Microsoft 365 oder SharePoint Online machen es relativ einfach, ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit einem gut funktionierenden Digital Workplace auszustatten. Doch häufig bleibt nach der Implementierung zwei Fragen unbeantwortet: „Wird das Tool auch genutzt? Schafft es tatsächlich Mehrwert?“ Ein erfolgreicher Digital Workplace muss gemessen, interpretiert und kontinuierlich verbessert werden. Wir haben eine kleine Liste für Sie zusammengestellt.

1. Herausforderung: „Ein Tool bereitstellen“ ≠ „es wird genutzt“

Der erste Stolperstein liegt häufig darin, dass ein Tool technisch eingeführt wird – aber die Nutzung bleibt hinter den Erwartungen zurück. Gründe dafür können vielfältig sein: Unzureichende Kommunikation, mangelnde Schulung, fehlender Bezug zum Tagesgeschäft oder schlicht eine fehlende Verankerung im Arbeitsalltag.

Wenn Mitarbeitende das System nicht annehmen, bleiben Potenziale ungenutzt. Ein typischer Fall: Ein Intranet oder SharePoint-Portal existiert – doch die Zahl der aktiven Nutzer bleibt gering, Beiträge werden selten erstellt oder gelesen, und Dokumente wandern weiter per E-Mail oder außerhalb der Plattform.
Hier setzt die Messung von Adoption und Nutzung an: Nur was gemessen wird, kann verbessert werden. Und nur durch regelmäßige Auswertung kann sich eine Plattform vom „technischen Vorhaben“ zu einem lebendigen Bestandteil des Arbeitsalltags entwickeln.

2. Was sollte gemessen werden? Nutzung, Inhalte, Engagement, Produktivität

Um den Erfolg eines Digital Workplace zu bewerten, sind mehrere Dimensionen relevant:

a) Nutzung

  • Wie viele aktive Nutzer gibt es im System?
  • Wie häufig loggen sich Mitarbeitende ein?
  • Welche Funktionen und Module werden verwendet (z. B. Sites, Listen, Bibliotheken, Chats, Workflows)?

Diese Kennzahlen liefern ein erstes Bild darüber, ob das Tool angenommen wird.

b) Inhalte

  • Wie viele Inhalte wurden erstellt (z. B. Seiten, Beiträge, Dokumente)?
  • Wie ist die Verteilung der Inhalte – wer erstellt sie, wer nutzt sie?
  • Wie aktuell sind die Inhalte? Werden sie gepflegt, überarbeitet oder bleiben sie stehen?

Ein lebendiger Digital Workplace zeichnet sich durch gepflegte und relevante Inhalte aus.

c) Engagement

  • Gibt es Kommentare, Likes, Shares, Views?
  • Wie lautet die Interaktionsrate – also der Anteil der Mitarbeitenden, die nicht nur lesen, sondern aktiv mitwirken?
  • Gibt es Diskussionen oder Feedback-Mechanismen?

Engagement zeigt, dass die Plattform nicht nur genutzt wird, sondern echten Austausch und Beteiligung ermöglicht.

d) Produktivität / Arbeitsprozesse

  • Welche Workflows oder Automatisierungen laufen über die Plattform (z. B. mittels Power Automate)?
  • Wie viel Zeit spart das System gegenüber vorherigen Prozessen?
  • Werden Fehler reduziert, Prozesse schneller abgeschlossen?

Hier geht es darum zu zeigen, dass nicht nur ein Tool vorhanden ist, sondern messbarer Mehrwert entsteht.

3. Tools im Microsoft 365-Umfeld: Reports, Insights, Power BI

Das Messen gelingt in der Microsoft 365-Welt mit einer Reihe von eingebauten Tools und Erweiterungen:

  • Die Microsoft 365-Usage-Reports bieten grundlegende Kennzahlen zu aktiven Benutzern, Nutzung von Teams, SharePoint, OneDrive etc.
  • In SharePoint Admin Center oder dem Microsoft 365-Admin Center sind Nutzungs- und Aktivitätsmuster ersichtlich.
  • Die Office 365 Adoption Dashboard und Insights Widgets liefern grafische Visualisierungen der Nutzeraktivität.
  • Für tiefergehende Analysen bietet sich Power BI an: Hier lassen sich Datenmodelle mit eigenen KPIs erstellen, Trends visualisieren und Auswertungen auf Management-Ebene präsentieren.
  • Weitere Tools wie Viva Insights liefern zusätzliche Einblicke in Kollaborations- und Kommunikationsverhalten.

