Stille. Keine Benachrichtigung. Keine E-Mail. Nichts. Wer in letzter Zeit versucht hat, einen neuen Alert in SharePoint anzulegen, hat vielleicht festgestellt: Die Option ist weg. Seit Januar 2026 können keine neuen klassischen Benachrichtigungen mehr erstellt werden. Und ab Juli 2026 werden auch die bestehenden Alerts abgeschaltet. Komplett.

Klingt nach einem kleinen Feature. Ist es auch — bis man merkt, wie viele Prozesse im Alltag davon abhängen.

Was da eigentlich verschwindet

Klassische SharePoint-Alerts waren simpel: „Benachrichtige mich, wenn sich hier etwas ändert.“ Fertig. Kein Workflow, kein Flow, kein Setup. Einfach ein Häkchen setzen und E-Mails bekommen.

Genau diese Einfachheit hat dafür gesorgt, dass Alerts überall im Einsatz sind. In Dokumentenbibliotheken, Projektlisten, Aufgabenlisten. Oft eingerichtet von Personen, die längst andere Aufgaben haben — oder das Unternehmen verlassen haben.

Das Tückische: Alerts laufen im Hintergrund. Man merkt erst, dass sie fehlen, wenn die E-Mail ausbleibt. Im Juli. Wenn es zu spät ist.

Die Alternativen: einfach oder flexibel

Microsoft bietet zwei Ersatzmechanismen. Die gute Nachricht: Beide sind besser als das Original.

SharePoint-Regeln — der direkte Nachfolger. Direkt in der Liste oder Bibliothek einrichtbar. Benachrichtigung bei neuen Einträgen, Änderungen an bestimmten Spalten, Statuswechsel. Keine Power-Automate-Lizenz nötig. Für 80% der Fälle reicht das.

Power Automate — für alles, was darüber hinausgeht. Bedingte Benachrichtigungen („Nur wenn der Betrag über 10.000 Euro liegt“). Mehrstufige Eskalation. Benachrichtigung per Teams statt E-Mail. Tägliche Zusammenfassungen. Deutlich mächtiger, aber auch etwas mehr Einarbeitung.

Wann nutze ich was?

Einfache Regel: Wenn die Benachrichtigung ein Einzeiler ist — SharePoint-Regeln. Wenn es Bedingungen, Empfängerlogik oder Eskalation braucht — Power Automate. Und für alles dazwischen: Lieber mit einer einfachen Regel starten und bei Bedarf erweitern, als gar nichts tun und im Juli ohne Benachrichtigungen dastehen.

Was gerne übersehen wird

Die technische Umstellung ist das eine. Das andere sind die organisatorischen Fragen:

Wer hat welche Alerts eingerichtet? Und existiert diese Person noch im Unternehmen? Wem gehört der Power-Automate-Flow? Flows gehören dem Ersteller. Bei Personalwechsel müssen sie übertragen werden. Das ist ein Governance-Thema, nicht nur ein technisches. Welche Alerts sind geschäftskritisch? Nicht jeder Alert muss migriert werden. Aber manche müssen es unbedingt — und die sollte man vorher kennen.

Der Zeitplan nochmal im Überblick

  • Seit Januar 2026: Keine neuen Alerts mehr erstellbar
  • Bis Juli 2026: Bestehende Alerts funktionieren noch
  • Ab Juli 2026: Alles aus

Das Fenster ist also noch offen. Aber nicht mehr lange.

Die Abschaltung klassischer Alerts ist kein Drama. Die Alternativen sind da und in vielen Fällen sogar besser als das Original. Aber: Wer nicht weiß, welche Alerts im Tenant existieren und welche davon kritisch sind, riskiert im Juli unangenehme Überraschungen. Jetzt prüfen. Nicht im Juli wundern.