Schon seltsam: Wir senden jeden Tag Mails. Lebensverändernde Arbeitsverträge, Kaufverträge für große und kleine Investitionen, Rechnungen, Arbeitsaufträge. Diese mischen sich mit eher trivialeren Fragen, ob die Kollegin auch mit in die Kantine kommt und der Kollege heute früher gehen känne, weil er sein Kind aus der Kita holen muss. Wir bekommen Status-Updates und Codes für die 2-Factor-Authentifizierung und Benachrichtigungen, dass die Sharepoint-Datei endlich hochgeladen wurde. Aber seltsamerweise nutzen wir für Marketingmails externe Tools. Dabei kann Outlook auch Newsletter – und gerade für interne Informationen brauchen Sie keine externen Tools!

Regelmässige Updates, Team-Rundmails, Monatsnews, Wissens-Happen – leider oft in separaten Tools verschickt wie Mailing-Listen, PDF-Rundmails, SharePoint-News oder externe Newsletter-Plattformen. Brauchen Sie aber nicht: „Outlook Newsletters“ ist eine integrierte Funktion in Outlook, das Sie ja ohnehin täglich nutzen. Damit erstellen Sie Newsletter-Ausgaben direkt in Ihrer gewohnten Umgebung und verteile diese dort auch.

Technisch handelt es sich bei Outlook Newsletters um eine App, die in Outlook (Web, „New Outlook“ für Windows) eingebettet ist. Inhalte werden in sogenannten „Newsletters“ (Sammlungen) und „Editions“ (Ausgaben) organisiert. Die Inhalte werden im Hintergrund über eine sogenannte SharePoint Embedded-Containerlösung gespeichert, die in Ihrem Microsoft 365-Tenant angesiedelt ist. Der Zugriff wird durch eine Exchange Online-Mailbox und SharePoint Online vorausgesetzt – das heißt: reine Exchange On-Premises oder reine Postfachlösungen ohne SharePoint werden nicht abgedeckt.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

  • Erstellung eines Newsletters (oder einer Newsletter-Sammlung) mit Vorlage oder leerem Layout.
  • Drag-and-drop bzw. intuitive Editor-Funktion: Bilder einfügen, Textabschnitte, Überschriften, Links etc.
  • Branding: Einmal ein Layout definieren, mit Logo, ggf. Farben – damit Ausgaben zentral einheitlich aussehen.
  • Mitarbeitende/Kolleg:innen als Mitwirkende (Contributors) einladen: mehrere Personen können an einem Newsletter mitbauen – nicht nur eine Person als „Alleinherrscher“.
  • Abonnieren von Newslettern: Mitarbeitende können Newsletter „folgen“, haben so Zugriff auf vergangene Ausgaben, bekommen Updates.
  • Analytics / Engagement-Messung: Wer hat geöffnet, wie viele Klicks, Reaktionen (Daumen hoch etc.), Kommentare – zumindest in Grundform.
  • Verteilung erfolgt direkt aus Outlook: Der Newsletter wird wie eine E-Mail zugestellt, aber mit dem Zusatz, dass es sich um eine Edition eines Newsletters handelt – und im Hub organisiert ist.

Warum könnte das für interne Kommunikation interessant sein?

  • Bereits genutzter Kanal: Mitarbeitende nutzen Outlook ohnehin. Ein weiteres Tool bedeutet Kontextwechsel, neues Login, neue Gewohnheit. Wenn man stattdessen Outlook nutzt, erhöht das potenziell die Sichtbarkeit.
  • Zentralisierung: Statt PDF per Mail, statt SharePoint-News und separater externen Newsletter-Plattform, konzentrieren Sie Updates in einem Modul – weniger Tools im Stack.
  • Einheitliches Branding + Wiederverwendbarkeit: Sie haben nicht jeden Monat einen neuen E-Mailversand „wild“, sondern können einmal Vorlagen definieren, Mitarbeitende beisteuern lassen – das schafft Effizienz.
  • Nachverfolgbarkeit & Engagement: Nicht nur „ich hab’s verschickt“, sondern „Wer hat’s geöffnet?“ – das ist genauso wichtig wie der Versand selbst.
  • Weniger externe Kosten: Wenn Sie z. B. derzeit eine externe Newsletter-Plattform für interne Kommunikation bezahlen, könnte diese Funktion eine vorhandene Lizenz besser nutzen.
  • Einsatzszenarien / Praxis Beispiele
  • Monatliches Team-Update: Abteilungsleiter erstellt mit seinem Team eine Ausgabe, die an alle Mitarbeitenden geht.
  • Projekt-Newsletter: Ein Projektteam sammelt Beiträge von beteiligten Teilbereichen, veröffentlicht quartalsweise eine Ausgabe.
  • Unternehmensnews für Mitarbeitende: HR oder Kommunikation erstellt zentral mit Beiträgen der Fachbereiche ein Haus-Newsletter.
  • Spezial-Themen: z. B. Change‐Kommunikation (z. B. anstehende Tool-Änderungen), Sicherheitsupdates, Wissens-Serie.

