Aufgaben gehören zu den alltäglichsten Elementen der Büroarbeit – und gleichzeitig zu den unübersichtlichsten. In Microsoft 365 existierten lange Zeit mehrere parallele Aufgabenwelten: Planner für Teams, To Do für persönliche Aufgaben, Aufgaben aus Outlook, OneNote oder Besprechungen. Microsoft arbeitet seit einiger Zeit daran, diese Fragmentierung aufzulösen. Das Ergebnis wird häufig als „neuer Aufgaben-Stack“ bezeichnet.

Warum Microsoft den Aufgaben-Stack neu denkt

Ausgangslage war weniger ein Funktionsmangel als ein Strukturproblem. Aufgaben entstanden an vielen Stellen, mussten aber manuell übertragen oder doppelt gepflegt werden. Eine Aufgabe aus einem Meeting landete im Chat, eine andere im Planner, eine dritte in einer persönlichen Liste. Der Zusammenhang ging verloren – ebenso wie die Verbindlichkeit.

Microsoft verfolgt daher einen klaren Ansatz: Aufgaben dürfen überall entstehen, sollen aber zentral verwaltet und konsistent angezeigt werden.

Der neue Aufgaben-Stack: eine gemeinsame Aufgabenbasis

Wichtig ist: Microsoft führt kein komplett neues Aufgaben-Tool ein. Stattdessen werden bestehende Dienste technisch enger miteinander verbunden. Planner, To Do und Aufgaben aus Teams greifen zunehmend auf eine gemeinsame Aufgabenbasis zu. Das bedeutet:

  • Eine Aufgabe kann in Teams oder Loop erstellt werden
  • Sie erscheint automatisch in der persönlichen Aufgabenübersicht (To Do)
  • Sie kann in Planner geplant und strukturiert werden
  • Ohne dass mehrere Kopien derselben Aufgabe entstehen

Diese Vereinheitlichung erfolgt schrittweise und ist bereits heute in Teilen sichtbar.

Welche Rolle Planner künftig einnimmt

Planner bleibt ein zentrales Element – verändert aber seine Funktion.
Früher war Planner vor allem ein einfaches Kanban-Board für Teams. Heute entwickelt er sich zur Planungs- und Organisationsebene für Teamaufgaben. Microsoft unterscheidet zunehmend zwischen einfachen Aufgabenplänen und umfangreicheren Planungsansichten, etwa mit Zeitachsen oder Abhängigkeiten.

Wichtig: Planner ist nicht mehr der einzige Ort, an dem Aufgaben „leben“. Er ist der Ort, an dem Aufgaben strukturiert, priorisiert und koordiniert werden.

To Do: persönliche Sicht statt separates System

Microsoft To Do bleibt die persönliche Aufgabenansicht für Anwender. Der Unterschied zu früher: To Do ist kein isoliertes Tool mehr, sondern eine aggregierte Sicht auf Aufgaben aus verschiedenen Quellen. Zu den wichtigsten gehören:

  • mir zugewiesene Planner-Aufgaben
  • Aufgaben aus Teams
  • markierte E-Mails
  • eigene persönliche Aufgaben

Für Anwender entsteht so eine zentrale, verlässliche Liste – unabhängig davon, wo die Aufgabe ursprünglich entstanden ist.

Teams als Entstehungsort von Aufgaben

Microsoft Teams wird zunehmend zum Ort, an dem Aufgaben entstehen. Das ist eine bewusste Entscheidung, da hier Kommunikation, Meetings und Zusammenarbeit stattfinden.

Typische Szenarien:

  • Aufgaben aus Besprechungen
  • To-dos aus Chatnachrichten
  • gemeinsame Aufgabenlisten in Loop-Komponenten

Teams ersetzt Planner nicht, sondern ergänzt ihn um den Arbeitskontext, in dem Aufgaben entstehen.

Loop: flexibel, leichtgewichtig, synchronisiert

Loop-Komponenten ermöglichen es, Aufgabenlisten gemeinsam und in Echtzeit zu bearbeiten – direkt im Kontext von Chats, E-Mails oder Besprechungen. Diese Aufgaben sind nicht isoliert, sondern werden mit dem Aufgaben-Stack synchronisiert. Loop eignet sich besonders für:

  • frühe Planungsphasen
  • spontane Zusammenarbeit
  • gemeinsames Strukturieren von Arbeit

Die langfristige Planung erfolgt weiterhin in Planner.

SharePoint als technisches Fundament

Auch wenn Anwender es kaum bemerken: SharePoint bleibt das technische Rückgrat. Aufgabenpläne, Berechtigungen und Strukturen basieren weiterhin auf SharePoint-Mechanismen. Governance, Berechtigungen und Lifecycle-Regeln werden hier definiert – nicht in Teams oder Planner selbst.

Was sich im Büroalltag konkret ändert

Die größte Veränderung ist weniger funktional als organisatorisch:

  • Aufgaben entstehen im Arbeitsfluss
  • weniger manuelle Übertragungen
  • bessere Nachvollziehbarkeit von Verantwortlichkeiten
  • persönliche und Teamaufgaben wachsen zusammen

Gleichzeitig steigt der Bedarf an klaren Strukturen. Ohne definierte Team-Konzepte, Namensregeln und Verantwortlichkeiten wird der Aufgaben-Stack nicht automatisch übersichtlich.

Fazit: Keine Revolution – aber eine spürbare Vereinfachung

Microsoft ersetzt Planner nicht und schafft kein neues Aufgaben-Tool. Stattdessen werden bestehende Werkzeuge enger verzahnt. Der neue Aufgaben-Stack sorgt dafür, dass Aufgaben nicht mehr an einzelne Anwendungen gebunden sind, sondern an den Arbeitskontext.

Oder pragmatisch formuliert: Aufgaben müssen nicht mehr gesucht werden – sie sind dort, wo gearbeitet wird.