dokumente automatisch zu klassifizieren, Inhalte zu extrahieren und Metadaten zu generieren. Ausgezeichnet wird Microsoft Syntex durch seine Fähigkeit, wiederkehrende manuelle Aufgaben wie das Auslesen von Rechnungen oder Verträgen zu automatisieren. Die Integration erfolgt nahtlos in bestehende SharePoint-Bibliotheken und Prozesse. Eingesetzt wird Microsoft Syntex, um Effizienz zu steigern, Suchbarkeit zu verbessern und Compliance-Anforderungen durch strukturierte Datenhaltung zu erfüllen.

Modern Experience von SharePoint ist die aktuelle Benutzeroberfläche und Struktur von SharePoint-Websites, die für eine bessere Benutzerfreundlichkeit, mobile Optimierung und flexiblere Gestaltung entwickelt wurde. Sie ersetzt die klassische Ansicht durch ein responsives Design, moderne Webparts und eine intuitive Navigation. Ausgezeichnet wird die Modern Experience durch ihre Performance, einfache Anpassbarkeit und nahtlose Integration in Microsoft 365, insbesondere mit Teams und OneDrive. Benutzer können Inhalte schneller erstellen, bearbeiten und gemeinsam nutzen – auch ohne tiefgehende IT-Kenntnisse. Eingesetzt wird die Modern Experience, um Zusammenarbeit zeitgemäß zu gestalten, interne Kommunikation zu verbessern und digitale Arbeitsplätze effizienter zu machen.

MyAnalytics war ein personalisiertes Analyse-Tool in Microsoft 365, das Mitarbeitenden Einblicke in ihr eigenes Arbeitsverhalten bot – z. B. zu Fokuszeiten, E-Mail-Aktivitäten, Besprechungen und Pausen. Es zeigte datenbasiert, wie viel Zeit für Zusammenarbeit, konzentriertes Arbeiten oder Erholung aufgewendet wurde, und bot Vorschläge zur Verbesserung der Work-Life-Balance. Ausgezeichnet wurde MyAnalytics durch seine Datenschutzorientierung (nur der Nutzer sah die eigenen Daten) und seine Integration in Outlook und das Microsoft-365-Dashboard. Die Funktionen sind inzwischen in Microsoft Viva Insights aufgegangen. Eingesetzt wurde MyAnalytics, um Selbstreflexion zu fördern, Arbeitsgewohnheiten bewusster zu steuern und Überlastung frühzeitig zu erkennen.

Navigation in SharePoint Online bezeichnet die strukturierte Benutzerführung innerhalb und zwischen Websites – unterteilt in lokale, Hub- und globale Navigation.

• Lokale Navigation ist spezifisch für eine einzelne Website (z. B. linke Seitenleiste in Teamsites) und führt durch deren Inhalte.

• Hub-Navigation verbindet mehrere Websites, die einer Hubsite zugeordnet sind, und schafft eine konsistente, bereichsübergreifende Orientierung.

• Globale Navigation (z. B. über Viva Connections) stellt eine organisationsweite Einstiegsebene dar, oft vom Intranet ausgehend.
  Ausgezeichnet wird die SharePoint-Navigation durch ihre Flexibilität, Zielgruppensteuerung und responsives Design. Eingesetzt wird sie, um Nutzer effizient zu leiten, Inhalte auffindbar zu machen und digitale Arbeitsumgebungen benutzerfreundlich zu strukturieren.

Das News-Webpart in SharePoint Online ist ein visueller Baustein, mit dem aktuelle Beiträge, Ankündigungen oder Updates auf einer SharePoint-Seite dargestellt werden können. Es zeigt Inhalte aus einer oder mehreren Websites an – sortiert nach Aktualität, Zielgruppe oder manueller Auswahl. Ausgezeichnet wird das News-Webpart durch seine Flexibilität, modernes Design, Integration mit Microsoft Viva Connections und die Möglichkeit, Beiträge automatisch auf der Startseite oder in Microsoft Teams auszuspielen. Redakteure können Inhalte direkt auf der Seite erstellen und gestalten, ohne zusätzliche Tools zu benötigen. Eingesetzt wird das News Webpart, um Mitarbeitende aktuell zu informieren, interne Kommunikation sichtbar zu machen und das Intranet lebendig zu gestalten.

Notifications in Power Automate und Microsoft Teams sind automatisierte Benachrichtigungen, die Nutzer über wichtige Ereignisse, Änderungen oder Aufgaben informieren – z. B. bei neuen Dateien, Genehmigungen oder Kommentaren. In Power Automate lassen sich Benachrichtigungen flexibel konfigurieren, etwa per E-Mail, Teams-Message oder Push-Benachrichtigung auf mobilen Geräten. In Teams erscheinen sie als Adaptive Cards, Chats oder Kanalposts und können interaktive Elemente wie Buttons enthalten. Ausgezeichnet werden Notifications durch ihre Echtzeitfähigkeit, Personalisierung und Integration in Geschäftsprozesse. Eingesetzt werden sie, um Mitarbeitende proaktiv zu informieren, Reaktionszeiten zu verkürzen und Abläufe transparenter zu gestalten.

OneNote ist die digitale Notizbuchanwendung von Microsoft 365, die das Erfassen, Strukturieren und Teilen von Informationen in flexiblen Seitenformaten ermöglicht – ideal für persönliche Notizen, Teamarbeit und Projektplanung. Inhalte wie Texte, Bilder, Tabellen, handschriftliche Skizzen, Links, Audioaufnahmen oder Dateien lassen sich frei kombinieren und nach Bedarf organisieren. Ausgezeichnet wird OneNote durch seine plattformübergreifende Verfügbarkeit, automatische Synchronisierung und Integration in Microsoft Teams, Outlook und SharePoint. Notizbücher können gemeinsam bearbeitet, versioniert und mit Zugriffsrechten versehen werden. Eingesetzt wird OneNote, um Wissen zu dokumentieren, Zusammenarbeit zu fördern und Informationen zentral und durchsuchbar bereitzustellen – von der Schule bis zum Großunternehmen.

