Viele Teams legen in ihren SharePoint-Spalten Metadaten an – das ist erstmal gut, denn Metadaten sind grundlegend für modernes Informationsmanagement. Viele Teams legen sie aber in ihren Listen an – als einfache Listenspalte. Das ist nicht so gut, denn mit einfachen Listenspalten können sie die Informationen nur eingeschränkt nutzen. Ihre Bibliotheken und Listen bleiben unverbundene Silos in der Organisation: mit eigenen Spalten, eigenen Bezeichnungen und letztlich widersprüchlichen Auswahllisten. Teamübergreifendes Arbeiten ist damit nicht sinnvoll möglich. Wir helfen Ihnen daher, mehr aus Ihren Metadaten herauszuholen.

Folgendes Szenario: Sie möchten eine Spalte anlegen, in der Sie sagen, aus welcher Abteilung ein Inhalt kommmt. Sie legen dort Ihre Organisationskennziffer ab. Eine andere Abteilung macht das mit ihren Listen auch und legt ebenfalls eine Spalte für ihre Kennziffer an. So weit, so (fast) gut: Sie und Ihre Nachbarabteilung haben Metadaten angelegt. Sie haben Ihre Inhalte verschlagwortet und sie einer Quelle zugeordnet. Damit haben Sie zwar einen ersten wichtigen Schritt auf dem Weg zu einer modernen Datenhaltung gemacht, haben aber gleichzeitig einen fetten Bremsklotz unter Ihre SharePoint-Entwicklung geschoben, denn: Mit diesen beiden Spalten können Sie später kaum etwas anfangen. Die Spalten lauten zwar gleich, sind aber zwei eigenständige Objekte, die technisch nichts miteinander zu tun haben. Sie können damit nicht listenübergreifend filtern. Ihre schönen Metadaten bleiben wit unterhalb ihres Potenzials.

Anderes Szenario: Sie möchten Ihre Inhalte auch einer Zielgruppe zuordnen und legen eine Spalte namens Zielgruppe an mit den Werten Stammkunden, Neukunden und Qualified Leads. Ihr Nachbarteam macht Ihnen das erneut nach und trägt ebenfalls diese drei Kundengruppen in eine Spalte ein. Allerdings nennt es die Spalte anders, bezeichnet sie mit Publikum. Sie haben erneut zwei getrennte Spalten für denselben Zweck. Wenn Sie nun alle Informationen für Neukunden suchen, finden Sie nur die Ergebnisse aus Ihrer Liste; die wichtigen Inhalte, die mit der Spalte Publikum verknüpft wurden, finden Sie nicht so einfach.

Drittes Szenario: Sie legen eine dritte Spalte an, um ihre Inhalte einer bestimmten Info-Kategorie zuzuweisen. Sie legen dazu die Auswahlfelder Rechnung, Angebot, Kostenvoranschlag an. Ihre Saleskollegen haben internationale Kunden und tragen daher Invoice, Proposal, Cost Estimate in die Spalte ein. Erneut haben sie sich selbst Inkonsistenzen in Ihre Datenhaltung eingebaut.

Sie sehen: Ihre Listen und Bibliotheken dürfen Sie nicht einfach um ein paar Spalten erweitern. Um das volle Potential aus Ihren Metadaten zu schöpfen, sollten sie eine besondere Art von Spalte verwenden: die Webseitenspalte. Diese löst die Probleme, die bei den drei Szenarien entstehen: Sie legen damit eine eindeutige Spalte für Ihre ganze Organisation an, mit der Sie weiterarbeiten können. Eine Spalte, die einen eindeutigen Namen trägt und die einheitliche Auswahlwerte bietet. Erst mit diesen organisationsweiten Webseitenspalten ziehen Sie das Optimum aus Ihrer Metadatenarchitektur.

Wie gehen Sie nun vor?

  1. Inventur: Analysieren Sie zuerst alle Spalten, Bezeichnungen und Auswahllisten, die Sie und Ihre Kolleginnen und Kollegen angelegt haben. Markieren Sie alle Dubletten und identifizieren Sie eventuelle Konflikte.
  2. Kanon definieren: Beschreiben Sie jedes Metadatum mit Zweck, Datentyp, zulässigen Werten, Verantwortlichkeit und Gültigkeitsbereich.
  3. Websitespalten anlegen: Erstellen Sie die finalen Spalten zentral. Verwenden Sie kontrollierte Auswahllisten und klare Bezeichnungen.
  4. Inhaltstypen modellieren: Bündeln Sie Spalten zu fachlichen Paketen (z. B. „Richtlinie“, „Schulungshandbuch“, „Vertrag“).
  5. Rollout: Weisen Sie die Inhaltstypen den Bibliotheken zu, deaktivieren Sie lokale Spalten, migrieren Sie Werte (Mapping von Alt- zu Neu-Spalten).
  6. Governance & Pflege: Legen Sie fest, wer Spalten ändern darf, wie neue Werte aufgenommen werden und wie Releases kommuniziert werden.

Weniger ist mehr: Nur Spalten, die Entscheidungen, Suche oder Compliance stützen

Legen Sie so viele Metadaten an wie nötig – und damit haben Sie auch schon alle wichtigen. Konzentrieren Sie sich auf wenige, aber umso nützlichere Metadaten in wenigen Webseitenspalten. Alles, was Sie teamübergreifend und organisationsweit einheitlich regeln müssen, ruft gerdazu nach einer globalen Webseitenspalte.

    • Eindeutige Begriffe: Ein Glossar verhindert Synonyme und Missverständnisse.
    • Pflichtfelder mit Maß: Nur dort verpflichtend, wo es den Prozess wirklich trägt.
    • Versionierte Auswahllisten: Änderungen dokumentieren und rückwärtskompatibel planen.
    • Testen vor dem Rollout: Pilotbibliotheken vermeiden Massenkorrekturen.
    • Berichte als Feedback: Dashboards zeigen, wo Werte fehlen oder falsch genutzt werden.

Viele Unternehmen stoplern erst dann über das Problem, wenn sie bereits tausende Dokumente falsch klassifiziert haben. Gehen Sie die nötige Migration von Listen- zu Webseitenspalten dennoch strukturiert an. Wir helfen Ihnen bei dieser komplexen Aufgabe.