«Wenn unsere Organisation wüsste, was unsere Organisation alles weiß»: Sie kennen den Spruch aus der Tiefe eines Unternehmens sicherlich. Und tatsächlich ist das Unternehmenswissen ja meistens sorgfältig gelocht im Schrank abgeheftet, belegt auf hunderte Threads verteilt den Posteingang in Outlook oder liegt unauffindbar verstreut auf Festplatten, Abteilungsservern und «in der Cloud»!

Ein seltsamer Befund, denn schnell das Richtige zu finden ist der Schlüssel zu effizientem Arbeiten – gerade im Digitalen, wo die Menge an Informationen exponentiell wächst. Damit wir uns effizient durch die Massen an Inhalten, Dokumenten und Daten hindurcharbeiten können, brauchen wir eine durchdachte Suchfunktion. SharePoint setzt dazu einen klugen Ansatz ein: Alle Dokumente, die hochgeladen werden, alle Listen und Dateien, die bearbeitet werden, können strukturiert gespeichert werden: Metadaten sind das Stichwort. Das Suchcenter nutzt diese Metadaten klug, um die Suche noch besser zu machen.

Was ist ein Suchcenter?

Im Suchcenter von SharePoint können Sie als Nutzerin oder Nutzer alle möglichen Informationen aus den unterschiedlichsten Quellen innerhalb von SharePoint und oft auch darüber hinaus durchsuchen. Das Suchcenter ist buchstäblich der zentrale Ort, an dem Sie alle noch so verstreuten Informationen finden und direkt weiterverarbeiten können: Sie klicken auf das gesuchte und gefundene Dokument im Suchcenter und können es direkt öffnen und darin arbeiten. Sie finden hier aber nicht nur Dokumente; auch Personen (interne vor allem, aber auch externe), Listen, Medien und sogar externe Quellen, wenn sie angebunden sind.

Die Ausbau-Stufen eines Suchcenters

Sie können ein professionelles Suchcenters in SharePoint in verschiedenen Stufen auf- und ausbauen:

1. Basiskonfiguration der Suche

In der ersten Stufe geht es darum, eine funktionale Basis für die Suche bereitzustellen. Wir richten für Sie die grundlegenden Suchwebparts ein und legen die Quellen fest, in denen gesucht werden soll. Das können  Dokumentenbibliotheken, Listen und Bibliotheken sein. Dies ist der grundlegende Schritt, um die Suche auf einfache Weise zu aktivieren und sie auf den wichtigsten Inhalt zu fokussieren.

2. Erweiterte Konfiguration und Filter

In dieser Phase ergänzen wir die Suche um erweiterte Filtermöglichkeiten. Nutzer können nun nicht nur nach Schlüsselbegriffen suchen, sondern auch nach den oben erwähnten Metadaten, wie etwa dem Erstellungsdatum, dem Dokumententyp oder anderen Tags. Mit diesen Metadaten wird die Suche schneller und präziser, oft reichen zwei oder drei Klicks, um aus hunderttausenden von Inhalten eine «Shortlist» zu erstellen.

3. Personalisierung der Suchergebnisse

In einer fortgeschrittenen Konfiguration kann die Suche personalisiert werden: Nun erhalten alle Nutzerinnen und Nutzer individuelle Ergebnisse für ihr jeweiliges Suchinteresse und Aufgabengebiet. Dazu integrieren wir die Benutzerprofile und die Aktivitäten der Nutzerinnen und Nutzer in die Suchlogik. Die Suche liefert dann die (beispielsweise) zehn von Ihnen am häufigsten bearbeiteten Dokumente und Listen der letzten Tage als erstes aus: Diese haben offensichtlich eine höhere Relevanz für Sie als andere Inhalte. Aus diesen personenbezogenen Präferenzen lernt die Suchmaschine und liefert Ihnen immer relevantere Informationen für Sie aus.

4. Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen

Der Schritt zur höchsten Ausbau-Stufe ist damit nicht mehr groß: Maschinelles Lernen und Künstliche Intelligenz (KI) in der Suchmaschine integriert. SharePoint nutzt hier Technologien wie Microsoft Search, die auf KI basieren, um die Suchergebnisse kontinuierlich zu verbessern. Die KI versteht Kontexte besser und lernt, welche Informationen am häufigsten benötigt werden. Dies führt zu einer fortlaufend besseren Trefferquote und einer noch präziseren Nutzererfahrung.

Wie funktioniert eine effiziente Suche?