OneDrive for Business ist der persönliche Cloudspeicher innerhalb von Microsoft 365, der jedem Nutzer Speicherplatz für berufliche Dateien bietet – mit direkter Integration in SharePoint, Teams und Office-Anwendungen. Es ermöglicht das Speichern, Synchronisieren und Teilen von Dateien über alle Geräte hinweg, inklusive Offline-Zugriff und automatischer Versionskontrolle. Ausgezeichnet wird OneDrive for Business durch seine nahtlose Zusammenarbeit in Echtzeit, hohe Sicherheitsstandards und zentrale Verwaltung durch die IT. Dateien lassen sich mit internen und externen Personen teilen, inklusive Berechtigungskontrolle und Ablaufdatum. Eingesetzt wird OneDrive for Business, um individuelle Arbeitsdokumente sicher zu verwalten und effiziente Zusammenarbeit im digitalen Arbeitsalltag zu unterstützen.

Die Organization Assets Library ist eine spezielle SharePoint-Dokumentbibliothek, die unternehmensweit als zentrale Quelle für wiederverwendbare Inhalte wie Logos, Vorlagen oder Bilder dient. Administratoren können sie als Standardquelle für Medien in Microsoft 365-Anwendungen wie Word, PowerPoint, SharePoint-Seiten und Viva Engage bereitstellen. Ausgezeichnet wird sie durch ihre einfache Einrichtung, konsistente Darstellung und automatische Einbindung in die Dateiauswahl („Stock Images“), sobald sie konfiguriert ist. Inhalte daraus stehen allen Nutzenden zur Verfügung, ohne dass manuell darauf zugegriffen oder etwas verlinkt werden muss. Eingesetzt wird die Organization Assets Library, um Corporate Design, Wiedererkennung und Effizienz bei der Erstellung von Inhalten zu fördern.

Outlook Integration in Microsoft 365 beschreibt die enge Verbindung von Outlook mit anderen Microsoft-Diensten wie SharePoint, Teams, OneDrive, Planner oder Power Automate. Dadurch lassen sich z. B. E-Mails in SharePoint-Bibliotheken speichern, Besprechungen in Teams durchführen, Dateien direkt aus OneDrive anhängen oder Aufgaben aus E-Mails automatisch in Planner oder To Do überführen. Ausgezeichnet wird die Integration durch nahtlose Benutzererfahrung, kontextbezogene Funktionen und die zentrale Arbeitsumgebung innerhalb von Outlook. Nutzer sparen Zeit, da sie viele Aktionen direkt aus dem Posteingang heraus erledigen können – ohne ständig Anwendungen wechseln zu müssen. Eingesetzt wird Outlook Integration, um Arbeitsprozesse zu vereinfachen, Informationsflüsse zu verbessern und Produktivität im Alltag zu steigern.

Permissions in SharePoint regeln den Zugriff auf Websites, Listen, Bibliotheken, Ordner und einzelne Dateien – basierend auf Benutzerrollen, Gruppen und individuellen Berechtigungsstufen. SharePoint nutzt ein hierarchisches Berechtigungsmodell mit vordefinierten Rollen wie Lesen, Bearbeiten, Mitwirken oder Vollzugriff, das flexibel angepasst werden kann. Ausgezeichnet wird das Berechtigungssystem durch seine Granularität, Vererbungskontrolle und Integration mit Microsoft 365 Groups und Entra ID. Administratoren können so exakt steuern, wer welche Inhalte sehen, bearbeiten oder verwalten darf – auch für externe Gäste. Eingesetzt werden Permissions, um Datenschutz, Sicherheit und Governance sicherzustellen und gleichzeitig eine effektive Zusammenarbeit zu ermöglichen.

PnP (Patterns and Practices) ist eine von Microsoft unterstützte Open-Source-Initiative, die Entwickelnden, Admins und Power Usern in Microsoft 365 und SharePoint wiederverwendbare Lösungen, Tools, Vorlagen und Best Practices bereitstellt. Ziel ist es, moderne Entwicklungsmethoden, Automatisierung und Governance in Microsoft-365-Umgebungen zu fördern – ohne bei null beginnen zu müssen. Genutzt werden PnP-Komponenten u. a. in Power-Shell-Skripten, Provisioning-Vorlagen, SharePoint Framework (SPFx) oder CLI-Tools. Ausgezeichnet wird PnP durch die Community-getriebene Weiterentwicklung, enge Integration mit Microsoft-Standards und den Praxisbezug aus realen Projekten. Eingesetzt wird PnP, um Lösungen effizienter bereitzustellen, konsistente Standards durchzusetzen und wiederkehrende Aufgaben wie Site-Provisionierung, Berechtigungsmanagement oder Design-Anpassungen zu automatisieren.

Power Apps ist eine Anwendung der Microsoft Power Platform, mit der Benutzer ohne oder mit nur wenig Programmierkenntnissen eigene Geschäftsanwendungen erstellen können. Die Apps lassen sich per Drag-and-Drop gestalten und greifen auf verschiedene Datenquellen wie SharePoint, Microsoft Dataverse oder Excel zu. Ausgezeichnet wird Power Apps durch seine einfache Bedienung, mobile Nutzbarkeit und die enge Integration in Microsoft 365. Nutzer können so schnell individuelle Lösungen für interne Prozesse entwickeln – etwa Formulare, Genehmigungs-Workflows oder einfache Datenbanken. Eingesetzt wird Power Apps, um Abläufe zu digitalisieren, manuelle Aufgaben zu reduzieren und Fachabteilungen zu befähigen, selbst digitale Werkzeuge zu bauen.

Power Automate ist eine Anwendung der Microsoft Power Platform, mit der sich Arbeitsabläufe und Prozesse automatisieren lassen – ganz ohne Programmierkenntnisse. Die Software ermöglicht es, sogenannte „Flows“ zu erstellen, die verschiedene Dienste und Anwendungen verbinden und Aktionen automatisch auslösen. Ausgezeichnet wird Power Automate durch seine Vielzahl an Konnektoren, die Integration in Microsoft 365 und die Möglichkeit, sowohl einfache als auch komplexe Prozesse abzubilden. Typische Anwendungsfälle sind automatisierte Genehmigungen, Benachrichtigungen, Datenübertragungen oder Dokumentenablagen. Eingesetzt wird Power Automate, um Zeit zu sparen, Fehler zu vermeiden und die Effizienz in Organisationen zu steigern.

