Hunderte Verträge in Dutzend unterschiedlichen Aktenschränken, auf Abteilungsservern oder vermeintlich sicher verstaut auf verschiedenen USB-Laufwerken – und niemand im Unternehmen hat den Überblick? Verträge verlängern sich unnötigerweise automatisch, weil der Person gekündigt wurde, die sonst immer die Verträge rechtzeitig gekündigt hat? Und umgekehrt kommen wichtige Lieferungen nicht mehr an, weil der Liefervertrag ausgelaufen ist – und niemand fristgerecht verlängert hat?

Das Szenario ist häufiger, als wir glauben: Die Betroffenen hängen diese Managementfehler logischerweise nicht an die große Glocke. Aber Hand aufs Herz: Haben Sie wirklich den Überblick über alle möglichen Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen? Wir von IT Systempartner haben eine praktische Lösung für Sie: Unsere Vertragsverwaltung, sofort einsetzbar in Ihrer Microsoft-365-Umgebung!

Die wichtigsten Filter

  • Die Vertragsverwaltung liefert Ihnen den zentralen Überblick über alle Verträge in Ihrem Unternehmen. Selbstverständlich bestimmen Sie, welche Personen in Ihrer Organisation autorisiert sind, diese oder ausgewählte Vertragswerke einsehen zu dürfen.
  • Sie können die Vertragswerke beispielsweise nach ihrem Status filtern: Welche Verträge sind aktuell, welche inaktiv, an welchen wird gerade gearbeitet und welche liegen im Entwurfsstadium vor? Sie wissen jederzeit über den aktuellen Stand Bescheid!
  • Je nach Vertragsart gelten andere Regeln und Bestimmungen; filtern Sie also alle Vertragswerke zudem nach der jeweiligen Vertragsart und prüfen Sie jede Vertragsart separat. Sie können sachverständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auch nur begrenzten Zugriff geben, beispielsweise auf eine bestimmte Vertragsart.
  • Oder Sie schauen sich alle Verträge und abhängigen Unterlagen dazu sortiert und gefiltert nach einzelnen Projekten an oder nach Vertragsparteien und Vertragspartnern – so behalten Sie alle Projekte systematisch im Blick.
  • Selbstverständlich können Sie Verträge in verschiedenen Sprachen und geografisch nach politischen Rechtsräumen getrennt filtern – Sie bestimmen einmal die Kriterien für Ihre Anwendung und IT Systempartner hilft Ihnen bei der Implementierung und Verschlagwortung der Dokumente.

Laufzeiten und Kosten

Zwei weitere Effekte unseres Vertragsverwaltungslösung wirken sich positiv auf Ihren Geschäftsalltag und ihr Firmenportemonnaie aus:

  • Sie verpassen nie wieder den richtigen Zeitpunkt, um einen unnötigen Vertrag fristgerecht zu kündigen – weil Sie schon beim Anlegen des Vertrags in unserer Verwaltungslösung alle Gültigkeitsdaten wie Beginn und Ende der Laufzeiten hinterlegen. Sie sehen bei jedem einzelnen Vertrag diese Daten und können mit zwei Klicks danach filtern.
  • Sie verpassen auch keine Fristen mehr, da Sie sich eine Erinnerung setzen können – abhängig von den im Vertrag genannten Zeiträumen. Lassen Sie sich zwei Monate vor Ablauf der Frist erinnern. Oder sechs Tage – je nach Ihren internen Prozessen.
  • Verlängern Sie Ihre Verträge rechtzeitig ohne Unterbrechung Ihrer Lieferketten beispielsweise. Hinterlegen Sie im System, wie viele Tage vorher die Verlängerung oder die Kündigung erfolgen müssen. Haben Sie also alle Ihre Fristen im Griff!
  • Behalten Sie so auch Zahlungsziele im Blick – und Ihr Gesamtbudget gleich mit! Alle Zahlungsverpflichtungen hinterlegen Sie ebenfalls in unserem «Vertrags-Cockpit»: Welche Zahlungen werden monatlich, vierteljährlich oder nur einmalig geleistet und wie summieren sie sich übers Jahr auf? Lassen Sie den Taschenrechner stecken: Unsere Vertragsverwaltung berechnet diese Kosten für Sie einfach mit.

Anlagen, Anhänge und abhängige Unterlagen

Wir sprechen von «Vertragswerken», denn: Mit einem einzigen Dokument ist es ja nur sehr selten getan; Verträge sind meist mit umfangreichen weiteren Schriftstücken und Unterlagen gültig. Unsere Vertragsverwaltung unterstützt Sie dabei, alle Unterlagen immer aktuell zu halten. Wir nutzen «digitale Aktendeckel», oder technisch gesprochen: SharePoint-Dokumentenmappen. Diese stellen sicher, dass einerseits alle Vertragsdaten, über die wir bislang gesprochen haben, konsistent auch für alle diese abhängigen Unterlagen gelten. Sollte es für einzelne Dokument allerdings abweichende Regelungen geben, können wir diese problemlos individuell berücksichtigen – und dokumentieren. Wenn der ganze Vertrag also noch fünf Jahre läuft, sie aber eine Sonderabsprache zum nächsten Quartal kündigen wollen: Sie finden die einzelnen Fristen in unserem Vertrags-Cockpit!

Mit unser Lösung verpassen Sie nichts!

Unsere Vertragsverwaltung ist sofort bei Ihnen einsetzbar, wenn Sie Ihre Dokumente ohnehin im Microsoft-365-Ökosystem ablegen. Allerdings müssen wir zuvor einige technische Grundlagen legen – sprechen Sie uns an, die nötigen Systemanpassungen besprechen wir dann individuell. Erst dann schließen wir einen Vertrag… 🙂