In vielen Unternehmen ist Wissen vorhanden – aber nicht immer auffindbar. Informationen liegen in E-Mails, auf lokalen Laufwerken, in Projektordnern oder in den Köpfen einzelner Mitarbeitender. Sobald jemand das Unternehmen verlässt oder ein neues Teammitglied an Bord kommt, entsteht ein kostspieliger Wissensverlust. Genau hier setzt modernes Wissensmanagement an – und Microsoft 365 bietet dafür die passenden Werkzeuge.
Wissensmanagement bedeutet, Wissen nicht nur zu sammeln, sondern gezielt so aufzubereiten, dass es leicht zugänglich, verständlich und im richtigen Moment verfügbar ist. Die Plattform Microsoft 365 bringt mit Tools wie SharePoint, OneNote, Loop, dem persönlichen Microsoft-Profil und nicht zuletzt mit Microsoft Copilot eine integrierte Umgebung mit, um diese Aufgabe effizient zu lösen.
Machen Sie Ihr Wissen sichtbar
Ein zentrales Ziel ist es, bestehendes Wissen sichtbar zu machen – unabhängig davon, ob es aus einem Gespräch in Microsoft Teams stammt, als Projektdokument auf SharePoint liegt oder als persönliche Notiz in OneNote abgelegt wurde. Die intelligente Suche von Microsoft 365, unterstützt durch KI, hilft dabei, relevante Inhalte kontextbezogen zu finden. Metadaten, thematische Strukturen und automatische Vorschläge sorgen dafür, dass Informationen nicht verloren gehen – selbst wenn man nicht genau weiß, wonach man sucht.
Zentrale und dezentrale Wissensspeicher
In der Praxis lässt sich das auf unterschiedliche Weise umsetzen. Unternehmen können mit SharePoint zentrale Wissensplattformen aufbauen, die etwa interne Anleitungen, häufig gestellte Fragen oder Best Practices zugänglich machen. Einzelne Mitarbeitende dokumentieren ihr Erfahrungswissen in OneNote oder Loop, Teams strukturieren ihre Abläufe mit Microsoft Lists oder Planner. Microsoft Copilot wiederum erkennt Muster, fasst Informationen zusammen und unterstützt bei der Erstellung neuer Inhalte – ein erheblicher Effizienzgewinn im Alltag.
Innovativeres Unternehmen, zufriedenere Kunden
Dabei profitieren nicht nur die Mitarbeitenden, die schneller auf Informationen zugreifen und Doppelarbeit vermeiden können. Auch das Unternehmen selbst gewinnt: Es wird unabhängiger vom Wissen einzelner Personen, kann Entscheidungen besser fundieren und stärkt seine Innovationskraft durch die transparente Verfügbarkeit von Ideen und Erfahrungswerten. Kunden spüren das ebenfalls – etwa durch schnellere Rückmeldungen, konsistente Servicequalität oder kompetente Ansprechpartner, die über den aktuellen Wissensstand verfügen.
Wissen sollte selbstverständlich sein
Natürlich bringt ein umfassendes Wissensmanagement auch Herausforderungen mit sich. Es reicht nicht aus, nur technische Strukturen zu schaffen. Wissen muss gepflegt, aktualisiert und in den Arbeitsalltag integriert werden. Erfolgreiches Wissensmanagement verlangt eine Unternehmenskultur, in der das Teilen von Wissen als Selbstverständlichkeit gilt – nicht als zusätzlicher Aufwand. Und es erfordert klare Regelungen zu Datenschutz und Zugriffsrechten, denn nicht jedes Wissen ist für alle zugänglich.
Werden Sie zur lernenden Organisation
Doch wer diese Aspekte bewusst gestaltet, legt den Grundstein für eine lernende Organisation. Mit Microsoft 365 steht eine leistungsfähige Plattform bereit, die sich nahtlos in bestehende Prozesse integrieren lässt – und damit nicht nur Wissen sichert, sondern den Wert dieses Wissens für alle Beteiligten nutzbar macht.