Power BI ist ein Business-Intelligence-Tool aus der Microsoft Power Platform, mit dem Nutzer Daten aus verschiedensten Quellen analysieren, visualisieren und in interaktive Dashboards und Berichte überführen können. Es ermöglicht sowohl einfache Auswertungen als auch komplexe Datenmodelle – lokal oder cloudbasiert – und bietet Funktionen für Datenaufbereitung, KPIs, Drill-Downs und Freigaben. Ausgezeichnet wird Power BI durch seine benutzerfreundliche Oberfläche, Echtzeit-Visualisierung, starke Integration in Microsoft 365 (z. B. Teams, Excel, SharePoint) und eine Vielzahl an Konnektoren. Berichte können individuell angepasst, automatisiert aktualisiert und auf mobilen Geräten, in Apps oder im Web geteilt werden. Eingesetzt wird Power BI, um datenbasierte Entscheidungen zu fördern, Transparenz zu schaffen und Unternehmenskennzahlen verständlich und zugänglich zu präsentieren.

Power Platform ist eine Low‑Code‑Plattform von Microsoft zur Entwicklung individueller Geschäftsanwendungen, Automatisierung von Prozessen, Datenanalyse und Erstellung von Chatbots. Sie besteht aus vier Hauptkomponenten:

• Power BI (Datenvisualisierung)
• Power Apps (App‑Erstellung)
• Power Automate (Workflow‑Automatisierung)
• Copilot Studio (ehemals Power Virtual Agents)

Ausgezeichnet wird die Plattform durch ihre intuitive Bedienung, tiefe Integration in Microsoft 365 und die Möglichkeit, auch ohne Programmierkenntnisse Lösungen zu entwickeln. Die Plattform ermöglicht es Fachabteilungen, digitale Werkzeuge selbst zu erstellen und so die IT zu entlasten. Eingesetzt wird die Power Platform, um Geschäftsprozesse zu beschleunigen, Daten besser zu nutzen und Innovation im Unternehmen voranzutreiben.

PowerShell für SharePoint ist eine Skriptsprache und Verwaltungsumgebung, mit der Administratoren SharePoint-Umgebungen effizient steuern und automatisieren können. Sie ermöglicht das Ausführen von Befehlen zur Konfiguration, Wartung, Benutzerverwaltung und Fehlerbehebung – sowohl lokal (SharePoint Server) als auch in der Cloud (SharePoint Online über das PnP-Modul oder Microsoft 365-Modul). Ausgezeichnet wird PowerShell durch ihre Mächtigkeit, Skriptbarkeit und die Möglichkeit, wiederkehrende Aufgaben automatisiert und konsistent auszuführen. Sie bietet Zugriff auf tiefgreifende Einstellungen, die über die Benutzeroberfläche nicht oder nur eingeschränkt erreichbar sind. Eingesetzt wird PowerShell, um administrative Aufgaben zu beschleunigen, Massenoperationen durchzuführen und komplexe Szenarien effizient zu verwalten.

Das Microsoft Purview Portal (ehemals Microsoft 365 Compliance Center) ist eine zentrale Verwaltungsoberfläche für Datenschutz, Informationssicherheit und regulatorische Anforderungen innerhalb von Microsoft 365. Es bündelt Tools wie eDiscovery, Aufbewahrungsrichtlinien, Datenverlustprävention (DLP), Insider-Risikomanagement und Auditing an einem Ort. Ausgezeichnet wird Microsoft Purview durch rollenbasierte Zugriffskontrolle, integrierte Risikoanalysen und praxistaugliche Vorlagen für verschiedene Branchenstandards (z. B. DSGVO, ISO, HIPAA). Administratoren und Datenschutzbeauftragte können darüber Datenflüsse überwachen, sensible Informationen schützen und Nachweispflichten erfüllen. Eingesetzt wird das Microsoft Purview Portal, um Sicherheits- und Compliance-Vorgaben effizient umzusetzen, Transparenz über Risiken zu gewinnen und Vertrauen bei Kunden und Partnern zu stärken.

Ein Q&A Bot in Copilot Studio (ehemals Power Virtual Agents) ist ein KI-gestützter Chatbot, der häufig gestellte Fragen (FAQs) automatisch beantworten und einfache Dialoge mit Nutzenden führen kann – ganz ohne Programmieraufwand. Er basiert auf einer benutzerfreundlichen Oberfläche, in der Fragen, Trigger und Antworten definiert werden, und kann über KI-gestützte Themenvorschläge oder vorhandene FAQ-Dokumente trainiert werden. Ausgezeichnet wird der Q&A Bot durch seine Integration in Microsoft Teams, Websites, SharePoint oder mobile Apps sowie durch die Anbindung an Systeme über Power Automate. Nutzende erhalten schnelle, konsistente Informationen rund um die Uhr – etwa zu IT-Support, HR-Anliegen oder organisatorischen Themen. Eingesetzt wird der Q&A Bot, um Serviceprozesse zu entlasten, Reaktionszeiten zu verkürzen und den Zugang zu Wissen interaktiv und skalierbar zu gestalten.

Das Quicklinks Webpart in SharePoint Online ist ein visueller Baustein, mit dem redaktionell gepflegte Verlinkungen zu wichtigen Seiten, Dokumenten, Tools oder externen Inhalten auf einer SharePoint-Seite eingebunden werden können. Die Links lassen sich individuell gestalten – mit Symbolen, Bildern, Layouts und Texten – und je nach Bedarf gruppieren oder hervorheben. Ausgezeichnet wird das Webpart durch seine Flexibilität, Benutzerfreundlichkeit und responsive Darstellung auf allen Endgeräten. Redakteure können damit gezielt Orientierung bieten und häufig genutzte Ressourcen für Benutzer leicht zugänglich machen. Eingesetzt wird das Quicklinks Webpart, um Navigation, Informationsarchitektur und Nutzerführung auf Intranet- und Projektseiten gezielt zu unterstützen.

