MyInvoices: Die Schritte

1. Belegerfassung leicht gemacht

a) E-Rechnungen automatisch erkennen

Sobald eine E-Rechnung per Mail, Upload oder Schnittstelle im System eingeht, startet MyInvoices automatisch mit der Belegerkennung. Die Software analysiert die Datei, extrahiert alle relevanten Stammdaten wie:

Kreditor
Rechnungsnummer
Rechnungsdatum
Beträge
Zahlungsziel
USt.-ID / Steuersätze

Diese Daten stehen sofort zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung – ohne manuelles Abtippen.

b) Analoge Rechnungen digitalisieren

Auch klassische Papierrechnungen oder eingescannte PDFs (z. B. aus dem EU-Ausland) lassen sich mit Hilfe der integrierten Texterkennung problemlos verarbeiten. Die OCR-Technologie liest alle wesentlichen Angaben aus und bereitet sie digital auf.

2. Automatische Vorkontierung: So wird aus einem Beleg ein Buchungsvorschlag

Nach der Erfassung geht es an die Kontierung – das bedeutet: Die Zuordnung der Rechnung zu Kostenstellen, Sachkonten, Währungen und Buchungsschlüsseln. MyInvoices nutzt hierzu:

hinterlegte Systemtabellen für Kreditoren, Sachkonten etc.
Unternehmenslogik für wiederkehrende Buchungen („Dauerbuchungen“)
Benutzerprofile (z. B. Abteilung, Budgetverantwortung)

Sie können definieren, wie Belege je nach Inhalt oder Absender automatisch vorkontiert werden. Das System lernt mit – einmal freigegebene Regeln können dauerhaft für ähnliche Vorgänge gelten.

3. Digitale Freigabeprozesse: Sicher, schnell und transparent

a) Wer darf was? Rollenspezifische Freigaben

Je nach Betrag und Kontext entscheidet das System automatisch, welche Rolle eine Freigabe erteilen muss. Zum Beispiel:

bis 500 €: Sachbearbeitung
bis 5.000 €: Kostenstellenverantwortliche
darüber hinaus: Geschäftsführung

Diese Freigabestufen und Betragsgrenzen können Sie im Workflow-Manager individuell festlegen – auch ein Vier-Augen-Prinzip ist mit wenigen Klicks aktiviert.

b) Die Inbox zeigt, was ansteht

Mitarbeitende erhalten automatisch eine Nachricht (z. B. per E-Mail), wenn eine Freigabe aussteht. In ihrer persönlichen MyInbox sehen sie alle offenen Aufgaben – gefiltert nach:

Mandant
Abteilung
Rolle

Nur die jeweils relevanten Vorgänge werden angezeigt. Das reduziert Suchzeiten und Fehlerquellen.

4. Von der Rechnung zur Zahlung: Der Belegstapel

Nach erfolgter Freigabe erstellt MyInvoices automatisch einen sogenannten DATEV-konformen Buchungsstapel. Doch was genau ist das?

Ein Buchungsstapel ist eine strukturierte Datei, in der alle geprüften und kontierten Buchungsvorgänge gesammelt sind – bereit für den Import in Ihre Buchhaltungssoftware (z. B. DATEV Rechnungswesen). Diese Vorgehensweise spart Zeit, reduziert Fehler und erleichtert die Übergabe an Steuerberater oder Finanzabteilungen.

Der Buchungsstapel enthält alle relevanten Informationen, wie:

Rechnungsbetrag
Buchungsschlüssel
Sachkonto
Währung
Skontofrist
Referenznummern

Nach der Übergabe werden die Belege schreibgeschützt gespeichert – das verhindert unautorisierte Änderungen.

5. Archivierung: Sicher. Revisionsfest. Manipulationsgeschützt.

Spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung zeigt sich: Ein gutes System sorgt nicht nur für Effizienz, sondern auch für Nachvollziehbarkeit und rechtssichere Aufbewahrung.

MyInvoices unterstützt die dauerhafte Archivierung Ihrer Belege. Als zertifizierter Partner nutzt die Lösung optional das von KPMG getestete Archivsystem JobRouter. Das bedeutet für Sie:

alle Schritte sind protokolliert
alle Belege sind unveränderlich abgelegt
Zugriff über Webbrowser und mobile Geräte möglich
Prüferzugang („Read-Only“) für Betriebsprüfungen inklusive

Papierakten im Keller gehören damit endgültig der Vergangenheit an.

6. Integration in Ihre Arbeitsumgebung: Microsoft 365 und mehr

MyInvoices lässt sich nahtlos in Ihre vorhandene Microsoft-Umgebung integrieren:

Anmeldung per Single Sign-On (SSO)
Nutzung bestehender Benutzerrollen
Multifaktor-Authentifizierung (MFA)
Datenbereitstellung in SharePoint-Bibliotheken (optional)
Export in verschiedene Systeme (DATEV, SAP, …)

Die Anwendung läuft vollständig in Ihrem Browser – ohne lokale Installation. Auch für hybride oder vollständig digitale Arbeitsmodelle ist sie bestens geeignet.