Geben Sie es gerne zu: Der Kantinenplan in Ihrem Intranet ist schon etwas veraltet, oder? Und im Organigramm fehlen alle Umstrukturierungen seit 2017? Intranets haben leider die Tendenz, schnell unaktuell und damit irrelevant zu werden für Ihre täglichen Herausforderungen; Ihr Fileserver kennt Dokumente, die tragen noch vierstellige Postleitzahlen…

SharePoint hat ein Mittel gegen Alterung: digitale Anti-Aging-Filter. Das ist kein Scherz, sondern ein Feature: Mit SharePoint informieren Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter immer aktuell, weil sie alle unaktuellen Informationen einfach wegfiltern. Übrig bleiben relevante, gültige und zeitgemäße Inhalte! Glauben Sie nicht? Schauen wir uns die Methodik an.

Intranets und Fileserver werden schnell zu Datenfriedhöfen, wenn Inhalte nicht mehr gepflegt oder aktualisiert werden. Mit jedem Tag kommen neue veraltete Dokumente, Dateien und Intranetseiten hinzu. Die Folgen kenne wir alle: Nutzer sind frustriert, ihre Arbeit wird ineffizient. Die Suche verlangsamt sich, die Qualität der Suchergebnisse sinkt. An Uralt-Daten haben nur Historikerinnen und Archivare ihre Freude.

1. Einrichtung von Lebenszyklusrichtlinien für Inhalte

Die Einführung von Lebenszyklusrichtlinien für Inhalte ist eine der effektivsten Methoden, um sicherzustellen, dass nur gültige Inhalte in Ihrem SharePoint angezeigt werden. Lebenszyklusrichtlinien definieren, wie lange ein Dokument oder eine Datei in SharePoint aufbewahrt werden soll, bevor es archiviert oder gelöscht wird. Die Lebenszyklen können wie folgt strukturiert werden:

  • Erstellung und Bearbeitung: Neue Inhalte werden regelmäßig überprüft und kategorisiert, um ihre Relevanz und Gültigkeit sicherzustellen.
  • Bewahrung: Nach einem definierten Zeitraum werden Inhalte zur Überprüfung oder Archivierung vorgeschlagen.
  • Löschung/Archivierung: Dokumente, die nicht mehr benötigt werden oder deren Gültigkeit abgelaufen ist, werden entweder gelöscht oder in ein Archiv verschoben.

Die Verwaltung von Inhalten nach diesen Prinzipien verhindert, dass Dokumente ewig in der Sammlung verbleiben, ohne dass sie einen echten Mehrwert bieten.

Tipps:

  • Legen Sie klare Kriterien fest, wann ein Dokument gelöscht oder archiviert werden sollte (z. B. nach 2 Jahren Inaktivität).
  • Verwenden Sie Flows in Power Automate, um die Genehmigung zur Löschung oder Archivierung zu automatisieren: Der Flow prüft, wie alt ein Dokument ist, und sendet einen Hinwies an eine zuständige Person. Diese kann die Dateigültigkeit verlängern, die Inhalte aktualiseren sowie die Datei archivieren oder löschen.

2. Verwendung von Metadaten und Filterfunktionen

Metadaten sind Schlüssel, um die Inhalte in SharePoint effizient zu kategorisieren und zugänglich zu machen. Indem Sie jedes Dokument oder jede Datei mit relevanten Metadaten (z. B. Erstellungsdatum, Autor, Projektname, Gültigkeit oder Version) versehen, können Sie sicherstellen, dass Nutzer nur die aktuellsten und relevantesten Inhalte finden.

Ein praktischer Ansatz ist, den „gültigen“ Zeitraum von Inhalten direkt mit Metadaten zu kennzeichnen. So können Sie beispielsweise das Metadatum „Gültigkeit bis“ verwenden, um zu kennzeichnen, bis wann das Dokument noch relevant ist. Wenn die Gültigkeit abgelaufen ist, wird das Dokument in den Suchergebnissen ausgeblendet.

Beispiel: Sie haben ein Dokument, das bis zum 31. Dezember gültig ist. Sie fügen diesem Dokument das Metadatum „Gültigkeit bis“ hinzu. Sobald der 1. Januar erreicht ist, kann die Datei automatisch als veraltet markiert und aus den Suchergebnissen entfernt werden.

Sie kennen das sicher vom Event Webpart: Ist das Datum des Events erreicht oder überschritten, wird das Event nicht mehr angezeigt. SharePoint prüft, ob das Event-Datum „größer oder gleich [HEUTE]“ ist und blendet es dann aus.