Retention Policies (Aufbewahrungsrichtlinien) in Microsoft 365 sind Regeln zur automatisierten Speicherung oder Löschung von Inhalten, um gesetzliche, unternehmensinterne oder sicherheitsrelevante Vorgaben zu erfüllen. Sie lassen sich auf E-Mails, Dateien, Teams-Chats, SharePoint-Inhalte und andere Datenquellen anwenden – zeitgesteuert und nachvollziehbar. Ausgezeichnet werden Retention Policies durch ihre zentrale Verwaltung im Microsoft Purview Portal, ihre Transparenz für Administratoren und die Möglichkeit, Daten über Benutzeraktionen hinaus sicher zu halten oder automatisch zu löschen. Unternehmen können zwischen „Aufbewahren und dann löschen“, „nur aufbewahren“ oder „nach Frist löschen“ wählen. Eingesetzt werden Retention Policies, um Risiken zu minimieren, Compliance-Vorgaben einzuhalten und die Datenflut kontrolliert zu managen.

Ein Rich Text Editor ist ein Eingabefeld, das in SharePoint und Microsoft 365 zur Verfügung steht, um Texte mit Formatierungen wie Fett, Kursiv, Listen, Tabellen, Links oder Bildern zu versehen – ohne HTML-Kenntnisse zu benötigen. Er kommt z. B. in Seiteninhalten, Nachrichtenartikeln, Listenfeldern oder Webparts zum Einsatz. Ausgezeichnet wird der Rich Text Editor durch seine Benutzerfreundlichkeit, die visuelle Vorschau und die Möglichkeit, Inhalte direkt im Layout zu gestalten. Zusätzlich erlaubt er in vielen Fällen das Umschalten in den HTML-Modus für erweiterte Anpassungen. Eingesetzt wird er, um strukturierte und ansprechend formatierte Inhalte effizient zu erstellen und die Nutzerkommunikation optisch aufzuwerten.

Roles (Rollen) in SharePoint definieren, welche Berechtigungen ein Benutzer oder eine Gruppe auf einer Website, Bibliothek oder einem Element hat. Die drei häufigsten Standardrollen sind: Besitzer (Vollzugriff, kann Einstellungen und Berechtigungen ändern), Mitglied (Bearbeitungsrechte, z. B. zum Hochladen oder Ändern von Inhalten) und Besucher (nur Leserechte). Diese Rollen sind vordefinierte Berechtigungsstufen, die sich über SharePoint-Gruppen verwalten und individuell erweitern lassen. Ausgezeichnet wird das Rollenmodell durch Klarheit, Skalierbarkeit und die Integration mit Microsoft-365-Gruppen und Microsoft Entra ID. Eingesetzt werden Rollen, um die Zusammenarbeit abzusichern, Verantwortlichkeiten zu regeln und Inhalte gezielt zugänglich zu machen.

SharePoint On-Premise bezeichnet die lokal installierte Version von Microsoft SharePoint, die auf eigenen Servern innerhalb der IT-Infrastruktur eines Unternehmens betrieben wird – im Gegensatz zur cloudbasierten Variante SharePoint Online in Microsoft 365. Organisationen haben dabei volle Kontrolle über Daten, Sicherheit, Updates und Integrationen, aber auch die volle Verantwortung für Betrieb, Wartung und Skalierung. Ausgezeichnet wird SharePoint On-Premise durch seine Anpassbarkeit, Compliance-Fähigkeit in sensiblen Umgebungen und Offline-Verfügbarkeit innerhalb geschlossener Netzwerke. Unterstützt werden benutzerdefinierte Lösungen, eigene Service-Anwendungen (wie Search, User Profile, Workflows) und hybride Szenarien mit der Cloud. Eingesetzt wird SharePoint On-Premise insbesondere in regulierten Branchen, bei hohen Datenschutzanforderungen oder wenn Cloud-Nutzung aus technischen oder rechtlichen Gründen nicht möglich ist.

SharePoint ist eine Plattform von Microsoft zur zentralen Verwaltung, Speicherung und gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten und Informationen. Sie ermöglicht es Teams, Inhalte standortübergreifend zu organisieren, gemeinsam zu nutzen und Workflows zu automatisieren. Charakteristisch ist die enge Integration in Microsoft 365, insbesondere mit Outlook, Teams und OneDrive. SharePoint bietet individuell anpassbare Websites für Zusammenarbeit, Intranetlösungen oder W

Microsoft Stream ist die Video-Plattform innerhalb von Microsoft 365, die das Hochladen, Speichern, Teilen und Verwalten von Videos in einem geschützten, organisationsinternen Rahmen ermöglicht. Die aktuelle Version – Stream (on SharePoint) – speichert Videos direkt in SharePoint, OneDrive oder Teams, wodurch sie wie andere Dateien verwaltet, versioniert und geteilt werden können. Ausgezeichnet wird Stream durch Funktionen wie automatische Transkription, Untertitel, Kapitelmarken, interaktive Videoansichten und enge Integration in Teams, Viva, Yammer (Engage) und PowerPoint. Videos lassen sich direkt in Seiten, Chats oder Lerninhalte einbetten und mit Microsoft 365-Berechtigungen absichern. Eingesetzt wird Microsoft Stream, um Schulungen, Meetings, Erklärvideos oder Unternehmenskommunikation effizient bereitzustellen – visuell, durchsuchbar und sicher.

Die Suche in SharePoint ist ein zentrales Werkzeug, um Inhalte wie Dokumente, Seiten, Listen und Personen innerhalb einer SharePoint-Umgebung schnell zu finden. Sie basiert auf einem leistungsfähigen Index- und Crawling-System, das Inhalte kontinuierlich analysiert und auffindbar macht. Ausgezeichnet wird die SharePoint-Suche durch ihre Personalisierung, die Integration mit Microsoft 365 (z. B. Viva, Outlook) und die Möglichkeit, Suchergebnisse durch Metadaten und Filter gezielt einzugrenzen. Sie kann über Such-Webparts und benutzerdefinierte Abfragen angepasst werden – auch für organisationsspezifische Szenarien. Eingesetzt wird die Suche, um Wissenssilos aufzubrechen, relevante Informationen schnell verfügbar zu machen und die Produktivität im digitalen Arbeitsplatz zu steigern.

Microsoft Sway ist ein cloudbasiertes Präsentations- und Storytelling-Tool in Microsoft 365, mit dem Nutzer interaktive Berichte, Portfolios, Schulungsunterlagen oder Newsletter erstellen können – ganz ohne Designkenntnisse. Inhalte wie Texte, Bilder, Videos und eingebettete Medien werden automatisch in ein responsives, modernes Layout gebracht, das sich an verschiedene Endgeräte anpasst. Ausgezeichnet wird Sway durch seine einfache Bedienung, kreative Gestaltungsvorlagen und die Möglichkeit, Inhalte direkt aus OneDrive, YouTube oder Bing einzufügen. Sways können über einen Link geteilt, eingebettet oder geschützt veröffentlicht werden. Eingesetzt wird Microsoft Sway, um Informationen visuell ansprechend, mobiloptimiert und schnell konsumierbar zu präsentieren – ideal für interne Kommunikation, Bildung und Präsentationen mit Storytelling-Charakter.

Task Management in Microsoft 365 umfasst die Planung, Zuweisung und Nachverfolgung von Aufgaben mithilfe von Tools wie Microsoft Planner und Microsoft To Do.

• Planner eignet sich für Teamarbeit: Aufgaben werden in Boards mit Buckets, Fälligkeiten und Status organisiert – ideal für Projekte.

• To Do ist für persönliche Aufgaben gedacht und bietet tägliche Checklisten, Erinnerungen und Synchronisation mit Outlook.
  Ausgezeichnet wird das Task Management durch die Integration in Teams, Outlook, Loop und Power Automate, wodurch Aufgaben aus E-Mails, Chats oder Formularen automatisch erstellt werden können. Eingesetzt wird es, um Arbeit sichtbar, koordinierbar und nachvollziehbar zu machen – sowohl individuell als auch im Teamkontext.

Microsoft Teams ist die zentrale Kollaborationsplattform in Microsoft 365, die Chat, Videokonferenzen, Dateifreigabe und App-Integration in einer einheitlichen Oberfläche vereint. Jedes Team besteht aus Kanälen, in denen themenbezogen kommuniziert, gemeinsam gearbeitet und Inhalte wie Dateien, Aufgaben oder Notizen organisiert werden. Ausgezeichnet wird Microsoft Teams durch seine tiefe Integration in Dienste wie SharePoint, Outlook, OneNote, Planner und Power Platform – sowie durch die Möglichkeit, externe Partner sicher einzubinden. Es ersetzt klassische E-Mail-Kommunikation in vielen Szenarien durch transparente, kontextbezogene Zusammenarbeit. Eingesetzt wird Microsoft Teams, um standortübergreifende Teamarbeit effizient, strukturiert und in Echtzeit zu ermöglichen.

SharePoint-Teamsites sind kollaborative Webseiten innerhalb von Microsoft SharePoint, die speziell für die Zusammenarbeit in Arbeitsgruppen oder Projekten erstellt werden. Sie bieten einen zentralen Ort zum Speichern, Bearbeiten und Teilen von Dokumenten sowie zur Koordination von Aufgaben und Informationen. Charakteristisch sind die einfache Einrichtung, die Integration in Microsoft Teams und die Möglichkeit, Berechtigungen individuell zu steuern. Teamsites fördern Transparenz und Effizienz, da alle Beteiligten auf aktuelle Inhalte zugreifen können. Sie werden eingesetzt, um die Teamarbeit zu strukturieren, Abläufe zu digitalisieren und Wissen dauerhaft verfügbar zu mache

Site Templates (Websitevorlagen) in SharePoint sind vordefinierte Layouts und Konfigurationen für neue SharePoint-Websites, die bestimmte Strukturen, Inhalte und Funktionen mitbringen – z. B. für Projektmanagement, Personalwesen oder Kommunikation. Sie enthalten vorbereitete Seiten, Webparts, Listen, Bibliotheken und ggf. Designs oder Regeln. Ausgezeichnet werden Site Templates durch ihre Wiederverwendbarkeit, schnelle Bereitstellung und Konsistenz bei der Erstellung neuer Websites. Benutzer können sowohl von Microsoft bereitgestellte als auch benutzerdefinierte Vorlagen nutzen, die über das Admin Center oder PowerShell bereitgestellt werden. Eingesetzt werden Site Templates, um Zeit zu sparen, Standards durchzusetzen und den Rollout neuer Arbeitsbereiche zu vereinfachen.

Der Term Store (zu Deutsch: Terminologiespeicher) in SharePoint ist ein zentrales Verwaltungswerkzeug für verwaltete Metadaten, also kontrollierte Begriffshierarchien und Schlagwortlisten, die unternehmensweit einheitlich verwendet werden können. Er ermöglicht die Definition sogenannter Term Sets (Begriffssätze), die in Spalten von Listen und Bibliotheken genutzt werden, um Inhalte zu klassifizieren, zu filtern und besser auffindbar zu machen. Ausgezeichnet wird der Term Store durch Mehrsprachigkeit, Wiederverwendbarkeit, zentrale Pflege und die Möglichkeit zur Rechtevergabe auf Begriffe oder Sets. Verwaltete Metadaten unterstützen eine konsistente Informationsarchitektur und verbessern die Navigation, Suche und Automatisierung von Inhalten. Eingesetzt wird der Term Store, um Ordnung, Governance und Transparenz in der digitalen Dokumentenverwaltung sicherzustellen.