Durch diese Kombination von Standardreports und individualisierten Dashboards lassen sich sowohl Betriebsparameter als auch strategische Steuerungsgrößen abbilden.

4. Interpretation: Metriken richtig lesen und Maßnahmen ableiten

Ein Chart oder eine Tabelle alleine reicht nicht. Entscheidend ist die Interpretation – und vor allem: Was kommt als nächstes?

  • Wenn eine Nutzungsrate niedrig ist: Ist das Tool schlecht bekannt? Oder fehlt Belohnung für seine Nutzung? Typische Maßnahmen können gezielte Kommunikation, Champions-Programme oder einfache Einstiegshilfen sein.
  • Wenn viele Inhalte vorhanden sind, aber wenig Engagement: Liegt es an Relevanz? Oder fehlt eine Kuratierung? Hier kann eine Redaktion oder Governance helfen, Inhalte zielgerichtet zu gestalten.
  • Wenn Workflows eingerichtet sind, aber kaum genutzt werden: Muss die Automatisierung besser in den Arbeitsalltag integriert werden? Reicht die Schulung?
  • Wenn Kennzahlen stagnieren oder rückläufig sind: Liegt es an sinkendem Interesse? Oder hat sich der Arbeitskontext verändert – z. B. durch hybride Arbeit oder neue Tools?

Maßnahmen müssen zielgerichtet, gemessen und nachjustiert werden. Nur so entsteht ein Lernprozess im Betrieb des Digital Workplace.

5. Change Management & kontinuierliche Optimierung

Messung und Interpretation sind zwei wichtige Säulen – doch ohne Change Management verbleibt vieles auf strategischer Ebene. Eine erfolgreiche Digital Workplace-Initiative braucht:

  • Kick-off und Kommunikation: Mitarbeitende müssen verstehen, welchen Nutzen das Tool bietet und wie sie davon profitieren.
  • Training und Support: Besonders beim Einstieg ist ein niedrigschwelliger Zugang wichtig – kleine Tutorials, FAQs, Sprechstunden.
  • Governance und Ownership: Wer ist verantwortlich für Nutzungskennzahlen? Wer steuert die Inhalte, wer fördert die Community?
  • Feedback-Loops: Regelmäßige Umfragen oder Nutzertreffen zeigen, was funktioniert – und was nicht.
  • Kontinuierliche Optimierung: Auf Basis der Metriken und Nutzerfeedbacks Anpassungen vornehmen – neue Features einführen, Nutzungshürden abbauen, Inhalte optimieren.

Wenn Organisationen diese Elemente verbinden – Metriken + Interpretation + Change Management – dann entwickelt sich eine Plattform vom statischen System zur lebendigen Arbeitsumgebung, die echten Mehrwert liefert.

Fazit

Im Digital Workplace geht es längst nicht mehr darum, ein Tool einfach bereitzustellen. Entscheidend sind Nutzung, Inhalt, Engagement und Produktivität – also messbare Dimensionen, die zeigen, ob das System tatsächlich lebendig ist.
Die Microsoft 365-Welt bietet solide Instrumente zur Erhebung dieser Kennzahlen – doch der Erfolg hängt davon ab, wie gut Sie die Daten interpretieren und in gezielte Maßnahmen überführen.
Letztlich ist eine Plattform nur dann erfolgreich, wenn Sie als Teil der Arbeitskultur verankert ist – begleitet durch Change Management, abgestimmte Kommunikation und kontinuierliche Optimierung. Damit wird Ihr Digital Workplace nicht nur technisch zur Infrastruktur, sondern zum Motor für Zusammenarbeit, Produktivität und Innovation.