Vorteile:

  • Schneller Zugriff auf aktuelle Inhalte
  • Einfaches Filtern von veralteten Inhalten
  • Automatisierung von Abläufen, die „Alterung“ verhindern

3. Automatisierte Inhalte löschen und archivieren

Mit SharePoint können Sie Automatisierungen einrichten, um Inhalte basierend auf bestimmten Bedingungen zu löschen oder zu archivieren. Dies ist besonders hilfreich, um manuelle Eingriffe zu minimieren und sicherzustellen, dass keine alten Dokumente übersehen werden.

Die Content Organizer-Funktion in SharePoint kann z. B. automatisch Dokumente in Archivordner verschieben, sobald sie bestimmte Kriterien erfüllen, etwa ein bestimmtes Alter oder eine abgelaufene Gültigkeit. So bleiben nur die relevanten Inhalte im aktiven Arbeitsbereich sichtbar.

Beispiel:

  • Archivierung: Alle Inhalte, die älter als 5 Jahre sind und keine Änderungen erfahren haben, werden automatisch in ein Archiv verschoben.
  • Löschung: Alle Inhalte, die als „Vertraulich“ gekennzeichnet und mehr als 3 Jahre alt sind, werden automatisch gelöscht.Die Implementierung solcher Automatisierungen sorgt für eine kontinuierliche Pflege Ihres SharePoints, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind.

4. Implementierung einer effektiven Archivierungsstrategie

Manchmal sind Inhalte noch relevant, aber nicht mehr aktiv in der täglichen Arbeit notwendig. In solchen Fällen ist eine effektive Archivierungsstrategie erforderlich. Archivierte Daten sollten aus der täglichen Nutzung entfernt werden, aber dennoch an einem sicheren und zugänglichen Ort gespeichert bleiben.

Inhalte archivieren, nicht löschen: Vermeiden Sie das vollständige Löschen von Inhalten, die rechtlich oder aus anderen Gründen aufbewahrt werden müssen. Nutzen Sie stattdessen Archivfunktionen, die eine einfache Wiederherstellung und den Zugriff auf historische Daten ermöglichen.

Archivierungszeitpunkt: Definieren Sie, wann Dokumente archiviert werden müssen (z. B. nach 3 Jahren Inaktivität oder wenn das Projekt abgeschlossen ist).

5. Regelmäßige Inhaltsüberprüfung und -bereinigung

Es ist wichtig, regelmäßig Inhalte zu überprüfen, um die Relevanz und Gültigkeit zu bestätigen. Planen Sie in regelmäßigen Abständen (z. B. alle 6 Monate) eine Überprüfung der gespeicherten Inhalte, um sicherzustellen, dass alle Informationen noch aktuell und korrekt sind.

Veraltete Dokumente identifizieren: Setzen Sie Richtlinien, um regelmäßig nach veralteten oder ungenutzten Inhalten zu suchen.

Verantwortlichkeiten zuweisen: Bestimmen Sie Teammitglieder, die für die Überprüfung und Bereinigung von Inhalten zuständig sind.

Ein strukturierter und regelmäßiger Überprüfungsprozess trägt dazu bei, dass Ihr SharePoint sauber und aktuell bleibt.

6. Optimierung der Suche

Die Suche in SharePoint ist nur dann hilfreich, wenn die darin enthaltenen Daten aktuell und relevant sind. Veraltete Inhalte können die Qualität der Suchergebnisse erheblich beeinträchtigen. Durch die Kombination der oben genannten Methoden (Metadaten, Lebenszyklusrichtlinien, Archivierung) können Sie die Suchergebnisse optimieren, sodass Nutzer nur die relevanten und gültigen Inhalte finden.

Zusätzlich können Sie Suchabfragen anpassen, um spezifische Daten nur bis zum aktuellen Datum anzuzeigen. Mit einem einfachen Filter, der „gültig bis [HEUTE]“ berücksichtigt, können Sie sicherstellen, dass nur Inhalte angezeigt werden, die noch relevant sind.

Fazit

Damit Ihr SharePoint kein Datenfriedhof wird, müssen Sie kontinuierlich dafür sorgen, dass nur aktuelle und gültige Inhalte angezeigt werden. Durch die Implementierung von Lebenszyklusrichtlinien, der Nutzung von Metadaten und automatisierten Archivierungs- und Löschprozessen können Sie Ihr SharePoint effizient und übersichtlich halten. Dies sorgt nicht nur für eine bessere Benutzererfahrung, sondern steigert auch die Produktivität und Effizienz Ihrer Teams.