Sie nutzen SharePoint, wenn Sie Dateien für Ihr Team ablegen und gemeinsam bearbeiten möchten? SharePoint ist Uhre zentrale Plattform für Dokumente, Zusammenarbeit und Wissensmanagement? Aber so richtig „zündet“ diese Plattform in Ihrem Unternhemen (noch) nicht?
Ein häufiger Grund dafür ist eine unzureichend geplante Informationsarchitektur. Sie entscheidet maßgeblich darüber, ob Inhalte gefunden, verstanden und langfristig gepflegt werden können.

1. Was bedeutet Informationsarchitektur in SharePoint?

Informationsarchitektur: Das ist die strukturierte Organisation von Informationen innerhalb Ihrer SharePoint-Umgebung. Dazu gehören unter anderem:

  • die Planung von Sites und Bibliotheken,
  • Navigationskonzepte,
  • Metadaten,
  • Berechtigungen
  • sowie Regelungen zum Lebenszyklus von Inhalten.

Fehlt diese Struktur oder wächst sie unkontrolliert, entstehen schnell redundante Daten, unklare Zuständigkeiten und Sicherheitsrisiken.

SharePoint wird leider noch zu häufig wie ein klassischer Dateiserver genutzt – mit tiefen Ordnerstrukturen und individuellen Ablagen. Das ist schon lange nicht mehr zeitgemäß: SharePoint ist längst mehr als ein Fileserver. Wird Sharepoint „richtig“ konfiguriert und funktioniert die Suche, unterstützt die Plattform alle Mitarbeitenden auf neue, ungeahnte Weise.

2. Fachliche Anforderungen vor technischer Umsetzung

Eine tragfähige Informationsarchitektur beginnt nicht mit der Erstellung von Sites. Sie beginnt mit der Analyse aller fachlichen Anforderungen. Welche Informationen benötigen Ihre Teams wann, wie und warum? Wer erstellt und pflegt die Inhalte? Welche Dokumente unterliegen Aufbewahrungs- oder Compliance-Vorgaben?

Aus unserer Projekterfahrung zeigt sich: Je klarer Prozesse und Verantwortlichkeiten definiert sind, desto stabiler bleibt die SharePoint-Struktur auch bei organisatorischen Veränderungen. Und desto höher ist die kurz- und langfristige Akzeptanz bei den Mitarbeitenden – die mit der Plattform dann umfassend arbeiten wollen.

3. Flache Sitestrukturen und klare Navigation

Bewährt haben sich flache Sitestrukturen mit klar abgegrenzten Verantwortungsbereichen, etwa für Abteilungen, Projekte oder Fachthemen. Statt vieler Unterwebsites bieten eigenständige Sites mehr Flexibilität bei Berechtigungen und Wartung. Eine konsistente globale Navigation erleichtert den Anwenderinnen und Anwendern die Orientierung und reduziert Suchaufwände.

Einheitliche Namenskonventionen und kurze Beschreibungen zum Zweck einer Site tragen zusätzlich zur Transparenz bei – insbesondere in größeren Microsoft-365-Umgebungen.

4. Metadaten statt Ordnerdenken

Metadaten sind ein zentrales Element moderner Informationsarchitektur in SharePoint. Sie ermöglichen es, Inhalte unabhängig vom Speicherort zu klassifizieren und gezielt zu filtern. Typische Metadaten sind Dokumenttyp, Status, Fachbereich oder Verantwortliche.

Wichtig ist dabei ein pragmatischer Ansatz: Zu viele Pflichtfelder oder komplexe Klassifizierungen führen häufig zu Ablehnung. Erfolgreiche Modelle beschränken sich auf wenige, klar verständliche Metadaten, die im Arbeitsalltag sinnvoll genutzt werden können.

5. Berechtigungen, Governance und Pflege

Informationsarchitektur und Governance sind eng miteinander verknüpft. Berechtigungen sollten möglichst über Gruppen vergeben werden, um Transparenz und Sicherheit zu gewährleisten. Ergänzend braucht es klare Regeln zur Erstellung neuer Sites, zur Archivierung von Inhalten und zur regelmäßigen Überprüfung bestehender Strukturen.

Informationsarchitektur ist kein einmaliges Projekt. Sie muss kontinuierlich überprüft und an neue Anforderungen angepasst werden – etwa bei Reorganisationen, neuen Prozessen oder gesetzlichen Vorgaben.

Fazit: Struktur schafft Nachhaltigkeit

Eine durchdachte Informationsarchitektur ist die Grundlage für den nachhaltigen Einsatz von SharePoint. Unternehmen, die frühzeitig in klare Strukturen, Metadaten und Governance investieren, profitieren von besserer Auffindbarkeit, höherer Nutzerakzeptanz und geringeren administrativen Aufwänden. Auch 2026 gilt: SharePoint entfaltet seinen Nutzen erst dann vollständig, wenn Struktur und Technik sinnvoll zusammenspielen.