E-Mails, E-Mails, E-Mails: Wir ertrinken in der Flut an Mails. Hin und wieder sind Termine dabei, die weit in der Zukunft liegen oder für uns im Moment keine hohe Priorität haben – und wir ignorieren die Einladung oder den Terminhinweis vorerst, um ihn dann ganz aus den Augen zu verlieren. In modernen Intranets machen wir das anders: Wir stellen Event-Einladungen auf die Startseiten: zeitgesteuert, mit Anmeldelink, Kartenausschnitt mit dem Ort für die Navigation und Zuordnungen zu einzelnen Kategorien.

Mitarbeitende benötigen eine zentrale Anlaufstelle, an der sie sich schnell über Nachrichten, aber auch über Termine orientieren können. Mit dem Events Webpart in SharePoint Online stellt Microsoft einen Baustein zur Verfügung, der genau diese Anforderung erfüllt.

Das Events Webpart ermöglicht es, Termine direkt auf einer SharePoint-Seite darzustellen und automatisch aus einer Ereignisliste oder einem Kalender zu beziehen. Benutzerinnen und Benutzer erhalten eine übersichtliche, chronologische Darstellung mit Titel, Datum, Uhrzeit, Ort und optionalen Beschreibungen. Durch die einfache Konfiguration und das responsive Design eignet sich das Webpart sowohl für Desktop- als auch für mobile Endgeräte. Darüber hinaus lässt es sich mit Outlook-Kalendern verknüpfen: Sie müssen Termine nicht doppelt pflegen!

Vorteile des Events Webparts

  • Zentrale Sichtbarkeit von Terminen
    Anstehende Veranstaltungen oder Fristen werden dort sichtbar, wo Mitarbeitende ohnehin arbeiten – direkt in SharePoint.
  • Einfache Konfiguration
    Das Webpart lässt sich mit wenigen Klicks einrichten und individuell an die Anforderungen einer Seite anpassen.
  • Automatische Aktualisierung
    Neue Termine erscheinen automatisch, ohne dass zusätzliche Anpassungen am Webpart notwendig sind.
  • Integration in Microsoft 365
    Dank der Verknüpfung mit Outlook- oder Gruppen-Kalendern entfällt doppelte Pflege und die Datenbasis bleibt konsistent.
  • Responsives Design
    Alle Informationen werden auf Desktop, Tablet und Smartphone optimal dargestellt.

Drei Use Cases für Business-Anwender

1. Projektmanagement: Deadlines und Meilensteine im Blick behalten

In Projekten müssen alle Beteiligten über wichtige Termine informiert sein. Mit dem Events Webpart können Projektleiterinnen und Projektleiter Deadlines, Workshops oder Sprint-Reviews direkt auf der Projektseite anzeigen. So haben Teammitglieder jederzeit Zugriff auf die relevanten Zeitinformationen, ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen.

Beispiel:
Ein internationales Projektteam nutzt eine zentrale SharePoint-Projektseite. Dort zeigt das Events Webpart die nächsten Abgabetermine für Arbeitspakete sowie die geplanten Review-Meetings an. Teammitglieder sehen auf einen Blick, welche Aufgaben priorisiert werden müssen, und verpassen keine Fristen mehr.

2. Unternehmenskommunikation: Veranstaltungen im Intranet veröffentlichen

Unternehmen organisieren regelmäßig interne Events wie Schulungen, Townhall-Meetings oder Mitarbeiterfeste. Über das Events Webpart können diese zentral im Intranet veröffentlicht werden. Mitarbeitende erhalten nicht nur die Eckdaten, sondern können per Klick auf weitere Details zugreifen – zum Beispiel Agenda, Anmeldelinks oder Veranstaltungsort.

Beispiel:
Die Personalabteilung eines Unternehmens veröffentlicht anstehende Weiterbildungsangebote direkt auf der HR-Teamseite im Intranet. Durch die Verknüpfung mit dem Outlook-Kalender können Mitarbeitende die Termine mit einem Klick in ihren persönlichen Kalender übernehmen. Die Teilnahmequote steigt, weil alle relevanten Informationen zentral sichtbar sind.

3. Abteilungs- und Teamseiten: Transparenz bei internen Terminen schaffen

Auch für einzelne Abteilungen bietet das Events Webpart großen Mehrwert. Ob wöchentliche Team-Meetings, Jour Fixes oder abteilungsübergreifende Abstimmungen – durch die Integration auf der Teamseite wird Termintransparenz geschaffen. Besonders in hybriden Arbeitsumgebungen, in denen Mitarbeitende nicht täglich vor Ort sind, hilft dies, den Überblick zu behalten.

Beispiel:
Eine Marketingabteilung bindet das Events Webpart in ihre Teamseite ein. Dort erscheinen die Termine für Kampagnen-Launches, wöchentliche Abstimmungsrunden und externe Branchenevents. Neue Kolleginnen und Kollegen können sich dadurch schnell orientieren und wissen sofort, welche Termine für sie relevant sind.

Fazit: Mehr Übersicht, weniger Abstimmungsaufwand

Das Events Webpart ist ein einfacher, aber äußerst wirkungsvoller Baustein, um SharePoint-Seiten mit relevanten Zeitinformationen anzureichern. Ob in Projekten, für die interne Kommunikation oder in Abteilungen – überall dort, wo Transparenz und Verlässlichkeit bei Terminen gefragt sind, schafft das Webpart einen echten Mehrwert.

Durch die enge Integration in Microsoft 365, die automatische Aktualisierung und die unkomplizierte Handhabung profitieren sowohl Administratoren als auch Endanwender. Unternehmen steigern damit nicht nur die Übersichtlichkeit im Intranet, sondern fördern auch die Zusammenarbeit und die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden.