Suchen Ihre Mitarbeitenden noch oder finden sie schon?

Die Reiserichtlinie ist dokumentiert.

Der Bestellprozess ist beschrieben.

Die Informationen zum Onboarding neuer Mitarbeitender liegen im Intranet.

Und trotzdem werden jeden Tag dieselben Fragen gestellt.

„Wo finde ich die aktuelle Reiserichtlinie?“

„Wie beantrage ich eine Bestellung?“

„Welche Regel gilt für Homeoffice?“

Die Antwort folgt häufig nicht über die Suche. Stattdessen wird eine Kollegin angerufen, eine Teams-Nachricht verschickt oder ein Experte auf dem Flur angesprochen.

Das Problem ist dabei selten fehlendes Wissen.

Das Problem ist fehlende Auffindbarkeit.

Wenn Wissen vorhanden ist, warum wird es nicht genutzt?

In den meisten Unternehmen existieren große Mengen an dokumentiertem Wissen:

  • Richtlinien und Handbücher
  • Projekt- und Prozessdokumentationen
  • Fachbereichsinformationen
  • Wissensdatenbanken
  • SharePoint-Portale und Intranets

Für Anwender beginnt die Herausforderung jedoch nicht beim Inhalt, sondern bei der Suche.

Sie müssen wissen:

  • Wo die Information abgelegt wurde
  • Unter welchem Begriff sie gesucht werden kann
  • Welche Version aktuell ist
  • Welche Dokumente überhaupt relevant sind

Je größer die Organisation wird, desto schwieriger wird diese Orientierung.

Die Folge: Experten werden zur Suchmaschine

Fachspezialisten verbringen einen überraschend großen Teil ihrer Zeit damit, immer wieder dieselben Fragen zu beantworten.

Nicht weil die Informationen geheim wären.

Nicht weil die Informationen fehlen würden.

Sondern weil Menschen lieber jemanden fragen, der die Antwort kennt, als sich durch zahlreiche Dokumente zu arbeiten.

Das führt zu mehreren Herausforderungen:

  • Experten werden mit Standardfragen belastet
  • Wissensvermittlung skaliert nicht
  • Informationen bleiben von einzelnen Personen abhängig
  • Wertvolle Arbeitszeit geht verloren

Gleichzeitig bleiben wichtige Themen häufig liegen, weil Kapazitäten durch wiederkehrende Rückfragen gebunden werden.

SharePoint Agents: Wissen wird gesprächsbasiert zugänglich

Mit den SharePoint Agents innerhalb von Microsoft 365 entsteht ein neuer Zugang zu vorhandenem Wissen.

Anwender müssen nicht mehr zuerst das richtige Dokument finden.

Stattdessen können sie ihre Frage in natürlicher Sprache stellen:

„Welche Regel gilt aktuell für Dienstreisen?“

„Wie läuft unser Freigabeprozess für Bestellungen?“

„Welche Informationen gibt es zum Onboarding?“

Der Agent greift auf die veröffentlichten und freigegebenen Inhalte einer SharePoint-Quelle zurück und unterstützt dabei, relevante Informationen schneller zugänglich zu machen.

Damit wird vorhandenes Wissen nicht neu erstellt.

Es wird einfacher nutzbar.

Der eigentliche Mehrwert liegt nicht in der KI

Viele Diskussionen rund um KI konzentrieren sich auf neue Funktionen.

Der größere Nutzen entsteht jedoch oft an einer anderen Stelle:

Wissen wird von einer Sammlung von Dokumenten zu einem Gesprächspartner.

Mitarbeitende müssen nicht mehr wissen, wo eine Information gespeichert wurde.

Sie müssen nur wissen, welche Frage sie stellen möchten.

Gerade für Themen wie:

  • Reiserichtlinien
  • HR-Richtlinien
  • IT-Serviceinformationen
  • Qualitätsmanagement
  • Projektwissen
  • Fachbereichsdokumentationen

kann dies den Zugang zu Informationen deutlich vereinfachen.

 

Was bedeutet das für die IT?

Für die IT geht es nicht nur um die Einführung einer weiteren KI-Funktion.

Es geht um:

  • höhere Nutzung bestehender SharePoint-Inhalte
  • bessere Auffindbarkeit von Wissen
  • Entlastung von Service- und Supportteams
  • stärkere Akzeptanz von Wissensplattformen

Gleichzeitig zeigt sich ein wichtiger Zusammenhang:

Gute KI-Ergebnisse benötigen gut strukturierte Informationen.

Wer von SharePoint Agents profitieren möchte, sollte deshalb auch Informationsarchitektur, Metadaten, Governance und Inhaltsqualität betrachten.

 

Was bedeutet das für Fachbereiche und Führungskräfte?

Jede Organisation verfügt über Expertenwissen.

Die eigentliche Herausforderung besteht darin, dieses Wissen skalierbar zu machen.

Wenn wiederkehrende Standardfragen automatisch beantwortet werden können, gewinnen Fachspezialisten Zeit für:

  • komplexe Fragestellungen
  • Innovationsprojekte
  • Verbesserungsinitiativen
  • Themen, die bisher immer wieder verschoben wurden

Aus Wissen wird so ein verfügbarer Unternehmenswert statt einer persönlichen Ressource einzelner Experten.

 

Fazit

Die meisten Unternehmen haben kein Wissensproblem.

Sie haben ein Auffindbarkeitsproblem.

SharePoint Agents können helfen, vorhandenes Wissen einfacher zugänglich zu machen und den Weg von der Suche zur Antwort deutlich zu verkürzen.

Die entscheidende Frage lautet daher nicht:

„Haben wir die Informationen dokumentiert?“

Sondern:

„Können unsere Mitarbeitenden die Informationen genau dann finden, wenn sie sie benötigen?“