Sie suchen ein Buch. In einem gut sortierten Bücherschrank finden Sie es schnell: Sie wissen aus Erfahrung, es steht auf dem zweiten Regalbrett unten etwas links der Mitte neben dem dicken Atlas. Sie suchen nach dem blauen Buchrücken mit der markanten Schrift. Zudem ist das Regal alphabetisch nach Verfasser sortiert und im Regal stehen nur Bücher zur Geografie.

Sie haben ein System. Mit etwas gutem Willen könnte man sagen: Sie haben eine Informationsarchitektur. Sie können nun eine fremde Person bitten, Ihnen dieses Buch zu holen: Blauer Rücken, markante Schrift, zweites Brett von unten etwas links der Mitte. Diese fremde Person könnte auch eine KI sein, Copilot zum Beispiel.

Copilot liest Ihnen sofort aus diesem Buch vor. Weil die KI weiß: Gehe zum Regal mit den Geografie-Büchern, zweites Brett von unten, blauer Rücken, markante Schrift – kaum anders, als wir Menschen nach dem Buch suchen würden. Sie brauchen also dieses systematisch sortierte Regal, damit Copilot Ihnen die Informationen aus einer bestimmten Quelle besorgen kann – und Ihnen nicht aus einem hellblauen Buch mit weniger markanter Schrift aus dem Esoterik-Regal vorbetet…

Denn: Copilot wird Ihnen fast immer ein Ergebnis liefern, das zwar plausibel erscheint, aber in vielen Business-Situation eher dem Zufall geschuldet ist. Damit eine KI wie Copilot Ihnen die richtigen Ergebnisse für den passenden Informationszusammenhang liefern kann, muss Ihr Regal sortiert sein: Je systematischer, je erfolgversprechender. Je organisierter diese Grundlage, desto beachtlicher die Leistung der KI und desto fruchtbarer der Einsatz von Copilot in Ihrem Unternehmen!

Wenn Sie SharePoint nutzen, müssen sie daher sechs einfache Dinge tun:

  1. Legen Sie eine schlanke Metadatenstruktur an oder räumen Sie Ihre bestehende einmal gründlich auf.
  2. Setzen Sie diese Metadaten in Ihren Listen ein, am besten als wiederverwendbare Vorlagen (Inhaltstypen).
  3. Organisieren Sie Ihre Dateien logisch, die Metadaten helfen Ihnen dabei.
  4. Nutzen Sie dafür nicht nur Tagging, auch Dokumentenmappen sind eine hervorragende Idee, um Dateien logisch miteinander zu verknüpfen.
  5. Manchmal helfen sogar die guten alten Ordner weiter (aber nur, wenn Sie dafür ein überzeugendes Argument haben, beispielsweise besondere Zugriffsrechte).
  6. Erstellen Sie Ansichten, die genau diejenigen Informationen zeigen, die sie für den jeweiligen Anwendungsfall benötigen. Nicht »irgendeine« Ansicht, sondern eine strategisch fundierte Ansicht.

Ihre User werden Sie lieben. Und die KI erst recht! Die Ergebnisse sind schneller da. Die Ergebnisse sind relevanter und werden besser weiterverarbeitet. Setzen Sie die sechs Punkte um, und Copilot liefert signifikant bessere Ergebnisse!