Digitalisierung heißt: Schneller, fehlerloser, effizienter. Althergebrachte Arbeitsprozesse sind oft umständlich und ineffektiv – und manche provozieren geradezu Fehler und Missverständnisse. Daher: lasst solche Routineaufgaben doch lieber die Maschine machen und entlastet die Mitarbeitenden, die sich um wichtigere Dinge kümmern können. Let Power Automate do the job!.

Power Automate ist eine Anwendung der Microsoft Power Platform, die hilft, Ihre internen Prozesse zu automatisieren – ganz ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse.

Was ist Power Automate?

Power Automate ist ein cloudbasierter Automatisierungsdienst von Microsoft. Die Plattform ermöglicht es, sogenannte Flows zu erstellen: automatisierte Abläufe, die unterschiedliche Anwendungen und Dienste miteinander verknüpfen und Aktionen eigenständig ausführen. Diese Flows können sowohl einfache Aufgaben – wie das automatische Speichern von E-Mail-Anhängen in SharePoint – als auch komplexe, mehrstufige Geschäftsprozesse abbilden.

Das Besondere: Die Bedienung erfolgt über eine intuitive, visuelle Benutzeroberfläche. Anwender wählen Bausteine aus, definieren Bedingungen und bestimmen, was bei bestimmten Ereignissen geschehen soll. Dadurch können auch Fachabteilungen ohne IT-Hintergrund Automatisierungen entwickeln und sofort produktiv einsetzen.

Zentrale Vorteile von Power Automate

  1. Keine Programmierkenntnisse erforderlich
    Dank der Low-Code- bzw. No-Code-Umgebung können Mitarbeitende Flows per Drag-and-Drop konfigurieren. Das beschleunigt die Umsetzung und reduziert die Abhängigkeit von IT-Spezialisten.

  2. Umfangreiche Konnektoren
    Power Automate verfügt über mehr als 500 Konnektoren, mit denen sich Dienste wie Outlook, SharePoint, Teams, Dynamics 365, aber auch Drittanwendungen wie Salesforce, Twitter oder Dropbox nahtlos integrieren lassen.

  3. Tiefe Integration in Microsoft 365
    Da Power Automate Teil der Microsoft Power Platform ist, fügt es sich optimal in die Microsoft-365-Umgebung ein. Automatisierte Abläufe lassen sich direkt in vertrauten Anwendungen wie Excel, Word oder Teams starten.
  4. Skalierbarkeit und Flexibilität
    Von kleinen Alltagsaufgaben bis hin zu unternehmensweiten Prozessen – Power Automate ist flexibel skalierbar. Unternehmen können mit einfachen Szenarien beginnen und Schritt für Schritt komplexere Abläufe implementieren.
  5. Zeit- und Kostenersparnis
    Wiederkehrende Prozesse laufen automatisch ab, wodurch Mitarbeitende weniger Zeit für manuelle Tätigkeiten aufwenden müssen. Gleichzeitig sinkt die Fehleranfälligkeit, was zusätzliche Kosten reduziert.

Typische Anwendungsfälle

Die Einsatzmöglichkeiten von Power Automate sind vielfältig. Typische Beispiele aus der Praxis sind:

  • Automatisierte Genehmigungsprozesse
    Urlaubsanträge, Bestellungen oder Rechnungsfreigaben können digital erfasst, automatisch an die zuständige Person weitergeleitet und nach Freigabe in einem zentralen System dokumentiert werden.
  • Benachrichtigungen und Erinnerungen
    Mitarbeitende erhalten automatisch Nachrichten, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind – beispielsweise bei der Eingabe neuer Daten in ein CRM-System oder wenn ein Projekt-Meilenstein erreicht wurde.
  • Datenübertragungen
    Informationen aus verschiedenen Quellen lassen sich automatisch synchronisieren. So können etwa Kontaktdaten aus einer E-Mail-Liste direkt in ein CRM-System eingespielt werden.
  • Dokumentenmanagement
    Anhänge aus E-Mails können automatisch in OneDrive oder SharePoint gespeichert, kategorisiert und für das Team zugänglich gemacht werden.
  • Integration externer Anwendungen
    Auch Systeme außerhalb der Microsoft-Welt lassen sich einbinden. Dadurch können Geschäftsprozesse abteilungs- und systemübergreifend abgebildet werden.

Power Automate in der Praxis

Ein Beispiel: Ein Unternehmen erhält täglich zahlreiche Bestellungen per E-Mail. Bisher mussten Mitarbeitende diese Bestellungen manuell prüfen, die Daten in das ERP-System übertragen und anschließend eine Bestätigung versenden. Mit Power Automate lässt sich dieser Prozess automatisieren:

  1. Ein Flow erkennt eingehende E-Mails mit Bestellanhängen.
  2. Die Anhänge werden automatisch in einem zentralen SharePoint-Ordner abgelegt.
  3. Relevante Daten werden ausgelesen und direkt in das ERP-System übertragen.
  4. Eine Bestätigungsmail geht automatisch an den Kunden.

Das Ergebnis: weniger manuelle Arbeit, geringere Fehlerquote und eine deutlich schnellere Bearbeitung.

Fazit: Effizienzsteigerung für jede Organisation

Power Automate ist mehr als nur ein Tool zur Automatisierung einzelner Aufgaben – es ist ein zentraler Baustein der digitalen Transformation. Durch die einfache Bedienbarkeit, die große Auswahl an Konnektoren und die nahtlose Integration in Microsoft 365 können Unternehmen ihre Prozesse nachhaltig optimieren.

Ob es darum geht, tägliche Routineaufgaben zu vereinfachen oder komplexe Geschäftsprozesse zu digitalisieren: Power Automate bietet flexible Lösungen, die Zeit sparen, die Qualität erhöhen und die Effizienz in Organisationen steigern: Für Unternehmen, die ihre Arbeitsabläufe modernisieren und Wettbewerbsvorteile sichern wollen, ist Power Automate ein unverzichtbares Werkzeug.