Dateien teilen in Microsoft 365 war bisher funktional – aber auch verwirrend. Verschiedene Linktypen, unterschiedliche Berechtigungsstufen und die ständige Frage „Wer hat eigentlich Zugriff?“ haben das Thema Freigabe zu einem der häufigsten Schmerzpunkte in SharePoint und OneDrive gemacht. Mit dem Hero-Link will Microsoft das grundlegend ändern. Der Rollout beginnt ab April 2026.

Was der Hero-Link ist

Der Hero-Link ist ein neues Freigabekonzept: ein einziger, konsistenter Link pro Datei oder Ordner. Statt bei jeder Freigabe einen neuen Link mit eigenen Berechtigungen zu erzeugen, gibt es künftig einen zentralen Link, dessen Zugriffsbereich nachträglich angepasst werden kann.

Das bedeutet konkret:

  • Ein Link pro Datei – nicht fünf verschiedene für unterschiedliche Empfänger
  • Berechtigungen lassen sich nachträglich erweitern oder einschränken
  • Der Linktyp (intern, bestimmte Personen, Organisation) kann geändert werden, ohne einen neuen Link versenden zu müssen
  • Freigabe wird „secure by default“ – der restriktivste sinnvolle Scope wird vorgeschlagen

Warum das überfällig ist

In vielen Unternehmen ist die Freigabesituation in SharePoint und OneDrive über die Jahre unübersichtlich geworden. Typische Probleme:

  • Oversharing: Dateien wurden „an die gesamte Organisation“ freigegeben, obwohl nur drei Personen Zugriff benötigten
  • Link-Wildwuchs: Für dieselbe Datei existieren mehrere Links mit unterschiedlichen Berechtigungen
  • Fehlende Übersicht: Niemand weiß genau, wer auf welche Inhalte zugreifen kann
  • Keine Ablaufregeln: Einmal geteilte Links bleiben dauerhaft aktiv

Der Hero-Link adressiert die ersten drei Probleme strukturell. Unabhängig davon rollt Microsoft parallel eine weitere Governance-Neuerung aus: Ablaufrichtlinien für organisationsweite Links (Rollout März–Mai 2026). Admins können damit festlegen, dass „People in your organization“-Links nach 7 bis 720 Tagen automatisch ablaufen. Das ist ein separates Feature, ergänzt den Hero-Link aber sinnvoll.

Was der Hero-Link nicht löst

Wichtig ist: Der Hero-Link verbessert das Teilen ab jetzt. Er räumt aber nicht automatisch bestehende Freigaben auf. Wer über Jahre hinweg Links mit breitem Zugriff verteilt hat, behält diese Altlasten.

Gerade in Teams- und SharePoint-Sites, die seit Jahren im Einsatz sind, hat sich häufig ein Geflecht aus direkten Berechtigungen, Gruppen-Freigaben und anonymen Links angesammelt. Der Hero-Link verhindert, dass neue Probleme entstehen – die bestehenden müssen aktiv bereinigt werden.

Oversharing erkennen und reduzieren

Microsoft selbst empfiehlt im Kontext des Hero-Link-Rollouts, bestehende Freigaben zu prüfen. Sinnvolle Maßnahmen:

  • Zugriffsberichte nutzen: SharePoint bietet mittlerweile Berichte darüber, wer auf welche Inhalte zugreift. Diese Berichte helfen, übermäßig breite Freigaben zu identifizieren.
  • Organisationsweite Links einschränken: Per Policy lässt sich festlegen, ob und wie lange „Anyone“- oder „Organization“-Links gültig sein dürfen.
  • Sensible Bereiche priorisieren: Nicht jede Site muss sofort geprüft werden. Kritisch sind vor allem Bereiche mit personenbezogenen Daten, Finanzdaten oder vertraulichen Dokumenten.
  • Regelmäßige Reviews einführen: Freigaben sollten nicht einmalig geprüft, sondern regelmäßig überprüft werden – idealerweise quartalsweise.

Was sich für Anwender ändert

Für Endanwender wird das Teilen einfacher und sicherer. Der Freigabe-Dialog wird übersichtlicher, der vorgeschlagene Linktyp orientiert sich am Kontext. Wer bisher unsicher war, welchen Linktyp er wählen soll, bekommt künftig eine klarere Empfehlung.

Gleichzeitig entfällt die Notwendigkeit, bei nachträglichen Änderungen neue Links zu erstellen und erneut zu versenden. Ein Szenario weniger, bei dem Empfänger „Access denied“ sehen.

Fazit: Besser teilen – aber erst aufräumen

Der Hero-Link ist eine deutliche Verbesserung beim Teilen von Dateien in Microsoft 365. Er macht Freigaben einfacher, nachvollziehbarer und sicherer. Doch sein volles Potenzial entfaltet er erst in einer Umgebung, in der auch die bestehenden Freigaben aufgeräumt und Richtlinien klar definiert sind.