Ab 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht. Damit steht kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) eine bedeutende Veränderung ihrer Buchhaltungsprozesse bevor. Sie müssen dann mit maschinenlesbaren E-Rechnungen von Lieferanten und anderen Unternehmen (teils auch wenn sie in Geschäftsbeziehungen zu Behörden stehen) zurechtkommen – und das ist nicht trivial.

„Die E-Rechnungspflicht ist eine willkommene Gelegenheit, die internen Prozesse einmal zu überprüfen“, sagt Christian Bürgy, Wirtschaftsinformatiker aus Heidelberg. „Wo entsteht hoher Aufwand und warum? Welche Vorgänge erledigen wir manuell und verlieren dadurch viel Zeit? Stimmen unsere Regeln für die Freigabe von Zahlungen noch oder müssen wir sie anpassen?“ In vielen Unternehmen schlummert ein hohes Einsparungspotential, weil noch zu viele Abläufe manuell erfolgen und damit unnötig Geld (und Zeit) kosten. Zahlungsbelege werden ausgedruckt und versandt, um dann wieder eingescannt zu werden, sie werden intern mehrfach hin und hergeschickt, weil die Freigabeprozesse langwierig und kaum dokumentiert sind, und das Archiv besteht aus dreißig Leitz-Ordnern im Keller.

Digitalisierung als Wettbewerbsvorteil

Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet KMU nun die seltene Gelegenheit, ihre Buchhaltungs- und Freigabeprozesse zu modernisieren und einen großen Schritt digitaler zu werden. „Die E-Rechnungspflicht ist mehr als nur eine gesetzliche Vorgabe. Sie ist der Katalysator für eine umfassende Digitalisierung der Finanzprozesse in Unternehmen: Von der KI-gestützten Belegerfassung über die automatische Kontierung und verschiedenen Freigabestufen bis zur rechtskonformen Langzeitarchivierung. Sie benötigen viel weniger Zeit und Ressourcen für Ihre Buchhaltung – Sie und Ihre Kunden sind sofort zufriedener!“, wirbt Christian Bürgy. Seine Firma IT Systempartner entwickelt selbst Prozesssoftware auch für anspruchsvolle Unternehmen. „Je weniger Sie manuell erfassen und freigeben müssen, desto weniger Fehler passieren – und desto rechtskonformer sind Ihre Abläufe!“

Rechnungen müssen maschinenlesbar sein

Beispiel XRechnung: Eine besondere Form der E-Rechnung ist die auf dem XML-Format basierende XRechnung, die Firmen (und Behörden) erwarten und versenden. Diese ist ausschließlich maschinenlesbar und endgültig Pflicht ab 1. Januar 2025 – aber viele vor allem kleinere und mittlere Unternehmen sind auf dieses Datenformat immer noch nicht vorbereitet! Sie können es schlicht nicht lesen und deshalb auch keine Überweisung starten. „In einem solchen Fall ist es sinnvoll, gleich Nägel mit Köpfen zu machen und den gesamten Buchungsprozess zu digitalisieren“, so Bürgy. Denn alle E-Rechnungsfomate, auch das hybride ZUGFeRD-Format beispielweise, müssen maschinenlesbar gestaltet sein – mit Excel, das eine PDF für die E-Mail erzeugt, ist das nicht machbar!“

Innovative Funktionen für optimierte Abläufe

Damit Unternehmen nicht in die E-Rechnung-Falle laufen, sondern ab 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können, hat Christian Bürgy eine Lösung im Angebot, die bereits in Unternehmen produktiv im Einsatz ist und deren Buchhaltung rechtssicher digitalisiert hat. Für diejenigen Belege (z.B. Rechnungen aus dem Ausland) die auch nach dem 1.1.2025 noch „analog“ kommen, kann die Software darüber hinaus auch künstliche Intelligenz nutzen, um Rechnungen automatisch zu erfassen und zu verarbeiten. Dies reduziert manuelle Eingaben drastisch und minimiert Fehlerquoten. „Die hierfür zusätzlich einsetzte KI-Technologie aus Microsoft 365/Azure lernt kontinuierlich dazu und passt sich den spezifischen Anforderungen jedes Unternehmens an“, erläutert Christian Bürgy. Auch die Freigabeprozesse können maßgeschneidert werden: Von einfachen linearen Freigaben bis hin zu komplexen, mehrstufigen Genehmigungsverfahren je nach Budgetfreigabe. Die Software erstellt einen Buchungsstapel, der DATEV-konform ist, und sichert die einzelnen Belege langfristig in einem revisionssicheren Jobrouter-Archiv, ohne dass sie nachträglich geändert werden können.

Mehrwert über die Rechnungsverarbeitung hinaus

Eine der größten Herausforderungen bei der Einführung neuer Software ist oft die Integration in bestehende Systeme. „MyInvoices“ überzeugt mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche und flexiblen Schnittstellen. „Wir haben MyInvoices so konzipiert, dass es sich nahtlos in die IT-Landschaft vieler KMU einfügt – als Cloud-Lösung oder festinstalliert On-Premise“, betont der Heidelberger IT-Berater.

MyInvoices bietet nicht nur Lösungen für die E-Rechnungsverarbeitung, sondern schafft auch Mehrwert in anderen Bereichen:

  • Verbesserte Liquiditätsplanung: Durch die Echtzeitverarbeitung von Rechnungen erhalten Unternehmen einen aktuelleren Überblick über ihre finanzielle Situation.
  • Erhöhte Transparenz: Detaillierte Auswertungen und Reportings (auch mittels Microsoft 365 / PowerBI) ermöglichen tiefe Einblicke in die Kostenstrukturen und Zahlungsströme.
  • Gesteigerte Produktivität: Die Automatisierung repetitiver Aufgaben setzt Ressourcen für wertschöpfende Tätigkeiten frei.
  • Verbesserte Lieferantenbeziehungen: Schnellere Verarbeitungs- und Zahlungszeiten führen zu zufriedeneren Lieferanten und können günstigere Konditionen ermöglichen.

Vorbereitung auf die Zukunft

Die E-Rechnungspflicht stellt für viele KMU eine Herausforderung dar, bietet aber gleichzeitig die Chance, Prozesse zu überdenken und zu optimieren. „MyInvoices“ ermöglicht es Unternehmen, dieser Herausforderung proaktiv zu begegnen und sich für die digitale Zukunft zu rüsten. „Wir sehen MyInvoices nicht nur als Werkzeug zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, sondern als strategischen Baustein für die digitale Transformation von KMU“, resümiert Bürgy. „Unternehmen, die jetzt in die Digitalisierung ihrer Finanzprozesse investieren, schaffen die Grundlage für langfristigen Erfolg – und Steuerberatung und Rechnungsprüfung freuen sich auch…!“