Ein professionelles Suchcenter funktioniert nicht nur durch einfache Textsuche; viele weitere Technologien und Prozesse arbeiten zusammen, damit die Informationsbeschaffung präziser und schneller werden kann. Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

1. Indexierung von Inhalten

Bevor eine Suche effektiv funktioniert, müssen alle Inhalte in einem Index erfasst werden. SharePoint sorgt dafür, dass alle Daten, Dokumente und Informationen, die in der Plattform gespeichert sind, durch einen Suchindex erfasst werden. Dieser Index ist eine Art Inhaltsverzeichnis, das es ermöglicht, die relevanten Informationen schnell zu finden, ohne die gesamte Datenbank durchsuchen zu müssen.

2. Suchabfragen und Algorithmen

Die eigentliche Suchanfrage wird über Algorithmen bearbeitet, die auf der Volltextsuche basieren. SharePoint verwendet dabei eine Kombination aus verschiedenen Suchtechniken, darunter auch Fuzzy-Suche (um ähnliche Begriffe zu finden) und semantische Suche (um den Kontext zu verstehen). Dies stellt sicher, dass nicht nur exakte Treffer, sondern auch verwandte oder ähnliche Begriffe gefunden werden.

3. Verfeinerung durch Metadaten und Filter

Zusätzlich zur einfachen Volltextsuche kann die Suche mit Metadaten und Filtern angereichert werden. Nutzer können beispielsweise nach Dokumenten suchen, die von bestimmten Personen erstellt wurden oder die in einem bestimmten Zeitraum veröffentlicht wurden. Filtermöglichkeiten sorgen dafür, dass die Ergebnisse gezielt auf den gewünschten Bereich eingegrenzt werden.

4. Intelligente Empfehlungen

Die moderne Suchfunktion von SharePoint verwendet KI-gestützte Algorithmen, um nicht nur die besten Treffer anzuzeigen, sondern auch um intelligente Empfehlungen basierend auf der bisherigen Interaktion des Nutzers zu bieten. Relevant ist, was Sie bereits mehrfach gesucht, besucht oder benutzt haben. Andere Inhalte sind offensichtlich weniger relevant für Sie.

Warum ist eine gut konfigurierte Suche wichtig?

Eine optimierte und professionell konfigurierte Suchfunktion bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

1. Zeiteinsparung und Produktivität

Eine schnelle und präzise Suche spart Zeit. Mitarbeiter müssen nicht mehr durch unzählige Ordner und Dokumente navigieren, sondern finden relevante Informationen in Sekundenbruchteilen. Das reduziert den Aufwand und erhöht die Produktivität erheblich. Studien haben gezeigt, dass ein großer Teil der Arbeitszeit in Unternehmen für das Suchen von Informationen verschwendet wird. Eine gut konfigurierte Suche kann diesen Aufwand signifikant reduzieren.

2. Wissensmanagement und Kollaboration

Ein effektives Suchcenter fördert auch das Wissensmanagement innerhalb eines Unternehmens. Indem Mitarbeiter schnell auf bestehende Dokumente zugreifen können, ohne sie selbst erstellen zu müssen, wird Wissen im Unternehmen besser geteilt. Kollaborationen zwischen verschiedenen Abteilungen werden durch eine transparente und effiziente Suche unterstützt, da relevante Informationen schnell gefunden und verwendet werden können.

3. Fehlerreduktion

Eine präzise Suche führt zu weniger Missverständnissen und Fehlern. Wenn Informationen korrekt gefunden werden, können falsche Entscheidungen aufgrund unvollständiger oder falscher Daten vermieden werden. Dies ist besonders in größeren Unternehmen von Bedeutung, wo viele Daten und Dokumente gleichzeitig bearbeitet werden.

4. Bessere Entscheidungsfindung

Zugriff auf aktuelle und relevante Informationen in Echtzeit unterstützt die Entscheidungsfindung auf allen Ebenen. Entscheider können schnell auf die richtigen Berichte und Analysen zugreifen und fundierte Entscheidungen treffen, die das Unternehmen voranbringen.

5. Skalierbarkeit und Zukunftsfähigkeit

Ein gut konzipiertes Suchcenter ist flexibel und skalierbar. Es wächst mit den Anforderungen Ihres Unternehmens und ermöglicht es Ihnen, auch in Zukunft problemlos auf neue Datenquellen und Informationstechnologien zuzugreifen. Diese Flexibilität ist entscheidend, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Fazit

Ein professionelles Suchcenter in SharePoint ist weit mehr als nur eine technische Spielerei – es ist ein unverzichtbares Werkzeug für jedes Unternehmen, das seine Informationsflut effektiv beherrschen möchte. Durch eine gezielte Konfiguration und intelligente Anpassungen wird die Arbeit effizienter, Fehler werden minimiert, und die Produktivität wird gesteigert. Letztendlich sorgt eine gut funktionierende Suchlösung dafür, dass Unternehmen schnell und präzise auf die benötigten Informationen zugreifen können, was die Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung erheblich erleichtert.