Trigger in Power Automate sind Startpunkte eines automatisierten Flows – sie lösen den Ablauf aus, sobald ein definiertes Ereignis eintritt. Es gibt verschiedene Trigger-Typen, z. B. automatische Trigger (wie „Wenn eine Datei erstellt wird“), manuelle Trigger (z. B. per Button in der App) oder zeitgesteuerte Trigger (Scheduled Flows). Ausgezeichnet werden Trigger durch ihre große Auswahl, Konfigurierbarkeit und die Möglichkeit, auf Datenänderungen, Benutzereingaben oder externe Signale zu reagieren. Sie bilden die Grundlage für jeden Flow und definieren, wann und unter welchen Bedingungen ein Prozess startet. Eingesetzt werden Trigger, um Prozesse genau dann zu automatisieren, wenn es sinnvoll ist – z. B. bei neuen Formularen, eingehenden E-Mails oder zeitkritischen Ereignissen.

UI Customization in SharePoint bezeichnet die individuelle Gestaltung und Erweiterung der Benutzeroberfläche – mit Technologien wie SPFx (SharePoint Framework), JSON Column Formatting und PnP (Patterns and Practices).

• SPFx ermöglicht die Entwicklung moderner Webparts und Erweiterungen mit HTML, TypeScript und React.

• JSON wird genutzt, um Listen- und Spaltenansichten ohne Codeaufwand visuell anzupassen.

• PnP stellt wiederverwendbare Community-gestützte Skripte, Vorlagen und Komponenten für standardisierte UI-Anpassungen bereit.
  Ausgezeichnet wird UI Customization durch Flexibilität, Responsive Design und die tiefe Integration in Microsoft 365. Eingesetzt wird sie, um Nutzeroberflächen funktional und visuell an Unternehmensanforderungen anzupassen – von einfachen Hervorhebungen bis hin zu komplexen, interaktiven Anwendungen.

Update Channels in Microsoft 365 bestimmen, wie schnell und in welcher Häufigkeit Nutzer neue Funktionen, Updates und Sicherheitsverbesserungen erhalten – insbesondere für Office-Apps wie Word, Excel, Outlook oder Teams. Es gibt mehrere Kanäle, darunter:

• Current Channel: Schnellster Zugang zu neuen Funktionen, monatliche Updates

• Monthly Enterprise Channel: Monatliche Updates mit höherer Stabilität

• Semi-Annual Enterprise Channel: Nur zweimal jährlich Updates, besonders stabil und gut getestet

• Beta/Insider Channels: Für Tests und frühe Einblicke in kommende Funktionen

Ausgezeichnet wird dieses Modell durch Flexibilität für verschiedene IT-Strategien – vom Innovationstreiber bis zur stabilitätsfokussierten Umgebung. Eingesetzt werden Update Channels, um Rollouts gezielt zu steuern, Risiken zu minimieren und Nutzergruppen entsprechend ihrer Anforderungen zu versorgen. Die Microsoft 365 Roadmap informiert transparent über geplante, laufende und ausgelieferte Updates in den jeweiligen Kanälen.

User Profile (Benutzerprofil) in SharePoint und Microsoft 365 ist ein zentrales Informationsmodell, das persönliche Daten wie Name, Position, Abteilung, Standort, Interessen oder Fähigkeiten eines Nutzers speichert und darstellt. In SharePoint dient der Benutzerprofilservice dazu, diese Daten aus Verzeichnissen wie Microsoft Entra ID (ehemals Azure Active Directory) zu synchronisieren und für personalisierte Funktionen (z. B. Zielgruppen, Mein Microsoft 365-Profil, People Cards) bereitzustellen. Ausgezeichnet wird das Benutzerprofil durch seine Integration in verschiedene Dienste, die Suchbarkeit und die Möglichkeit, Organisationseinblicke zu verbessern. Nutzer können ihre Profile teilweise selbst pflegen, während Administratoren bestimmte Felder zentral verwalten. Eingesetzt wird der User Profile Service, um Zusammenarbeit zu fördern, Inhalte zu personalisieren und Organisationsstrukturen transparent abzubilden.

Versioning (Versionierung) in SharePoint und Microsoft 365 ist eine Funktion, die automatisch frühere Zustände von Dateien, Listen- oder Bibliothekseinträgen speichert und wiederherstellbar macht. Jede Änderung erzeugt eine neue Version, die mit Zeitstempel, Autor und Kommentaren dokumentiert wird – je nach Einstellung als Haupt- (1.0) oder Nebenversion (1.1). Ausgezeichnet wird Versioning durch Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Schutz vor Datenverlust, insbesondere bei der Zusammenarbeit mehrerer Personen. Nutzer können ältere Versionen vergleichen, wiederherstellen oder dauerhaft löschen, abhängig von den Berechtigungen. Eingesetzt wird Versioning, um Änderungsverläufe zu dokumentieren, Fehler rückgängig zu machen und die Qualitätssicherung digitaler Inhalte sicherzustellen.

Views (Ansichten) in SharePoint-Listen und -Bibliotheken sind gespeicherte Darstellungen von Daten, die bestimmte Filter, Sortierungen, Gruppierungen und ausgewählte Spalten zeigen – je nach Anwendungszweck oder Zielgruppe. Es gibt Standardansichten (z. B. „Alle Elemente“) sowie benutzerdefinierte Ansichten, die als Liste, Kalender, Galerie oder Kachelansicht dargestellt werden können. Ausgezeichnet wird die View-Funktion durch ihre Flexibilität, Benutzerfreundlichkeit und die Möglichkeit, persönliche oder öffentliche Ansichten bereitzustellen. Power-User können Ansichten zusätzlich mit JSON formatieren, um Inhalte visuell hervorzuheben. Eingesetzt werden Views, um Informationen gezielt zu strukturieren, die Übersichtlichkeit zu erhöhen und nutzerorientiertes Arbeiten mit großen Datenmengen zu ermöglichen.

