25 Jahre SharePoint. Ein Vierteljahrhundert zwischen „Dateiablage mit Weboberfläche“ und „zentraler Dreh- und Angelpunkt für Zusammenarbeit“. Wer schon länger dabei ist, erinnert sich vielleicht noch an graue Seiten, kryptische Navigation und die Frage: „Wo war nochmal dieses Dokument?“

Zum Jubiläum gönnt Microsoft seinem Jubilar SharePoint jetzt genau das, was viele sich lange gewünscht haben: eine modernisierte Start- und App-Erfahrung. Und diesmal geht es nicht nur um Kosmetik.

Was sich wirklich ändert

Die neue Experience bringt vor allem drei Dinge zusammen:

  • Klarere Navigation – weniger Klicks, weniger Suchen
  • Relevantere Inhalte – stärker personalisiert, kontextbezogen
  • Bessere Einstiegspunkte – egal ob Intranet, Teamseite oder Dokument

Im Zentrum steht die neue „Discover“-Erfahrung, die die bisherige SharePoint-Startseite ablöst. Statt einer statischen Übersicht sehen Nutzer künftig eine dynamische, personalisierte Ansicht: relevante Sites, kürzlich bearbeitete Dateien, Aktivitäten aus dem eigenen Netzwerk – alles auf einen Blick, ohne sich durch Ebenen klicken zu müssen.

Auch die App-Leiste wird neu organisiert. Sie gruppiert sich künftig um drei Hauptbereiche: Discover (Inhalte finden), Publish (Seiten und News erstellen) und Build (Sites und Lösungen bauen). Dazu kommt ein direkter Einstieg in OneDrive. Das klingt nach einem kleinen Umbau – verändert aber den Arbeitsalltag spürbar, weil der Weg zu Inhalten und Werkzeugen kürzer wird. Die Public Preview läuft seit Anfang März 2026. Die neuen Home-Site- und Viva-Connections-Funktionen folgen ab April. Der Rollout betrifft alle Microsoft-365-Tenants.

Kurz gesagt: SharePoint soll sich endlich so anfühlen, wie wir arbeiten – nicht wie ein System, das wir „bedienen müssen“.

Copilot im Hintergrund: Warum saubere Strukturen jetzt doppelt wichtig sind

Ein Aspekt, der in der Jubiläumseuphorie gerne untergeht: Die Modernisierung ist auch eine Vorbereitung auf Copilot in SharePoint. Microsoft beschreibt die neue Erfahrung ausdrücklich als „AI-first“ – mit eingebauten KI-Funktionen für Metadaten-Extraktion, Dokumentengenerierung und intelligente Suche. Voraussetzung ist eine Microsoft-365-Copilot-Lizenz.

Was das konkret bedeutet: Copilot arbeitet mit dem, was er vorfindet. Sind Inhalte sauber strukturiert, aktuell und korrekt berechtigt, liefert Copilot brauchbare Ergebnisse. Sind sie es nicht, verstärkt er das Problem – denn er macht auch veraltete oder falsch zugeordnete Inhalte leichter auffindbar.

Wer seine SharePoint-Umgebung jetzt aufräumt, investiert also nicht nur in eine bessere Nutzererfahrung heute, sondern auch in die Qualität künftiger KI-Funktionen.

Klingt gut – aber sind Sie bereit?

Die spannende Frage ist nicht, was Microsoft liefert. Sondern: Was bedeutet das für Ihre bestehende Umgebung?

Denn: Ist Ihre Informationsarchitektur klar genug für eine bessere Navigation? Die neue Discover-Ansicht zeigt Sites und Inhalte prominent – aber nur, wenn sie sinnvoll benannt, strukturiert und gepflegt sind.

Sind Inhalte gepflegt oder eher „historisch gewachsen“? Die personalisierte Startseite empfiehlt Inhalte auf Basis von Aktivität und Relevanz. Veraltete Dokumente oder verwaiste Sites werden dadurch nicht besser – sie werden nur sichtbarer.

Sind Berechtigungen sauber oder… kreativ verteilt? Copilot-Suche und personalisierte Empfehlungen respektieren Berechtigungen. Aber wenn zu viele Personen Zugriff auf zu viele Inhalte haben, wird das durch die neue Erfahrung eher offensichtlicher als vorher.

Gibt es Governance-Richtlinien für Site-Erstellung, Benennung und Archivierung? Ohne klare Regeln wächst die Zahl der Sites weiter – und die neue Navigation macht das Chaos nur übersichtlicher darstellbar, nicht kleiner.

Die neue Oberfläche macht vieles einfacher – aber sie macht auch sichtbar, wo es bisher gehakt hat.

Die Chance hinter dem Update

So ein Jubiläums-Update ist mehr als nur ein technischer Rollout. Es ist eine Gelegenheit. Eine Gelegenheit, um

  • Ihr Intranet neu zu strukturieren – mit der neuen Navigation als Orientierungsrahmen
  • alte Inhalte zu bereinigen – bevor Copilot sie findet und empfiehlt
    Governance nachzuschärfen
  • Site-Lifecycle, Berechtigungen, Namenskonventionen
    und die Nutzung endlich näher an den Arbeitsalltag zu bringen – mit personalisierten Einstiegen statt starrer Menüs

Oder anders gesagt: Nicht nur das System wird moderner – sondern idealerweise auch Ihre Nutzung davon.

Unser Tipp: Nicht warten, sondern vorbereiten

Der Rollout kommt – ob geplant oder nicht. Wer erst reagiert, wenn alles schon live ist, spielt meistens „Aufräumen unter Zeitdruck“.

Deutlich entspannter ist es, vorher zu prüfen:

  • Wo stehen wir aktuell? Ein kurzer Check der Site-Struktur, Berechtigungen und Inhaltsqualität zeigt schnell, wo Handlungsbedarf besteht.
  • Wo sind schnelle Verbesserungen möglich? Oft reichen ein paar gezielte Aufräumaktionen – verwaiste Sites archivieren, Berechtigungen bereinigen, Namenskonventionen einführen – um die Grundlage deutlich zu verbessern.
  • Was sollten wir bewusst nicht übernehmen? Nicht jede historisch gewachsene Struktur muss in die neue Welt mitgenommen werden. Manchmal ist ein sauberer Neuanfang in einem Teilbereich der bessere Weg.

SharePoint wird 25 – und bringt frischen Wind mit. Die neue Erfahrung verspricht weniger Reibung und mehr Produktivität. Und mit den KI-Fundamenten, die Microsoft gleichzeitig legt, wird die Qualität Ihrer SharePoint-Umgebung zum direkten Erfolgsfaktor für Copilot.

Aber wie so oft gilt: Ein gutes System ersetzt keine klare Struktur – es verstärkt sie.