Wir bekommen im Team und individuell Aufträge, Aufgaben, Anweisungen – und je effektiver wir sie erledigen, desto besser. Microsoft 365 bietet mit Planner und To Do zwei zentrale Werkzeuge, die nahtlos miteinander und mit weiteren Anwendungen wie Microsoft Teams, Outlook, Loop und Power Automate vernetzt sind. Sie ermöglichen eine strukturierte Aufgabenplanung, -zuweisung und -nachverfolgung und schaffen damit Transparenz und Effizienz im Arbeitsalltag.
Microsoft Planner: Aufgabenmanagement für Teams
Microsoft Planner ist auf die Zusammenarbeit in Teams ausgerichtet. Es ermöglicht die visuelle Organisation von Aufgaben auf sogenannten Boards, die in Buckets (Kategorien) gegliedert werden. Jede Aufgabe lässt sich mit Fälligkeitsdaten, Prioritäten, Labels, Checklisten und Zuständigkeiten versehen. Das fördert die klare Aufgabenzuweisung und hilft dabei, Projektfortschritte im Blick zu behalten.
Ein typisches Szenario für den Einsatz von Planner ist ein gemeinsames Projektteam, das verschiedene Arbeitspakete untereinander aufteilt. Die Aufgaben können verschiedenen Teammitgliedern zugewiesen, kommentiert und mit Dateianhängen ergänzt werden. Über Statusanzeigen wie „Nicht begonnen“, „In Arbeit“ oder „Erledigt“ lassen sich Aufgaben schnell priorisieren und Fortschritte visualisieren. Durch die Integration in Microsoft Teams kann Planner direkt in Team-Channels eingebettet und im Tagesgeschäft genutzt werden, ohne die Anwendung zu wechseln.
Microsoft To Do: Persönliche Aufgaben im Griff
Im Gegensatz dazu ist Microsoft To Do auf das individuelle Aufgabenmanagement zugeschnitten. Nutzer können persönliche Checklisten anlegen, Fälligkeiten setzen, Wiederholungen planen und sich mit Erinnerungen strukturieren. Besonders hilfreich ist die Funktion „Mein Tag“, mit der sich Aufgaben gezielt für den aktuellen Arbeitstag fokussieren lassen.
To Do eignet sich hervorragend, um private oder arbeitsbezogene Einzelaufgaben zu verwalten – unabhängig von Projekten. Die App synchronisiert automatisch mit Outlook-Aufgaben, sodass auch Aufgaben aus E-Mails direkt in die persönliche To Do-Liste übernommen werden können. Dies macht sie zur idealen Ergänzung für das tägliche Selbstmanagement.
| Kriterium | Microsoft Planner | Microsoft To Do |
|---|---|---|
| Zielgruppe | Teams / Gruppen | Einzelpersonen |
| Einsatzgebiet | Projekt- und Teamarbeit | Persönliches Aufgabenmanagement |
| Darstellung | Board-Ansicht mit Buckets und Karten | Listenansicht mit optionaler Tagesplanung |
| Aufgabenstruktur | Aufgaben mit Buckets, Labels, Checklisten | Aufgaben mit Unteraufgaben, Erinnerungen |
| Zuweisung | An mehrere Personen möglich | Nur an die eigene Person |
| Integration in Teams | Ja (direkt als Registerkarte integrierbar) | Teilweise (Synchronisation über Outlook-Aufgaben) |
| Outlook-Integration | Eingeschränkt (nur über To Do sichtbar) | Vollständig (Aufgaben aus Mails) |
| Automatisierung (Power Automate) | Ja (z. B. Aufgaben aus Formularen erstellen) | Ja (z. B. Aufgaben bei bestimmten Triggern) |
| Fälligkeitsdaten & Status | Ja, inkl. Fortschrittsverfolgung | Ja, inkl. Fälligkeit, aber ohne Projektstatus |
| Benachrichtigungen | Ja | Ja |
| Offline-Nutzung | Eingeschränkt möglich | Ja (z. B. über mobile App) |
| Plattformen | Web, Teams, Mobile-App | Windows-App, Web, Mobile-App |
Integration und Automatisierung: Der wahre Mehrwert
Der besondere Mehrwert von Task Management in Microsoft 365 liegt jedoch in der tiefen Integration der Tools in das gesamte Ökosystem. Aufgaben lassen sich nicht nur manuell erstellen, sondern können auch automatisch generiert werden:
- In Outlook können E-Mails mit wenigen Klicks in Aufgaben umgewandelt werden.
- In Microsoft Teams lassen sich Aufgaben direkt aus Chatverläufen erzeugen.
- Power Automate ermöglicht es, Aufgaben aus Formularantworten, SharePoint-Listen oder externen Triggern zu erstellen.
- In Microsoft Loop werden Aufgaben innerhalb von Komponenten sofort synchronisiert und sind in To Do oder Planner sichtbar.
So entsteht ein durchgängiger Aufgabenfluss: von der E-Mail über die Teamkommunikation bis zur Projektorganisation – alle Informationen bleiben verbunden, auffindbar und nachvollziehbar.
Transparenz und Koordination als Ziel
Das Ziel des Task Managements mit Microsoft 365 ist es, Arbeit sichtbar, koordinierbar und nachvollziehbar zu machen – sowohl für Einzelpersonen als auch im Teamkontext. Aufgaben werden zentral erfasst, bearbeitet und dokumentiert. Verantwortlichkeiten sind klar zugeordnet, Fortschritte sind messbar, und Engpässe können frühzeitig erkannt werden.
Dabei ist es nicht entscheidend, ob die Arbeit an einem kleinen Tagesziel oder einem komplexen Projekt erfolgt: Microsoft 365 stellt mit Planner und To Do skalierbare Werkzeuge bereit, die sich flexibel an unterschiedliche Arbeitsstile anpassen lassen.
Fazit:
Mit Microsoft Planner und Microsoft To Do bietet Microsoft 365 ein leistungsstarkes Duo für modernes Aufgabenmanagement. Während Planner die Zusammenarbeit im Team unterstützt, hilft To Do beim persönlichen Zeit- und Aufgabenmanagement. Die enge Verzahnung mit Outlook, Teams und Power Automate ermöglicht eine ganzheitliche, integrierte Arbeitsweise – transparent, strukturiert und effizient.