Microsoft Visio ist ein Diagramm- und Visualisierungstool aus der Microsoft 365-Familie, das zur Erstellung von Flussdiagrammen, Prozessen, Organigrammen, Netzplänen, Grundrissen und anderen strukturierten Visualisierungen verwendet wird. Es bietet eine Vielzahl an Vorlagen und Formen, unterstützt Drag-and-Drop-Bearbeitung und lässt sich mit Datenquellen wie Excel oder SharePoint verbinden. Ausgezeichnet wird Visio durch seine präzise Layoutkontrolle, Datenverknüpfung und die Möglichkeit, Diagramme online über Visio für das Web oder in Teams und SharePoint einzubetten. Visio-Dateien können gemeinsam bearbeitet, kommentiert und versioniert werden. Eingesetzt wird Visio, um komplexe Zusammenhänge verständlich darzustellen, Prozesse zu dokumentieren und technische oder geschäftliche Abläufe visuell zu planen.

Microsoft Viva ist die Employee-Experience-Plattform von Microsoft 365, die Produktivität, Wohlbefinden, Lernen und Wissensmanagement in den digitalen Arbeitsplatz integriert – direkt in Microsoft Teams. Sie besteht aus mehreren Modulen, u. a.:

• Viva Insights: Liefert datengestützte Empfehlungen zu Fokuszeit, Pausen, Meetings und Zusammenarbeit – für Mitarbeitende, Führungskräfte und Organisationen.
• Viva Connections: Bindet das Intranet (z. B. SharePoint Home Site) in Teams ein und bietet eine zentrale Startseite für Kommunikation, News und Ressourcen.
• Viva Learning: Integriert formale und informelle Lerninhalte aus verschiedenen Quellen wie Microsoft Learn, LinkedIn Learning oder unternehmenseigenen Trainings direkt in den Arbeitsalltag – mit personalisierten Empfehlungen und einfachem Zugriff über Microsoft Teams.

Ausgezeichnet wird Viva durch nahtlose Integration, Personalisierung und eine starke Verbindung von Kommunikation, Lernen und Wohlbefinden. Eingesetzt wird Viva, um Mitarbeitende zu stärken, Wissen sichtbar zu machen und eine moderne, vernetzte Unternehmenskultur zu fördern.

Webparts sind modulare Bausteine in SharePoint Online, mit denen Inhalte und Funktionen flexibel auf Seiten eingefügt werden können – z. B. Texte, Bilder, Dokumente, Listen, News, Kalender oder Power BI-Dashboards. Sie ermöglichen die individuelle Gestaltung von Seitenlayouts, ohne Programmierkenntnisse zu benötigen. Ausgezeichnet werden Webparts durch ihre einfache Bedienung, responsives Design und die Möglichkeit zur Integration externer Inhalte und interaktiver Elemente (z. B. Forms, Videos, Karten). Moderne Webparts basieren auf dem SharePoint Framework (SPFx) und lassen sich bei Bedarf auch benutzerdefiniert entwickeln. Eingesetzt werden Webparts, um SharePoint-Seiten visuell ansprechend, funktional und zielgruppengerecht zu gestalten.

Eine Website in SharePoint ist eine einzelne Seite oder Plattform, auf der Inhalte wie Dokumente, Listen oder Webparts für bestimmte Teams oder Projekte bereitgestellt werden. Eine Website-Sammlung ist eine hierarchisch strukturierte Einheit, die eine Hauptwebsite (Root Site) und mehrere untergeordnete Websites enthalten kann – alle mit gemeinsamen Einstellungen, Berechtigungen und Features. Der Unterschied liegt also in der Ebene: Die Website-Sammlung ist der übergeordnete Container, während einzelne Websites darin organisiert sind. In SharePoint Online ist dieser Unterschied technisch weiterhin vorhanden, aber durch moderne Architektur (z. B. Hub Sites und flache Strukturen) weniger relevant für die tägliche Nutzung. Heute empfiehlt Microsoft in der Cloud eine flache Struktur mit mehreren eigenständigen Websites, die über Hub-Sites logisch verbunden werden, anstatt klassische hierarchische Website-Sammlungen zu verwenden.

Microsoft Whiteboard ist eine digitale, cloudbasierte Tafel für visuelle Zusammenarbeit in Echtzeit, die in Microsoft 365 und insbesondere in Teams-Besprechungen integriert ist. Nutzer können gemeinsam zeichnen, schreiben, Notizen anheften, Formen verwenden und Inhalte strukturieren – ideal für Brainstormings, Workshops oder Planungen. Ausgezeichnet wird Whiteboard durch seine plattformübergreifende Verfügbarkeit (Web, App, Teams), die einfache Bedienung und die Integration mit Stift- und Touch-Eingaben. Inhalte lassen sich speichern, exportieren und später weiterbearbeiten. Eingesetzt wird Microsoft Whiteboard, um kreative Prozesse zu fördern, hybride Meetings interaktiv zu gestalten und Ideen visuell und kollaborativ zu entwickeln.

Eine Wiki Page in SharePoint ist ein einfach bearbeitbarer Seitentyp, der zur gemeinschaftlichen Erstellung und Strukturierung von Inhalten genutzt wird – ähnlich wie ein digitales Notizbuch oder internes Nachschlagewerk. Nutzer können direkt im Browser Texte schreiben, formatieren, verlinken und Bilder einfügen, ohne technische Vorkenntnisse. Ausgezeichnet wird die Wiki Page durch ihre einfache Handhabung, schnelle Bearbeitbarkeit und die Möglichkeit zur internen Verlinkung zwischen Seiten. In klassischen SharePoint-Umgebungen war sie ein verbreitetes Mittel zur Dokumentation, z. B. von Projektwissen oder Prozessen. Eingesetzt wird die Wiki Page, um Wissen niedrigschwellig zu dokumentieren, Informationen zu teilen und gemeinsam weiterzuentwickeln – wird aber zunehmend durch moderne Seitenformate ersetzt.

Workflows in SharePoint und Microsoft 365 sind automatisierte Abläufe, die vordefinierte Prozesse wie Genehmigungen, Benachrichtigungen oder Aufgabensteuerung abbilden – ohne manuelle Zwischenschritte. Früher wurden sie mit SharePoint Designer erstellt, heute vor allem mit Power Automate, das flexiblere und cloudbasierte Möglichkeiten bietet. Ausgezeichnet werden moderne Workflows durch ihre visuelle Erstellung, Integration mit hunderten Diensten und die Unterstützung komplexer Bedingungen, Schleifen und Trigger. Sie helfen, Prozesse zu standardisieren, Fehler zu vermeiden und Reaktionszeiten zu verkürzen. Eingesetzt werden Workflows, um Routineaufgaben zu automatisieren, Transparenz zu schaffen und die digitale Zusammenarbeit effizienter zu gestalten.

