Eine Ära geht zu Ende: Microsoft stellt die klassischen SharePoint-Benachrichtigungen (Alerts) endgültig ein. Was für viele Nutzer jahrelang ein stiller, aber unverzichtbarer Begleiter war – „Benachrichtige mich, wenn sich etwas ändert“ – verschwindet nun schrittweise aus Microsoft 365. Doch keine Sorge: Die Gründe sind nachvollziehbar, und es gibt moderne Alternativen, die deutlich mehr Möglichkeiten bieten.
Warum klassische Alerts abgeschafft werden
Microsoft modernisiert kontinuierlich die gesamte Microsoft‑365‑Plattform. Die klassischen Alerts stammen noch aus einer alten SharePoint‑Architektur und passen technisch wie sicherheitstechnisch nicht mehr in das heutige Ökosystem. Die Funktion ist:
- technologisch veraltet
- für Administratoren kaum zentral verwaltbar
- intransparent und ohne Audit‑ oder Nachvollziehbarkeit
- funktional stark eingeschränkt
Microsoft argumentiert daher, dass moderne Benachrichtigungsmechanismen wie SharePoint Rules und Power Automate deutlich flexibler, sicherer und besser administrierbar sind.
Der offizielle Abschaltzeitplan
Microsoft hat einen klaren Stufenplan angekündigt, damit Organisationen genügend Zeit zur Umstellung haben und wir sind bereits mitten drin.
- Oktober 2025: Alle Alerts laufen nach 30 Tagen automatisch ab, können aber manuell verlängert werden.
- Januar 2026: Keine neuen Alerts mehr für alle bestehenden Tenants.
- Juli 2026: Komplette Abschaltung – alle klassischen Alerts funktionieren nicht mehr.
Damit ist klar: Die bislang vertraute „Systemfunktion“ lässt sich nicht einfach weiter nutzen und erfordert eine gezielte Ablösung.
Was bedeutet das für Unternehmen?
Viele Organisationen haben über die Jahre hunderte oder tausende Alerts angelegt – bewusst oder unbewusst. Oft dienten sie:
- der persönlichen Informationssicherung
- kleinen Prozesshinweisen („Bitte prüfen, wenn ein neuer Eintrag erstellt wurde“)
- allgemeinen „Ich will nichts verpassen“-Notifikationen
Durch die Abschaltung entsteht Handlungsbedarf: Jede Benachrichtigung muss überprüft und – falls weiterhin nötig – durch moderne Lösungen ersetzt werden. Das ist eher ein „Rebuild“- als ein „Migrationsprojekt“, denn Microsoft bietet keine automatische Übernahme der alten Alerts an.
Die Alternativen: SharePoint Rules und Power Automate
- SharePoint Rules – die leichtgewichtige Nachfolgefunktion
Für einfache Benachrichtigungen wie
„Informiere mich, wenn ein Element erstellt wird“
oder
„Sende eine Nachricht, wenn ein Wert geändert wird“
sind SharePoint Rules der schnellste Ersatz.
- direkt in Liste/Bibliothek administrierbar
- ohne zusätzliche Lizenz nutzbar
- moderne, intuitive Oberfläche
- ideal für einfache Ereignis‑Benachrichtigungen
- Power Automate – für alles, was komplexer ist
Wenn Benachrichtigungen z. B.
- gefiltert,
- an mehrere Empfänger,
- kombiniert mit Aktionen (z. B. Teams‑Nachricht, Planner‑Task),
- oder als Wochen‑/Monatsdigest
nötig sind, führt kein Weg an Power Automate vorbei.
Power Automate bietet volle Flexibilität, erfordert aber mehr Know‑how – und oft einen gewissen Administrations‑ oder Schulungsaufwand.
Warum man die Umstellung nicht aufschieben sollte
Der Oktober‑2025‑Mechanismus (30‑Tage‑Ablauf) sorgt dafür, dass nur noch die Alerts übrig bleiben, die Nutzer aktiv verlängern. Das hilft bei der Priorisierung – aber es zwingt Unternehmen auch zum strukturierten Vorgehen:
- Bestandsaufnahme: Welche Alerts existieren überhaupt?
- Kritikalität bewerten
- Geeignete Alternative definieren
- Power Automate‑Flows oder Rules erstellen
- Endanwender instruieren
Viele Unternehmen unterschätzen die Menge an Alerts, die im Hintergrund laufen – und wie sehr diese im Alltag genutzt werden.
Fazit: Jetzt handeln – moderner werden
Die Einstellung der klassischen SharePoint Alerts ist ein Einschnitt, aber gleichzeitig eine Chance zur Modernisierung. Mit SharePoint Rules und Power Automate stehen zwei mächtige, flexible und zukunftssichere Tools bereit, die deutlich besser in das moderne Microsoft‑365‑Ökosystem passen.
Wer frühzeitig beginnt, erspart sich hektische Umstellungen im Sommer 2026 – und kann die Gelegenheit nutzen, Benachrichtigungen klarer, übersichtlicher und professioneller aufzubauen.