Grenzen & Aspekte, die Sie beachten sollten

  • Nur interne Verteilung: Derzeit ist dieses Feature – zumindest in der Phase, in der es sich befindet – primär für Empfänger innerhalb der Organisation gedacht. Externe E-Mailadressen oder große externe Verteiler sind nicht primär abgedeckt.
  • Lizenzierung / Voraussetzungen: Es wird eine Microsoft 365/Office 365 Umgebung mit Exchange Online + SharePoint Online benötigt. Ohne SharePoint Online keine Erstellung von Newsletters möglich.
  • Roll-out / Preview-Status: Zum Zeitpunkt der Quellen ist das Feature noch im Rollout oder Preview-Status („Public Preview“, „opt-in“) und nicht bei allen Tenant sofort aktiv.
  • Noch nicht so umfangreich wie Marketing-Newsletter-Tools: Es fehlen z. B. ausgefeilte Segmentierung, externe Empfängerverwaltung, A/B-Testing, Marketing-Automatisierung – wenn Sie solche Anforderungen haben, bleibt ein dediziertes Newsletter-Tool weiterhin sinnvoll.
  • Design- bzw. Layout-Grenzen: Zwar gibt es Vorlagen und Editor, aber nicht gleichwertig mit spezialisierten Newsletter-HTML-Editoren. Manche Nutzer berichten über Einschränkungen oder sogar Bugs (z. B. doppelte Abschnitte) im Preview-Modus.
  • Governance & Speicherorts: Inhalte werden im SharePoint Embedded-Container gespeichert – und das heißt, Ihre IT sollte Speicher-, Aufbewahrungs- und Compliance-Richtlinien prüfen und mit der Newsletter-Funktion abstimmen.

Empfehlungen für Ihre Situation

  1. Prüfen Sie, ob Ihr Tenant bereits Zugriff auf Outlook Newsletters hat bzw. ob Ihre IT-Abteilung die Funktion aktivieren kann (über OwaMailboxPolicy, AccessLevel etc.).
  2. Definieren Sie eine Pilot-Ausgabe: Wählen Sie z. B. einen monatlichen internen Newsletter, der bisher via PDF oder externem Tool geht, und übertragen Sie ihn in Outlook Newsletters (Testlauf).
  3. Gestalten Sie eine Vorlage: Legen Sie Branding, Farben, Logo, fixe Abschnitte (z. B. „Aus der Abteilung“, „Neues/Updates“, „Termine“) fest – und speichern Sie die Vorlage in Outlook Newsletters.
  4. Organisieren Sie Beiträger: Laden Sie Teamleitende oder Mitarbeitende ein, jeweils einen Abschnitt zu liefern – so verteilen Sie Aufwand und entlasten die Kommunikationsabteilung.
  5. Kommunizieren Sie das neue Verfahren: Teilen Sie mit Ihrem Team mit, dass zukünftig Newsletter über Outlook laufen, unter welchem Menu-Punkt „Newsletters“ sie zu finden sind – und fördern Sie das Abonnieren bzw. Folgen.
  6. Überwachen Sie erste Ausgaben: Analysieren Sie Öffnungs- und Reaktionsraten – haben Mitarbeitende gelesen, wie viele Klicks, wieviel Engagement? Vergleichen Sie mit früheren Kanälen (PDF, SharePoint).
  7. Entscheiden Sie: Wenn das Ergebnis positiv ist (z. B. bessere Sichtbarkeit, geringerer Aufwand, kein zusätzliches Tool), dann überlegen Sie, ob Sie andere Newsletter-Kanäle (z. B. externes Newsletter-Tool nur für intern) einstellen bzw. reduzieren.
  8. Behalten Sie die Grenzen im Blick: Wenn Sie externe Empfänger haben, Marketing-Newsletter mit Segmentierung oder erweiterte Funktionalität brauchen – dann behalten Sie ggf. ein dediziertes Tool für diesen Zweck. Outlook Newsletters kann interne Effizienz­lösung sein, nicht zwingend alle Newsletter-Bedürfnisse abdecken.

Fazit

Ja – Outlook hat tatsächlich ein integriertes Newsletter-Modul, das viele der internen Kommunikationsprobleme adressieren kann: Die Erstellung, Verteilung, Mitarbeitenden-Einbindung und Nachverfolgung von Newsletter‐Ausgaben an interne Mitarbeitende. Wenn Sie bereits eine Microsoft 365 Umgebung nutzen, könnte dies eine gute Gelegenheit sein, Ihre Tool-Landschaft zu bereinigen und einen oft übersehenen Kanal gezielt zu nutzen.

Allerdings: Es ersetzt nicht zwingend alle Funktionen eines spezialisierten externen Newsletter-Tools, insbesondere wenn Sie komplexe Zielgruppen, externe Empfänger oder Marketingfunktionen betreiben. Aber für den regelmäßigen internen Rundbrief, Abteilungs-Update oder Team-Newsletter kann es ein sehr wirkungsvoller Hebel sein — und, wie ein Kunde treffend sagte: „Wart mal – das war die ganze Zeit da.“