XML-Formulare in SharePoint – insbesondere erstellt mit Microsoft InfoPath – waren strukturierte, formularbasierte Eingabemasken, die auf XML-Daten basierten und in SharePoint-Listen oder Bibliotheken integriert wurden. InfoPath ermöglichte es, komplexe Formulare mit Regeln, Validierungen und Datenverbindungen ohne Programmierung zu erstellen. Ausgezeichnet wurde dieses Modell durch seine Flexibilität und tiefe SharePoint-Integration – z. B. zur Abbildung von Genehmigungsprozessen oder Datenabfragen. Allerdings ist InfoPath seit 2014 abgekündigt und wird seit 2026 offiziell nicht mehr unterstützt. Eingesetzt wurden XML-Formulare, um strukturierte Daten zu erfassen und in Workflows einzubinden – werden heute jedoch zunehmend durch Power Apps und Forms ersetzt.

XRM (Extended Relationship Management) ist ein Konzept, das über klassisches CRM (Customer Relationship Management) hinausgeht und die flexible Verwaltung beliebiger Beziehungs- und Datenstrukturen beschreibt – z. B. für Partner, Projekte, Verträge, Prozesse oder Maschinen. In der Microsoft Power Platform (insbesondere mit Dataverse, Power Apps und Power Automate) lässt sich XRM als individuelle, anpassbare Geschäftsanwendung umsetzen – oft auf Basis von Dynamics-365-Modulen oder komplett eigenständig. Ausgezeichnet wird XRM durch seine hohe Anpassbarkeit, Wiederverwendbarkeit von Datenmodellen und die Möglichkeit, komplexe Beziehungen zwischen Entitäten abzubilden. Es erlaubt Organisationen, individuelle Geschäftsfälle zu digitalisieren, ohne jedes Mal bei null zu beginnen. Eingesetzt wird XRM, um branchenspezifische oder unternehmensinterne Prozesse effizient zu modellieren, automatisieren und zentral zu verwalten.

Yammer, heute als Viva Engage in Microsoft 365 weitergeführt, ist eine unternehmensweite, soziale Plattform für den offenen Austausch, die Diskussion über Themen, die Förderung der Unternehmenskultur und die Vernetzung über Abteilungsgrenzen hinweg. Sie ermöglicht Communities, Ankündigungen, Fragen, Umfragen und Storylines – ähnlich wie in sozialen Netzwerken – direkt integriert in Microsoft Teams und Outlook. Ausgezeichnet wird Viva Engage durch asynchrone Kommunikation, Führungskräfte-Engagement, mobile Nutzbarkeit und die Unterstützung für informelles Lernen und Wissenstransfer. Die Plattform ergänzt formale Kommunikationswege wie E-Mail oder Intranet durch dialogorientierte und interaktive Formate. Eingesetzt wird Viva Engage, um Beteiligung zu stärken, Wissen sichtbar zu machen und eine lebendige, vernetzte Unternehmenskultur aufzubauen.

Zeitgesteuerte Flows (Scheduled Flows) in Power Automate sind automatisierte Abläufe, die nach einem festgelegten Zeitplan – z. B. täglich, wöchentlich oder stündlich – ausgeführt werden, unabhängig von externen Ereignissen. Sie starten durch einen zeitbasierten Trigger und führen anschließend definierte Aktionen aus, etwa das Versenden von Berichten, das Synchronisieren von Daten oder das Prüfen von Bedingungen. Ausgezeichnet werden Scheduled Flows durch ihre Zuverlässigkeit, einfache Konfiguration und Integration mit verschiedensten Microsoft-365- und Drittanbieterdiensten. Sie laufen im Hintergrund, entlasten manuelle Routinen und sorgen für gleichbleibende Prozessqualität. Eingesetzt werden zeitgesteuerte Flows, um regelmäßige Aufgaben zu automatisieren, Fristen einzuhalten und Datenprozesse effizient zu steuern.

Die Zentraladministration (Central Administration) ist die zentrale, webbasierte Verwaltungsoberfläche für SharePoint On-Premise, über die Administratoren die gesamte Farm konfigurieren, überwachen und steuern. Hier werden grundlegende Einstellungen vorgenommen – etwa für Dienste, Webanwendungen, Authentifizierung, Benutzerprofile, Suche, Backups und Upgrades. Ausgezeichnet wird die Zentraladministration durch ihre umfassende Kontrolle über alle Server- und Dienstkomponenten sowie ihre strukturierte Benutzeroberfläche. Sie ist nur für Farmadministratoren zugänglich und läuft in der Regel auf einem dedizierten Server innerhalb der SharePoint-Farm. Eingesetzt wird die Zentraladministration, um Betrieb, Sicherheit und Skalierung einer SharePoint-Infrastruktur zentral zu verwalten und unternehmensweite Funktionen bereitzustellen.

Zugriffsrechte bzw. Zugriffskontrolle in SharePoint und Microsoft 365 regeln, wer auf welche Inhalte zugreifen, sie anzeigen, bearbeiten oder verwalten darf – basierend auf Benutzern, Gruppen und Berechtigungsstufen. Sie werden auf verschiedenen Ebenen vergeben (Website, Bibliothek, Ordner, Datei) und können vererbt oder gezielt angepasst werden. Ausgezeichnet wird das System durch seine Granularität, Integration mit Microsoft Entra ID und die Möglichkeit, auch externe Gäste kontrolliert einzubinden. Administratoren behalten über Protokolle, Freigaberichtlinien und Rollenmodelle (z. B. Besitzer, Mitglied, Besucher) die Übersicht und Sicherheit. Eingesetzt werden Zugriffsrechte, um Datenschutz, Governance und zielgerichtete Zusammenarbeit in digitalen Arbeitsräumen sicherzustellen.