Haben Sie schon mal ein Sommerfest für eine große Organisation organisiert? Mit verbindlichen Anmeldungen der vielen Dutzend Abteilungen, Ummeldungen, Abmeldungen, Nachfragen, mehrfachem Nachfassen, verschwundenen Mail-Threads und überschriebenen Excel-Zeilen…? Oder Sie bieten Fortbildungen, Einzelcoachings oder individuelle Massagetermine an und benötigen endlich einen verlässlichen und robusten Terminvergabeprozess?
Ihr Intranet verwaltet die Termine
Für einmalig große und für regelmäßige kleinere Events lohnt es sich für Unternehmen, auf eine umfassend smarte Lösung zu setzen: die Direct Booking App von IT Systempartner aus Weinheim beispielsweise. Die SharePoint-App digitalisiert Ihren gesamten Buchungsprozess: Sie legen ihre Events zentral in Ihrem Intranet an mit allen wichtigen Informationen, Inhalten, Terminen und Laufzeiten. Ihre Kolleginnen und Kollegen müssen nur noch draufklicken – schon sind sie angemeldet, erhalten eine automatische Bestätigung per E-Mail und können einen Outlook-Kalendereintrag erzeugen lassen, wenn sie möchten. Die Teilnehmerlisten aktualisieren sich automatisch und in Echtzeit. Meldet sich jemand ab, rückt sofort die nächste Person der Warteliste nach. Ihr Organisationsaufwand reduziert sich drastisch!
Ohne Installation, ohne Hürden
Die App läuft komplett browserbasiert – am Arbeitsplatz, auf Tablets, oder mobil. Installation für die Mitarbeitenden? Überflüssig! Die Lösung ist vollständig in SharePoint Online integriert – Nutzerverwaltung und Berechtigungen erfolgen automatisch auf Basis Ihrer bestehenden Infrastruktur. Das macht den Ansatz charmant. Unsere Expertinnen und Experten von IT Systempartner müssen nur einige grundlegende Vorarbeiten erledigen, um die App an Ihre Systemumfeld und Ihre Bedürfnisse anzupassen. Die Lösung fügt sich dann nahtlos in Ihre Microsoft-365-Umgebung ein und erweitert das Event-Webpart um eine vollständige Seminar-Buchungssuite mit „virtuellen Eintrittskarten“.
Schnelle und sichere Eventprozesse
Die Stärke der Direct Booking App ist ihr Fokus auf Geschwindigkeit, Sicherheit und Übersicht:
- Kein E-Mail-Ping-Pong mehr: Alle An-, Um- und Abmeldungen, alle Termin-Bestätigungen und -Änderungen, alle Teilnahmezertifikate werden automatisch von der App verwaltet. Der Buchungsprozess wird transparenter, fehlerfreier und robuster – und Ihr „Ticketschalter“ ist rund um die Uhr besetzt…
- Echtzeit-Überblick: Alle freien Plätze, Wartelisten und alle An- bzw. Abmeldungen sind sofort für die Veranstaltenden sowie alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer sichtbar. Kein Abgleich mit externen Listen mehr, keine Missverständnisse mehr hinsichtlich der Auslastung der Kurse und Seminare.
- Cloud-Sicherheit: Daten bleiben im Unternehmen – keine Datenabflüsse, kein Drittanbieter. Speicherung erfolgt sicher direkt in SharePoint. Selbstverständlich ist die Lösung vollständig DSGVO-konform und hält sich an alle europäischen und deutschen Datenschutzvorgaben.
Flexibel, anpassbar und skalierbar
Die Direct Booking App ist so individuell wie die Angebote, die Sie machen: Individuelle Halbstunden-Termine für Einzelteilnehmer, Pflichtveranstaltungen für frisch eingestellte neue Teammitglieder, Fortbildungen mit Abschlusszertifikat oder große Veranstaltungen mit umfassenden individuellen Anforderungen und Gästewünschen – die Direct Booking App professionalisiert Ihr komplettes Veranstaltungsmanagement. Ob zentral für die gesamte Organisation oder individuell für kleine Teams: Sie können jederzeit eine Veranstaltung neu anlegen und wenige Minuten später bereits die ersten Interessierten begrüßen!Die Auslastung Ihrer Events wird deutlich besser, die Mitarbeiterzufriedenheit steigt, und Ihr Aufwand sinkt deutlich – buchen Sie also einen Termin mit uns!
Maximale Sichtbarkeit und Engagement
Events lassen sich prominent auf der SharePoint-Startseite platzieren – mit Ort, Termin und Beschreibung. Das steigert die Beteiligung, denn die Angebote bleiben nicht mehr im überfüllten E-Mail-Posteingang unentdeckt liegen, sondern sind für alle Mitarbeitenden rund um die Uhr auf einen Blick sichtbar. Virtuelle Eintrittskarten ersetzen umständliche Freigabeprozesse. Wartelisten machen Überbuchungen und Frust unmöglich: Ist ein Event voll, rücken Nachzügler automatisch nach und werden per E-Mail informiert.
Self-Service: Weniger Aufwand, mehr Zufriedenheit
Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer melden sich selbst an – oder Vorgesetzte tun dies stellvertretend für ihr Team, was ebenfalls den Aufwand reduziert. Bestätigungsmails, Wartelistenplätze, individuelle Datenabfragen (fachliche Vorkenntnisse, T-Shirt-Größen, Nahrungsmittel-Allergien, etc.) und Zertifikate, die unmittelbar nach Ende des Seminars vorliegen: Alles wird digital und ohne Medienbrüche im System verarbeitet. Die App ersetzt zeitaufwändige Excel-Importe, hält alle Daten stets aktuell und sorgt für ein durchgehend positives Nutzererlebnis. Und Sie? Haben auf Knopfdruck alle Teilnehmerlisten parat, können die Auslastung Ihrer Veranstaltungen über die Zeit auswerten und direkt im System nachverfolgen, welche Events besonders nachgefragt sind.
Die Direct Booking App von IT Systempartner digitalisiert Ihr Veranstaltungsmanagement – sicher, flexibel, integriert und anwenderfreundlich.
